#14 Kommunikation: MS 365 & Teams – Segen oder Fluch?

Herzlich willkommen zum Podcast Das Handwerk macht kurze Prozesse. Ich bin Dennis Jäger und ich Martin Sommer. Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden. Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe. Ja, lieber Dennis, ich habe von kurzem mal wieder gehört Microsoft 365 ist schon wieder teurer geworden. Ja, jetzt mal ehrlich, was wird in diesen Zeiten nicht teurer? Aber was bedeutet denn teurer? Ja, wir haben ja verschiedene Lizenzmodelle. Wichtig ist, man muss sich bei Microsoft auskennen, welche Lizenzen gibt es?

Wer sich mit den Lizenzmodellen auskennt, der kann auch richtig Geld sparen. Oft nimmt man oft die falschen Modelle. Aber damals, so 'ne günstige Version hat 4€ irgendwas kostet, die haben jetzt zum Teil wirklich 30% aufgeschlagen. Aber bei den Premiumversionen, was jeder im Burrer haben sollte, Haben zu 0% aufgeschlagen. Das heißt zwischen 30 und 0% mehr. Ja, aber sind wir mal ehrlich, im Vergleich zu dem, was was es kann oder bringt, sind es eigentlich Peanuts. Ja, und wo wir gerade über Geld reden, in der letzten Folge haben wir ja angekündigt, dass wir jetzt ein Phrasenschwein hier in der Mitte zwischen uns beiden stehen haben und hier hört man, also wenn einer von uns beiden 'ne absolute Phrase raushaut, der schmeißt dann 0,50€ ins Phrasenschwein.

Was wir mit dem Geld machen, erzählen wir euch in einer anderen Folge. So, aber zurück, ich hab verstanden, wir reden heute über Microsoft 365 Ja genau, weil viele sagen, böses Microsoft kostet so viel, aber ich sag, es ist mehr Segen anstatt Flug. Mhm, wir nutzen es im Betrieb von vorne bis hinten und es spart mir als Chef und als das dem ganzen Team einfach Zeit. Mhm, und ich kann halt dort so viel in diesem Tool machen, Wenn man weiß, was es alles kann, was nur schon Teams und Outlook kann, wenn man es richtig bedient, ist enorm.

Also ich glaube, dass also selbst mir ging es so, ich wüsste gar nicht, welche Anwendungen alle zu Microsoft dazugehören, zu Microsoft 365, Wir sollten das mal aufdröseln und gucken, welche einzelnen Programme mir denn was bieten im Betrieb. Ja, aber fangen wir erstmal mit den Lizenzen an. Oh, O. K., wir sind Schwaben, ja, sparen wir erstmal Geld. Ich hatte vor kurzem 'ne schöne Diskussion mit einem Betrieb, wo jetzt auch auf, Microsoft Office 365 mit Geräteverwaltung, MDM, was wir letztes Mal ja gehabt haben, umgestellt haben. Da haben wir so drüber geredet, dann sag ich, ja hey, ihr könnt euch pro Mitarbeiter einen 10er knapp im Monat sparen.

Das heißt, man muss genau wissen, was man bucht bei Microsoft. Wenn ich jemand habe auf der Baustelle mit einem Geschäftsgerät, Handy ohne Laptop, halt ein Tablet, mobiles Endgerät, dann reicht mir die 5,88€ Basisversion, da brauch ich keine, Große Version mehr. Mit Intune, Microsoft, MDM, was die Geräteverwaltung macht und die Software zum Steuern von allem für die Geräte, zahle ich noch knapp 7,88 Euro im Monat mehr.

Das heißt, wenn Pi mal da haben, 6 Euro plus 8 Euro sind wir bei 15. Ja, 14-15 Euro im Rahmen. Für Leute im Büro braucht man wirklich das Premium-Paket, das würde auch 0 Euro teurer. Das ist das, was Microsoft nicht angefasst hat, da sind wir knapp bei 23 bis 24€, Das heißt im Monat jeweils im Monat pro User. Ja, und das sind im Endeffekt diese Preise, die man eigentlich nehmen beziehungsweise Pakete, die man nehmen sollte. Das heißt, Basis plus Intune, das ist bisschen versteckt, Microsoft würde gerne ja alle von 24€ gern die Premium-Version nehmen, aber man kann das auch klein kombinieren und dann halt für Leute im Büro die Premium-Version um.

23 oder 24 Euro, je nachdem. Also Microsoft 365 ist ein Baukasten, aus dem ich mir raussuche, was ich für meinen Betrieb brauche und ich zahle dann eben unterschiedliche Lizenzen. Genau. Ich mache zum Beispiel auch gern in meiner Microsoft Welt meinen Tausch, mein Tauschlaufwerk. Früher kennt man das ja, das G-Laufwerk, wo Terabyte an Daten liegen, wo man nie wieder braucht. Das, ist oft ein lokaler Server mit sehr viel Speicher, dann braucht man eine Firewall davor, alles drumherum, muss immer gewartet werden.

Da empfehle ich einfach auch von Microsoft was zu nehmen, dort reicht auch die Basislizenz beziehungsweise, wenn man ein bisschen noch mehr macht, die die Standardlizenz dazwischen, glaub ich, um 1213€ und dann kann ich um 6 7€ noch die OneDrive Plan 2 Lizenz hinzukaufen und dann kann ich mein ein Terabyte mit einem Klick upgraden auf 5 Terabyte Tauschlaufwerk und, und dann kann ich allen meinen Mitarbeitern, je nachdem, auch ganz einfach Zugriffe geben. Zum Beispiel Leute im Büro kriegen die Zugriffe, die draußen bekommen die Zugriffe und ich seh natürlich immer alles oder halt die Geschäftsführung.

Das heißt, nicht mehr weg vom physischen Server hin zu Cloud, passende Lizenzen und der große Tauschordner, ich nenn das auch wirklich Speicher Ad, hat eine eigene E-Mail-Adresse, nennt sich Speicher Ad, Dort noch 'ne OneDrive Lizenz Plan 2 hinterlegen und da krieg ich dann richtig 5 Terabyte Speicher voll. So und 5 Terabyte ist 'ne ganze Menge Zeug. Können wir das in Netflix Serien ausdrücken? Ja, ich kann dir nur sagen, bei mir sind die 5 Terabyte beim Betrieb immer voll, weil Videos und Bilder brauchen Platz.

Aber was ich drauf raus will, setzt das ganze System einmal gut auf mit Basislizenzen, Intune Lizenzen, Premiumlizenzen und der Plan 2 Lizenz von OneDrive, dann könnt ihr im Endeffekt die ganzen großen Server im Keller schon mal groß eliminieren und halt vielleicht für eure andere Anwendung dann noch das Ganze brauchen. Vielleicht nur kurz zum sagen, wir kriegen hier kein Geld von Microsoft, dass wir hier darüber sprechen, oder? Oh, das ist ganz wichtig. Ja, wir, wir reden über Microsoft 365, wir machen aber keine Werbung.

So, wir werden uns nicht, wenn wir dann irgendwann einen Scheck aus den U. S. A. Bekommen, ja, aber, Tatsächlich haben wir uns das ausgesucht, weil das Programm an oder weil die verschiedenen Anwendungen, die dahinter stehen, tatsächlich für 'n Handwerksbetrieb sehr gut nutzbar sind. Genau, und wir wissen ja schon, was auch bei Microsoft 365 mitkommt. S.S.O., letztes Mal, dass man mit der E-Mail-Adresse einloggen kann und 'n M.D.M., 'n M.D.M., wenn ich das Intune dazu buche. Ja, und natürlich auch jeder im Betrieb hat seine E-Mail-Adresse.

Das heißt, ich hab ein wieder ein sauberes Kommunikationstool. Das klingt so ein bisschen, als müssten wir den Aufbau mal skizzieren. Hm, ich hab glaub schon so, wir hatten das schon mal gepostet als Hausaufgabe, übrigens aber nochmals. Das heißt, jetzt habt ihr da ein bisschen auch mehr Content, mehr Wissen zu dem ganzen Plan, wie man das aufbaut. Es ist eine ganz einfache Variante, kostet natürlich monatlich Geld, also nicht die Hausaufgabe, sondern Microsoft 305, aber lohnt sich zu integrieren.

Das heißt, als Hausaufgabe gibt es 'ne Art I. T. Aufbau. Genau, 'ne kleine Grafik dazu und jetzt mit unserem Podcast, wo ihr dazu hört, wisst ihr auch, was da mehr drin steht, weil wir hatten es schon mal bei einem anderen Thema. Brauche ich in diesem Microsoft Universum auch 'ne 'ne Mailadresse, 'ne eigene? Ja, die bekommt man aber Gott sei Dank standardmäßig immer. Das heißt, jeder Mitarbeiter hat automatisch 'ne E-Mail-Adresse, die sollte natürlich auf seinem Geschäftsgerät eingerichtet sein, mit dieser wird auch kommuniziert. Man muss natürlich auch den Leuten helfen, das einzurichten.

Das heißt, geht bitte nicht davon aus, dass die Leute E-Mails schreiben können. Richtet bitte eine Signatur mit denen ein. Das kann ich auch über mein MDM-Device ausspielen? Ja, fuscht alles. Sehr gut. Das heißt, wenn ihr wirklich ganz neu gründet, wir gehen davon aus, ihr wollt, macht jetzt morgen euren Betrieb auf, macht es bitte von Anfang an richtig. Es gibt, wenn wir jetzt hier in Baden-Württemberg sind, Gott sei Dank, gibt es hier die BWHM, ich weiß nicht, ob das jemand sagt, Ist bei Handwerk BW angegliedert. Da gibt es sehr gute Gründerberatung, die auch in dem Bereich helfen können.

Sehr schön. Macht es bitte von Anfang an richtig. Ist das schon ein Phrasenspruch? Ach, Ribert Arm, ja. So, das Schwein sagt danke. Ich könnte jetzt auch noch sagen Kontrolle über Struktur. Da ist das Ding nach diesem Podcast schon voll. O. K., aber aber ich hab hier in dem Moment, wenn ich es halt richtig von Anfang an mache und auch mein Microsoft sofort in den oder mein Kommunikationstool oder mein Hauptbasistool ins Fundament sauber integriere, kann ich schön drauf aufbauen.

Wenn ich im Nachhinein was ändern möchte, tut es weh. Mhm, mhm, so ein Thema, was bei Microsoft ja in den letzten Jahren durch die Decke gegangen ist, ist Teams. Ja, eine wunderbare Software. Wie bringen wir das denn im Handwerksbetrieb unter? Bevor wir jetzt anfangen, was alles Teams kann und ich sehr positiv darüber berichten werde, sage ich, jede des Teams braucht Einarbeitung. Ich hab eine Teams-Schulung, die bekommt ihr von mir.

Schreibt mir einfach, ich geb euch einen Zugang, dann könnt ihr euch in Teams einarbeiten, was Teams alles kann. Auch das Microsoft-Universum ist so groß, dass wir, wenn das heute anfangen, Zum Reden, da reden wir 100 Tage noch drüber, aber jetzt gehen wir immer nur noch auf Teams. Das ist wie früher, wenn man 'n Computer gekauft hat und es gab Word und Excel dazu und dann gab es Handbücher, die waren so dick wie 'n Telefonbuch, kein Mensch hat sie gelesen und jeder wusste zumindest rudimentär, wie das Programm funktioniert, aber bei Teams reicht das nicht mehr aus. Ja, Aber wenn man mal Teams richtig betrachtet, was man damit alles machen kann, ich hab vor kurzem mit einem Queentech geredet, die sind verteilt in ganz Deutschland.

Welches Kommunikationstool nehmen sie? Teams, das heißt, wenn eine Besprechung für eine Baustelle stattfindet, kommen die alle nicht mehr zusammen. Da ist der Bauleiter aus Berlin, der Mitarbeiter, der nächste Start, der Vertriebler, der es abgeschlossen hat, ist Start und es wird das Team instruiert. Die sitzen im Auto mit ihrem Laptop. Das heißt, eine schnelle Baustellenbesprechung ohne hin zu fahren in den Betrieb und wieder zurück. Man muss schon vorstellen, wie viel Zeit man sich da schon spart.

Ja, absolut. Ja, wenn Empfang dort, wenn es Empfang gibt auf der Baustelle und ich komm nicht weiter im Kundendienst oder bei oder ich hab mal 'ne Frage, mein Meister, was nimmt man? Na, ich versuche das mal zu visualisieren mit Bild und zeige, was da los ist. Man nimmt einfach Teams, man macht 'ne Bildübertragung, Dann können kann man sofort, können die Leute sofort helfen. Das heißt, dieses Tool ist sehr mächtig. Ich kann auch, wenn ich dann gerade jemand helfe, zum Beispiel wunderbar in der Wartungen, und ich ein komplexes Problem löse, kann ich dann gleich das aufnehmen, theoretisch das Video und die gleich das Problem dokumentieren und theoretisch für meine ganze Mitarbeiter nachher zur Verfügung stellen.

Heißt, ich habe keine wiederholenden Sachen, die ich wiederholt anpacken und erklären, bearbeiten muss, sondern jeder kann sich selbst das Wissen ziehen über ein Video. Genau. Ich habe auch viele Kunden, die haben in Teams, kann ich Kanäle anlegen, Kanal kennen wir ja in WhatsApp beispielsweise, die machen pro Projektakte, pro Projekt einen Kanal und jedes Dokument, jedes Bild zur Baustelle wird nicht im ersten Schritt direkt in die, in die Branchensoftware eingepflegt, sondern wird erstmal in Teams geschickt.

Warum? Alle Mitarbeiter sind informiert und bei der Projektleiter ploppt sofort auf, die sind sofort im Bilde, was gerade passiert ist und dann kann ich halt, wenn ich das freigegeben hab, ganz einfach mit runterladen, mit Drag and Top in meine Branchensoftware übertragen. Das heißt, eine wunderbare Möglichkeit für die Dokumentation. Das Wichtige ist nur, jeder Kanal muss wieder nach einem System, nach einer Regel benannt werden. Macht zum Beispiel, wenn ihr jetzt, eine Branchensoftware haben und jedes Projekt hat eine Nummer, macht Nummer, slash slash halt oder oder ein Minuszeichen oder was auch immer und dann vielleicht Vor und Nachname oder Anschrift von der Baustelle.

Also bevor ich anfange, meine ganzen Projekte in Teams abzubilden, sollte ich mir vorher Gedanken machen über die Struktur, wie will ich das machen, damit alles sauber geordnet und zu und vor allem zugeordnet wird. Genau und wirklich das als zentrale Tool nehmen, wenn es eine Materialnachbestellung gibt, wenn es ein für 15 Uhr Bericht gibt, sehr coole Geschichte, dass man halt eh um 15 Uhr immer sich Gedanken macht, was auf der Baustelle läuft oder andere Sachen, immer in Teams rein.

Wenn der Projektleiter eine Rückfrage hat, Teams, schreibt rein, Leute, ich hab das, wenn es dringend ist, ruft einfach alle an. Das mit einem Klingeln gehen alle Handys los und das ein Mund höher, es hört schon ziemlich sicher. O. K., so, das waren jetzt so die Projektmanagement Vorteile, die ich in Teams habe, aber was kann Teams denn noch? Ich kann in Teams noch weitere Apps integrieren, ich liebe als Aufgabentool Trello, kommen wir noch extra noch, glaub haben wir da schon mal drüber geredet, Trello, Asana, wie die alle heißen.

Ja, kommen wir mal noch extra dazu, Aufgaben vergeben, kann man immer auch mit einem Klick integrieren, Dann wird es auch automatisch angemeldet, dank S. S. O. Mhm, und ich kann dann halt die klassisch Sachen Videotelefonie, aber ich kann auch meine Gespräche sofort transkribieren lassen und zusammenfassen lassen. Das heißt, komplexe lange Gespräche, wenn es um irgend 'n Projekt geht, machen wir 'ne Zusammenfassung, ich bekomm es. Das heißt, ich drücke auf 'n Knopf, der nimmt das Gespräch auf und spuckt mir das hinterher als Word-Dokument auf runtergeschrieben aus.

Genau, ja, und ich kann auch noch Dateien hinzufügen, Sozusagen, in meinem Kanal gibt es jetzt Dateien, kann es sogar wieder mit mit meinem OneDrive, das ist da, wo die meine Dateien in Microsoft liegen, wieder verbinden. Das heißt, wird alles hin und her synchronisiert, wie ich möchte, oder kann plötzlich sagen, der Kanal, ich hab um 15:00 Uhr 'ne Onlinebesprechung zu der Baustelle, klicke einfach rechtsklick auf Kanal, sag bitte 'n Kalender erstellen, Kalendereintrag und dann weiß jeder auf der Baustelle um 15:00 Uhr das Baustellenmeeting online und nicht vor Ort, weil man muss sich ja vorstellen, wir hatten es ja vorher schon.

Wenn der Projektleiter immer wegen jeder Besprechung kurz auf Baustelle gehen muss, braucht er mindestens 'ne Dreiviertelstunde hin und 'ne Dreiviertelstunde zurück. Ja, und selbst wenn ich im Auto telefoniere, ist es trotzdem zähe Zeit. Ja, du hast gerade 'n ganz wichtigen Satz gesagt, so nebenbei, den sollten wir vielleicht noch einmal kurz vertiefend erklären. Ich kann alles hin und her synchronisieren. Ja, das sollten wir vielleicht noch mal verdeutlichen, dass eigentlich jeder auf jedem Gerät den gleichen Stand hat, was, Infos, Daten, begleitende Installationspläne oder sonst was angeht, weil überall alles quasi in Echtzeit zur zur Verfügung steht.

Genau, ich kann, ich muss nicht 'ne Date hier 'ne PDF hier hochladen, da hochladen und da hochladen. Sie wird einmal hochgeladen und alle, die in dem Projekt beteiligt sind, haben dann sofort Zugriff auf diese Datei. Ja, man muss aber für sich entscheiden, wie ich das mit der Dateiablage mach. Mhm, Viele sagen, es gibt ja extra Dokumentationstools, wo ich sag, da mach ich die Dokumentation, manche machen es direkt in der Branchensoftware, manche machen direkt in Teams, da gibt es nicht, da gibt es so viele Möglichkeiten heutzutage, da gibt es kein wahr oder falsch, man muss sich für sich einen Prozess entwickeln, wo geht und wir machen hier kurze Prozesse, aber ganz kurze Prozesse, muss man dafür ja auch mit Fassungsschweinzahlen verdienen.

Nein, nee, komm, das ist unser Arbeitstitel hier. Und wichtig ist halt, dass man in dem Moment sich die schnellste Lösung und die praktikabelste Lösung raussucht. Das heißt, nichts Komplexes, einfach was Einfaches, Handy, Foto, weg damit. Der Kanal bleibt ein Leben lang auch bestehen. Jeder Teams wird auch 10 Tage lang perfekt, 100 Tage lang perfekt gesichert. Das heißt, ich hab kein Problem mit Datenschutz, Behindertendaten. Ich hab kein Problem mit Datensicherheit oder andere Themen. Aber was passiert nach den 100 Tagen?

Da, bleiben die Dateien noch, aber da sichert Microsoft nicht mehr zu, wenn theoretisch ein Hack-Angriff geben würde, dass im Endeffekt die noch da wären. Aber in der Regel werden so online mit 100 Tagen Sicherung nicht angegriffen, weil ich müsste ja dann meine Daten, ein Angreifer müsste die Daten 100 Tage lang in der Vergangenheit jeden Tag verschlüsseln, das macht man nicht. Wenn man es aber noch sicherer haben möchte, kann man theoretisch noch eine NAS, ein Netzwerkspeicher im Endeffekt in sein LAN setzen.

Und da täglich auch noch das ganze Microsoft-Universum mit einem Klick runtersichern und dann kann ich es über ein Jahr natürlich noch zurückhalten. Da brauche ich dann aber, wenn ich ein 5 Terabyte habe und jeden Tag paar Terabyte sicher, dann wird es ein bisschen größer. Es wird jetzt auch komplex. Vielleicht sollten wir über das Thema IT-Sicherheit an anderer Stelle sprechen. Ja, gut, aber ein spannendes, auch ein spannendes Thema. O. K., zurück zu Teams. So, Ich kann über Teams telefonieren, das hatten wir schon.

Ich kann den Chat laufen lassen, kann miteinander schreiben, ich kann eigentlich Videotelefonie machen und heutzutage ist es eigentlich auch mit so externen Partnern eigentlich das State of the Art. Wenn man irgendwie miteinander spricht, dann zu 80% Teams, 20% vielleicht noch Zoom, oder? Es wird immer weniger. Wird weniger. Webex ist eigentlich komplett tot. Also bei uns ist auch so, wir arbeiten tatsächlich viel mit Teams und ich hab Teams auch mit meinem Outlook Kalender verknüpft, damit ich Besprechungen direkt aus Outlook heraus planen kann, die richtigen Leute einladen und so weiter und so fort.

Ja, und ein zentraler Kalender für jeden Meister ist das Wichtigste, weil ich kann auch in meinem Microsoft 365 Universum auch so sagen, ich importier jetzt deinen Kalender und seh genau, wann bist du da, wann bist du nicht da. Bestimmte Sachen muss man auch sagen, Microsoft Universums sind nicht nicht so optimal. Wollen wir da was nennen? Ich mag das Bookings nicht, das Terminbuchungssystem über Teams, da ist 'n Calendly viel schöner, ich krieg wieder kein Geld dafür und das Formular in Teams, die Formularerstellung ist auch nicht optimal, da gibt es auch bessere Tools.

Gut, da gehen wir dann an anderer Stelle, ja genau, da können wir mal in Ruhe mal über Tools dann drüber sprechen. O. K., also wir stellen fest, nicht nur in der S. B. Z. Redaktion, Sondern auch im Handwerksbetrieb ist Teams 'ne gute Schnittstelle zwischen Büro und Baustelle. Wir kommt gerade noch etwas, weißt du noch eigentlich, welches Programm wir beim bei der ersten Videotelefonierung, wo wir uns kennengelernt haben, genutzt haben? Nee, Webex. Ja, Webex, gibt es das noch? Das ist 'ne gute Frage.

Ja, aber das war schon, da war ich noch jung. Und knack, ach, jetzt könnt ich wieder 0,50€ dafür können wir zahlen, glaub ich. Moment, so wunderbar, gut. Und was ich aber eigentlich sagen wollte, oh, ich glaub, dafür muss ich jetzt auch zahlen, es ist einfach gut, wenn wir alle intim werden. Ja, ich zahl so. Aber das Wichtige ist, wenn wir gerade über Geld reden, gibt es noch 'ne andere Möglichkeit zu Teams? Ja, gibt es, Es gibt noch das ganze Google-Universum.

Hat auch Vorteile, kostet aber auch. Es gibt analog alles genau gleich, was es eigentlich. Microsoft Universum gibt, in der Google Welt. Man kann auswählen zwischen dem einen oder dem anderen. Aber auf keinen Fall versuchen beides zu bespielen. Nein. Einfach. Die Dinge einfach halten. Bis zum nächsten Mal Dennis. Mach's gut. Das war der Podcast. Das Handwerk macht kurze Prozesse. Mehr Infos über uns unter www.sbz-online.de oder unter www.e-learning.de.

Oder in unserem WhatsApp Channel. Den Link findet ihr direkt in der Beschreibung. Vielen Dank fürs Zuhören.