#13 Kommunikation: Technik & Mensch

Herzlich willkommen zum Podcast "Das Handwerk macht kurze Prozesse". Ich bin Dennis Jäger und ich Martin Sommer. Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden. Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe. Lieber Dennis, was ist eigentlich Kommunikation? Ja, was wir zwei hier machen, oder? Wir reden miteinander. Ein bisschen quatschen, aber was bedeutet eigentlich, Kommunikation im Betrieb? Oh ja, das ist natürlich eine sehr vielschichtige Angelegenheit. Also meine ich die Kommunikation intern, also was ich mit meinen Mitarbeitern so alles zu reden, zu besprechen, was ich denen mitzuteilen habe.

Dann kannst du auch nach außen gehen und da wird es noch mal ein bisschen differenzierter. Habe ich die Kommunikation zum Kunden, habe ich die zu meinen Lieferanten, habe ich die eventuell zu meinen Gewerkepartnern. Also da ist, unheimlich viel Musik drin in dem Thema. Ja, find ich auch, deswegen sollten wir ja mal drüber sprechen. Gerne, ja, du weißt ja, ich drück ja alles gerne in Systeme, das heißt, ich versuch es immer sehr einfach beizubringen und wahrscheinlich schon passend gesagt, es gibt eigentlich die Kommunikation intern und extern und wir müssen immer 2 Bereiche unterscheiden, der menschliche Bereich und der technische Bereich.

Wir fangen erstmal technisch an und im internen Bereich und irgendwann, wir ja die andere Kombination eigentlich auch noch arbeiten. Also wenn ich jetzt so an die interne Kommunikation nachdenke, ich glaube in mehr als jedem zweiten Betrieb, den ich besuche, läuft das über WhatsApp und über die Privathandys der Mitarbeiter. Ja genau, wenn wir das schon sehen, das Beispiel, müssen wir darüber sprechen, dass wir die Kommunikation auch bestimmen müssen. Das heißt, es gibt Regeln, Normen und natürlich die Technik.

Das wäre jetzt zum Beispiel das WhatsApp. Darf man WhatsApp in der Firma nutzen oder nicht? Wenn ich jedes Mal schon wieder 5€ für die Frage bekommen hätte, da hätte ich mir schon 'ne schöne Reise schon leisten können. Wie stehst du denn eigentlich zu WhatsApp im Betrieb? Also ganz ehrlich, jeder hat es, jeder nutzt es. Und ob man sich jetzt den Datenschutz bis auf die letzte Zeile hin angucken sollte, es ist halt das bestimmende Medium draußen, ja, mit dem ich über Messenger.

Meine ganzen Nachrichten abwickeln und das ist, es ist halt präsent, das ist genauso wie Amazon. Ja, es ist marktbeherrschend und ich kann mich dem verweigern, aber dann muss ich mich mit Krücken rumschlagen oder ich nehm es halt, weil es da ist und jeder hat es. Ja, aber wichtig, bin komplett deiner Meinung, man kann WhatsApp im Betrieb nutzen, ich hab es auch schon Leute empfohlen, es muss nur definiert genutzt werden, das heißt, es muss Regeln dafür geben und die erste Regel, jetzt gehen wir beziehungsweise gehen wir, bevor wir in die Regeln gehen, gehen wir doch erstmal auf die Technik ein, weil die Technik immer einfacher, Wenn wir bei dem Beispiel WhatsApp bleiben, ist meine erste technische Regel: Nutze keine privaten Handys.

Das heißt, wenn ein neuer Mitarbeiter in die Firma kommt und kommuniziert über ein Handygerät oder über Apps, dann bekommt er ein eigenes Gerät. Es ist fatal, wenn man das vom Datenschutz, wenn man das Thema nur ein bisschen aufmacht und ich WhatsApp es zum Beispiel nutzen möchte, Lebt man schon besser, wenn das Gerät schon mal dem Betrieb gehört. Das heißt, geht weg von Privatgeräte hin zu Geschäftsgeräte. Und ich mache auch die Unterscheidung in dem, was an Apps drauf ist. Also ich sage meinen Mitarbeitern, das Geschäftshandy ist nur für Geschäftszwecke und da kommt eben kein privates WhatsApp oder sonst was drauf.

Genau und viel wichtiger ist, dadurch schaffst du auch wieder eine Kontrolle zurückzugewinnen. Wir machen zum Beispiel lauter weiße Hüllen um die Handys, Dass wir, weil die normalerweise niemand hat, weil die nicht schön aussehen. Wir sehen immer direkt, nutzen die gerade das Privathandy oder das Geschäftshandy. Es ist meine Arbeitszeit als als Chef und ich möchte die auch die Arbeitszeit behalten. Das heißt einfach, man kann auch theoretisch pinke Hüllen eigentlich machen, orange. Ja, find ich schön.

Aber wichtig, eigenes Handy gehört meiner Meinung nach verboten. Geschäftsgeräte, die einmal sauber eingerichtet sind und definiert sind. Weißt du eigentlich, wie man das ganz einfach managen kann, so Handys? Also in dem Sinne von, dass alle die gleiche Software haben, das gleiche Softwareupdate und all diese Sachen, das ist eine Menge Einzelarbeit, bis das immer eingestellt ist. Ja, im Informatikberechnung nennt sich das der Running Administrator. Das heißt, man muss der rennende Administrator, der rennt von Gerät zu Gerät und macht Klick und Klick.

Aber ich bin mir sicher, du hast eine Möglichkeit, wie es schneller geht. Ja, ist ein MDM. Ein M.D.M., ein Mobile Device Management. Aha, was bedeutet das? Ich kann es einmal zentral einstellen, welche Apps auf welchem Handy gehören. Ich kann einstellen, welche Softwareprogramme auf meine P.C.s gehören und wenn es dann einmal sauber eingerichtet ist, kommt ein neuer Computer, kommt ein neuer Mitarbeiter, der bekommt das Handy, zum Beispiel ein Android Phone in dem Moment, klickt am Anfang nicht durch das aufwendige Installationsgedöns durch, sondern macht nur sechsmal Klick am Anfang.

Klickt auf den Startbildschirm 6 Mal und dann wird automatisch die Business Installation gestartet. Das heißt, dieses M. D. M. Ist eine Software, von der aus ich alle meine Rechner, alle meine Smartphones zentral verwalten kann und eben auch der Software den Befehl geben kann, spielt diese oder jene Software auf all diese Geräte aus. Das heißt, ich mach das zentral, anstatt es an jedem Gerät einzeln zu tun. Ja, genau, ich muss auf Deutsch gesagt nicht mehr hin und her rennen. Ja, ja, Dann wird es natürlich entspannt.

Dann kann ich mal abends, oh ich habe vielleicht eine tolle neue Software, eine neue App fürs Aufmaß, bis dann jeder Mitarbeiter sich die runtergeladen hat, zum Teil eingeloggt hat. Viel zu viel Aufwand. Kann ich abends vom Software machen, indem ich einen Klick mache, sage installiert mir die App auf jedem Gerät und macht es zack und am nächsten Tag hat die jeder Mitarbeiter innerhalb von null Minuten, weil nicht sogar nur nachts installiert wird. Aber das, Podcast heißt doch nicht umsonst, das Handwerk macht kurze Prozesse. Wir wollen ja kurze Prozesse in den Betrieben, damit wir abends auf dem Sofa nicht noch für den Betrieb arbeiten müssen.

Ja, dann mach es einfach mal mit, mittags halt gut, 5 Sekunden lang. O. K. Und das Schöne ist, aber es gibt halt so positive Eigenschaften aus so einem M. D. M. Natürlich sind erst mal alle Apps aktuell, alle Software ist aktuell. Mhm, Datenschutz und Cybercrime wird ja heutzutage immer wichtiger und das kann ich alles zentral steuern. Uns so ein paar MDM Devices später? Ja, in der nächsten Folge geht es in die Richtung Microsoft, es gibt auch andere Anbieter. Ich versuche es immer ziemlich einfach zu halten und deswegen gehen wir da nächstes Mal auf Intune heißt die Erweiterung bei Microsoft genauer ein.

Aber wichtig durch diese Geschichte ist dieser, die Aussage von Betriebe, meine Mitarbeiter schauen doch nur TikTok oder Facebook oder Instagram, die war gestern, wenn, im Endeffekt, die gar kein TikTok, gar kein Facebook, gar keine Ablenkung mehr auf dem Gerät haben. Das sind Arbeitsgeräte und keine Hobbygeräte. Das heißt aber auch, mein privates Smartphone bleibt in der Tasche, bleibt im besten Fall im Spind oder wie auch immer oder im Auto. Ja, es gibt aber auch die Regel und jetzt kommt das große Aber für Chefs.

Die Chefs haben auch hier Regeln in dem Moment zum Halten. Wir vermischen jetzt ein bisschen Technik und Regeln. Wir, Wenn man hier eine Trennung macht zwischen Geschäftshandy und Privathandy, ruft man außerhalb der Arbeitszeit, falls man die kontaktieren möchte, die Mitarbeiter auf dem Geschäftshandy an. Das private Handy ist tabu, das wird nur in der Ausnahme von der Ausnahme, von der Ausnahme her genommen. Notfall, wirklich Notfall, dann darf man auf dem Privathandy anrufen. Dann weiß aber auch der Mitarbeiter, es ist ein Notfall.

Die der Hauptkommunikationsweg ist das Geschäftsgerät. Geschäft bleibt Geschäft, privat bleibt privat. Das ist schön formuliert. Wir können so 'n Phrasenschwein langsam einführen. Oh ja, das stellen wir hier in der Mitte von unserem Tisch, wo wir stehen und in die Mikrofone sprechen und lassen es immer klimpern. Das ist also, ich bring was mit für für jeden. Aber es gab doch mal 'ne Zeit lang, da war es sehr modern zu sagen, dass ich auf meinem Handy quasi 2 Varianten einrichte.

Ja, und dass ich zwischen privat und geschäftlich hin und her wechseln kann. Kann man auch machen, aber der Effekt ist wahrscheinlich nicht ganz da. Die Verbuchung ist groß, doch mal wieder ins Private zu wechseln. Ja, und wir wollen ja eine Work-Life-Balance ja auch unseren Mitarbeitern bieten. Ich hab Arbeit und halt Freizeit und ich möchte nicht, dass die es vermischen. Das ist einfach falsch, macht 'ne saubere Trennung, die bestimmt Arbeitszeiten, Kernarbeitszeiten und dann ist das Ding fertig. Wichtig ist aber noch, wenn wir gerade auf dein WhatsApp vorher noch zurückkamen,

Dass man im Betrieb wirklich eine einzige Chat-Software integriert, technisch gesehen, und auch nur diese genutzt wird. Es gibt, man kann WhatsApp nutzen, dann nimmt man aber wirklich komplett nur WhatsApp. Man kann WhatsApp auf Rechner integrieren, man kann WhatsApp auf Festnetznummern auch anmelden. Das geht nicht nur auf Mobilnummern. Dann ist aber die zentrale Kommunikationsplattform, Plattform WhatsApp. Wenn ich Teams nehme, Ist auf allen Handys Teams installiert und die zentrale Kommunikation läuft über Teams.

Es gibt keine 2 Welten, das eine System und auf ein System müsst ihr euch festlegen und das ist ist eine Technik, natürlich wird installiert und dann gibt es eine zentrale Regel. Und es gibt nicht jetzt für neue Baustellen, für neue Teams noch plötzlich 'ne eigene WhatsApp-Gruppe, das ist strengstens verboten. Alles einfach halten, ne, damit es eben kurze Prozesse und Wege bleiben. Unkontrollierbar, mir fällt gerade ein, wir haben vor gar nicht allzu langer Zeit mal 'ne 'ne Marktübersicht zum Thema Messenger für Handwerksbetriebe veröffentlicht.

Die könnten wir die Hausaufgaben mit reinpacken. Ja, gerne können wir gut machen, Das wär hochgradig spannend. Ich kann mir vorstellen, welcher Messenger gewinnt. Nein, nein, das war nur 'ne Marktübersicht, das war keine Bewertung. Aber tatsächlich, jetzt wo wir grad, wo wir drüber sprechen, sollte man dran denken. Ja, auch noch weiter gedacht, warum aber auch eine eigene E-Mail-Adresse wichtig ist. Ich kann nicht mit einer eigenen E-Mail-Adresse, zum Beispiel wenn es mal Microsoft ist, oder bei Apple oder bei Google, gibt es ja auf jeder Webseite oder heutzutage fast jede App, mit Microsoft anmelden, mit Apple I.

D. Anmelden. Das nennt sich, S. O. Single Sign-On, das heißt, ich brauch nur noch ein Passwort und kann mich dann mit dem Hauptaccount, E-Mail-Adresse und dem Passwort in jeder App eigentlich anmelden. In jeder App, die von von diesem Anbieter kommt, nein, die muss muss integrierbar sein. Das heißt, es muss 'ne Schnittstelle, 'ne Verbindung von dieser App, von der Software zu Microsoft, zu Applikationsserver Azure oder Entera, wie es auch gerade heißt, im Endeffekt geben, wenn man die Technisch sieht, technisch sieht, und dann kann ich, brauch ich nur einen Account.

Und das Schöne ist daran, wenn ich halt wirklich nur einen Account hab mit Single Sign-On, falls jemand kündigt, muss ich nur einen Account sperren und dann ist der Account beendet. Das heißt, ich hab kein, kein großes Offboarding, nennt sich das ja heute, was war denn der deutsche Begriff dafür, rausschmeißen, rausschmeißen, Entlassung, abwickeln, abwickeln. Das klassische Offboarding heutzutage ist halt sehr, schnell, kein großes.

Oh, hoffentlich hat, wer hat welche Passwörter und sowas drumherum, einfach schnell das zu eliminieren. Und das kann ich auch über das M.D.M. Device dann wieder ändern. In dem M.D.M., das ist ein Teil, beispielsweise jetzt nächstes Mal, reden wir genauer drüber, von Office 365 ist ein Teilbereich. Aber klassisch, wenn man einen Microsoft Account hat, in der Microsoft 365 Welt oder in der Google Workspace Welt, bezahlt in der Regel, Und dann hat man immer automatisch denn die SSO-Möglichkeit, dass man sich mit diesem Account einloggen kann.

O. K. So, jetzt wo wir schon über über Passwörter und Zugänge sprechen, die alle zu verwalten, für mich als Mitarbeiter, ist ja dann relativ einfach eigentlich. Ja, jetzt kommt auch wieder das Abo. Aha, bestimmte Sachen möchte ich zum Beispiel, habe ich nur einen Account, ich habe vielleicht eine Bildbearbeitungs-App, Canva hat man oft fürs Handy und, und ich möchte nicht, dass 5 Mitarbeiter 'ne Lizenz haben, sondern mit eine Firmenlizenz haben, mit einer E-Mail-Adresse, die ohne Single Sign-On funktioniert, das heißt ohne Verbindung zu Microsoft und Co, sondern einfach 'ne E-Mail und klassisches Passwort, so wie früher, so wie früher.

Ja, wenn ich dir jetzt das Passwort rübergebe und du gehst, dann kannst du natürlich merken, wenn dann jetzt dein Passwort Dennis 1234 heißt und du mir das gesagt hast, dann weiß ich auch morgen noch, dass Dennis 1234 dein Passwort für Canva war. Deswegen, empfehle ich dort immer eine Tresor App. Wir nutzen hier LastPass dafür, so eine rote Geschichte, ein rotes Icon mit Punktpunkte drin. Dort kann man auch Passwörter teilen, ohne dass der Mitarbeiter das Passwort sieht.

Das heißt es wird automatisch ausgefüllt. Du kannst weiter Dennis 1234 lassen, wenn ich mich aber dann einlogge, kommt die E-Mail Adresse und das Passwort automatisch eingefügt und ich kann es nicht raus kopieren. Das heißt automatisch ist das Passwort im Passwortfeld drin, ohne dass ich weiß, was es ist. Das heißt, dass dieses Last Pass schaltet sich quasi noch mal da zwischen die Anmeldung und mir und ist quasi 'ne Vorstufe, ja, der Türsteher. Ja, genau, der Türsteher wie an der Disco, ja, O.

K., aber und das Tolle ist, du möchtest rein in die Disco, weißt das Passwort aber nicht, aber du hast das Passwort auf dem geheimen Brief und dann kannst du mit dem, Sagst, hier ist der Brief und der LastPass macht alles, bum, und da darfst du rein. Früher war das Passwort immer ein Zehner, aber das, aber wenn du jetzt zum Beispiel jetzt bist ganz kreativ, Dennis 1234 gefällt dir nicht mehr und dann machst du Dennis 12345, wenn du das bei dir änderst in dem LastPass, wird das automatisch an andere alle verteilt. Das heißt, jeder hat zu jedem Moment das aktuelle Passwort, weiß es aber nicht.

Deswegen einfach für Apps, wo man wirklich zum Teil Accounts shared, einfach so 'n Passworttresor rausholen, Das ist hier die beste, beste Weg. Mhm, find ich gut. Wollen wir noch zu einem kleinen Zeitfresser kommen oder? Also, wir haben jetzt schon enorm viel Zeit gespart durch die Aktionen, die wir angesprochen haben, die letzten 78 Minuten. Ich wüsste nicht, wo da noch 'n Zeitfresser drinsteckt. Dann sag ich jetzt, der größte Zeitfresser hat hat ein Betrieb aus der Gegend von Füssen mir erzählt, hat eigentlich vollkommen recht.

Ich hab mich dann auch wieder selber erwischt in dem Moment. Der größte Zeitfresser, die sind die Nachrichten und die Werbung, wenn man einen neuen Tab öffnet im Browser. Absolut, total, bin ich ganz, also jetzt hast du mich. Ich glaube ja, dass wir in einem Informationsüberfluss leben und dass alles, was wir uns auf Bildschirmen angucken, da gibt es so viel, hier blinkt was, da soll man noch was klicken, hier poppt noch ein Fenster auf, was man schauen soll, das ist alles zu viel und das ist tatsächlich ein riesen Zeitfresser.

Ich, ich hab das nur noch nie so im Handwerk gesehen, weil ich dachte, das ist ja jetzt hier bei mir im Medienberuf so, aber es betrifft ja eigentlich jeden, der online unterwegs ist. Genau, müssen Sie sich mal vorstellen, am Wochenende war 'n spannendes Fußballspiel, der F. C. Bayern hat hundertprozentig mal wieder gewonnen, aber ich will es vielleicht im Nachgang noch schauen. Früher war es bei uns immer so, man durfte die Ergebnisse nie verraten, damals gab es ja noch kein Internet und sowas drumherum, dass man es noch in der in der Sportschau nachschauen konnte. Würd ich heutzutage 'nen neuen Browser-Tab öffnen, auf den Plus oben drin klicken, kommt gleich F.

C. Bayern hat 51 oder 52 oder 81 oder kein Plan gegen wen auch immer gewonnen. Dort kann aber auch natürlich Werbung entstehen vom Marktbegleiter, der zum Beispiel Mitarbeiter sucht. Das heißt über das Intune, über das M. D. M., kann man auch solche Sachen steuern. Das heißt, dass da zum Beispiel jetzt immer die S. P. Z. Online angezeigt wird, ich sage meiner Managementplattform auf all meinen Geräten, die in meinem Betrieb aktiv sind, Smartphones genauso wie fest installierte Rechner, kann ich so eine Art Regel ersetzen, dass man nur diese oder jene Seiten, wenn man die aufmacht, dass man die auch sieht.

Ja, okay. Ich kann mit einem Klick, wie gesagt, direkt die SPZ online aufrufen. Kann ich empfehlen? Ja. Dann weiß man immer sofort was Neues. Bei Azubis natürlich der SPZ Monteur. Ja, ja. Genau. Okay. Aber gehen wir vielleicht noch, wir kurz die Regeln zusammen. Privat ist privat und man ruft immer auf der Geschäftsnummer an. Die private Nummer ist tabu. Und wichtig auf zwei getrennten Handys, Geschäftsnummer auf dem Geschäftshandy, privat bleibt eben alles privat. Du sagst, was für ein Chatsystem man nimmt, was da reinkommt, wie es aufgebaut ist.

Chatsystem oder Message? Whatsapp alles. Wichtig, aber die Struktur muss eindeutig definiert sein. Pro Baustelle, pro Projektnummer, Projektakte, ein Kanal, dann ist es egal, ob es 'n Teams Kanal ist oder 'n WhatsApp Kanal. Und das erfordert dann 'n bisschen Disziplin, die ich dann meinen Mitarbeitern beibringen muss, damit das auch eingehalten wird. Aber mein Gott, als Chef ist man ja auch immer 'n bisschen 'n Stück weit Erziehungsberechtigter. Genau, und bei Erziehung kommt jetzt der nächste Punkt, du musst jedes System onboarden, geh davon aus, dass dein Mitarbeiter es nicht kann.

Und falls dir auch noch, Apple Geräte normalerweise nutzen und dann auf Android weg wechseln müssen, ist der Umstieg riesig. Durch ein gutes M. D. M. Kannst du auch theoretisch beide Systeme ohne viel Aufwand pflegen. Ah, das ist interessant. O. K., das sind dann also verschiedene Betriebssysteme. Ich kann Android verknüpfen, sagen wie Apps reinkommen und ich kann Apple verknüpfen, welche Apps reinkommen und ich kann im Endeffekt jedem das Gerät geben, wie er möchte, mit dem er auskommt. Der einzige Punkt ist, bei Apple braucht die Beantragung ein bisschen länger.

Da braucht man so einen tollen Code aus den USA, der sehr lang manchmal dauert zu bekommen. Dann kommt der per Post. Wenn es gut läuft, ja. Okay. Ja, du hast ja schon eine Hausaufgabe gehabt, oder? Habe ich schon eine Hausaufgabe gehabt? Nee, sag mal, was packen wir noch dazu, außer den Artikel mit der Marktübersicht zu den Messengersystemen? Ich habe auch eine Übersicht, nämlich über Softwarekosten. Viele Handwerker, mit denen ich immer spreche, sagen: „Oh, und nochmal eine monatliche Software und nochmal eine monatliche Software.“ Vielleicht ist es einfach mal gut, das zu visualisieren, wo meine größten Softwarekosten sind.

Man kann eintragen, wie viele Mitarbeiter man hat, ob man das MDR möchte oder nicht, die Anzahl rein, welche Software man im Marketing braucht. Auch wir haben ja schon das ganze Thema bezahlte Werbung haben wir da integriert, meine Empfehlung. Das Wichtige ist, dass man da einfach eine Übersicht hat, was kosten meine Software und bezahlte Werbung eigentlich pro Monat und dann kriegt man mal ein Gefühl, dass es vielleicht gar nicht so viel ist. Ja, und wenn ich das M.D.M. Device habe, brauche ich ja auch eigentlich gar keinen externen I.T.ler mehr, der meine Sachen verwaltet und mir Software aufspielt.

In der Regel nur für ganz wenige Stunden im Monat. Ich kenn es jetzt bei mir im Betrieb, der sitzt zum Teil, 23 Stunden im Monat ist schon dort, aber muss zum Teil auch. Physisch Rechner umbauen, mehr ist es nicht. Wenn man das einmal gescheit aufgesetzt hat und mit dem SSO alles schön verbunden ist, dann muss ich nachher wissen, wie man einmal einen neuen Nutzer anlegt, Onboarding-Liste, Checkliste sauber haben. Ich weiß genau, wo ich meine Nutzer anlegen muss und dann ist so ein Onboarding von einem Mitarbeiter in wenigen Minuten passiert.

Das mach ich noch selber und wenn es dann einmal gut aufgesetzt ist von Anfang an, dann ist auch ein neues Handy innerhalb von einer Minute eingerichtet, anstatt, Eine Stunde. Macht kurze Prozesse. Und ein MDM hilft. Immer. Lieber Martin, lieber Dennis, vielen Dank. Bis zum nächsten Mal. Das war der Podcast Das Handwerk macht kurze Prozesse. Mehr Infos über uns unter www.sbz-online.de oder unter www.e-learning-plus.de oder.

In unserem WhatsApp Channel. Den Link findet ihr direkt in der Beschreibung. Vielen Dank fürs Zuhören.