#15 Kommunikation: Aufgaben – Kontrolle durch Struktur

Herzlich willkommen zum Podcast Das Handwerk macht kurze Prozesse. Ich bin Dennis Jäger und ich Martin Sommer. Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden. Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe. Lieber Dennis, wie schreibt ihr eigentlich einen Artikel für eure Zeitung? Also für unsere Zeitung oder für unseren Webauftritt. Ganz ehrlich, das macht jeder bei uns ein bisschen anders. Ich befürchte, deine Frage zielt auf das Thema Struktur und Abläufe. Ja, und jetzt kommt noch die andere Frage.

Wird dabei manchmal was vergessen? Ja, durchaus. Da vergisst man mal noch nach Fotos zu fragen oder oder nach Copyright. Ja, zum Beispiel, ja, das ist bei Bildern ganz wichtig, richtig. Oder Bildunterschriften, hab ich vor kurzem auch mitbekommen, dass meine Bildunterschriften für 'n S. B. Z. Amateursartikel gefehlt haben und das muss man dann hinterher noch nachsteuern. Ja, Soll ich dir mal einen Schwenk aus meinem Leben erzählen? Er hat mit Struktur zu tun. Dann bist du damit hier richtig. Ich war ja ein ITler, Softwareentwickler und ich habe viel in meinem jetzigen Betrieb oder auch viel mit Kunden, mit denen ich zusammenarbeite, viele Erfahrungen aus dem Softwarebereich im Endeffekt einfach weitergegeben.

Das wäre uns noch nie aufgefallen. Wenn du es jetzt nicht gesagt hättest, was schon groß richtig spannend ist, wenn ein Softwareentwickler oder ein Team als Softwareentwickler ein neues Feature, halt eine Erweiterung für Software programmiert, dann wird im Team erstmal besprochen, wie viel Aufwand braucht man für das Ganze. Überlegen wir mal für eine Baustelle, ich bau jetzt eine Wärmepumpe ein, dann sagt der eine, oh, 2 Tage, der andere sagt 3 Tage, der andere sagt 5 Tage, oder dass der ganz alles sagt, 7 Tage. Man versucht sich zu über oder unterbieten.

Ja, aber man macht im Endeffekt 'nen Schnitt draus und man diskutiert drüber, wie lange überhaupt was dauern darf. Das hieß bei uns Planning Poker, wie Planning Poker, das heißt, es hat jeder so Karten gehabt. Dann gab es im Endeffekt, wie komplex ist die Aufgabe. Dann hat man Zahlen 12358 Fibonacci Zahlen halt im Endeffekt immer hochgehalten. Ja, da muss man nur gucken, dass ich richtig gerechnet hab. 123, 5. Ja, immer soweit, immer die letzten 2 Zahlen zusammenaddiert.

Das heißt, die Komplexität nimmt nicht linear zu, sondern halt immer, wird immer größer. Wenn es große Abweichungen gab, zum Beispiel bei dem Feature, dann hat man im Endeffekt drüber diskutieren müssen und hat man sich auf einen Wert geeinigt und das war der Wert nachher, wo wir wirklich Zeit brauchen durften. Und das ist Planning Poker, Poker im Sinne von, wie dieses Kartenspiel und Planning wie Planend. Genau, das heißt am Anfang, ging erstmal los, wie viel Aufwand darf ich für das ganze Ding überhaupt brauchen. Der nächste Schritt war, jede Aufgabe würde genau beschrieben mit Teil und mit Unterteilungen.

Zum Beispiel das Artikel schreiben wäre eine Checkliste aus mehreren Punkten gewesen. Recherche, Recherche validieren, Termine vereinbaren, Termine vereinbaren, Korrektur schreiben, Copyright anfordern, Bilder anfordern, Untertitel anfordern, in Druck geben und was auch immer. Jedes Feature hatte mehrere Aufgaben, was man machen musste und dafür gab es eine genaue Abfolge. Das heißt, wir haben Schritte definiert, was man tun musste. Aber das alleine nutzt ja noch nichts. Ich bin sicher, dass da auch trotzdem noch Probleme aufkamen. Ja, genau.

War ja schön, Probleme sind ja immer toll, wenn man sie diskutiert. Haha, Phrasenschwein. Haha. Ich werd hier echt arm. So, kannst weitermachen. Ja, dankeschön. Jeden Tag, jeden Morgen, hat sich das Team getroffen mit dem Projektleiter, Scrum Master hieß das damals, jeden Tag und jeder musste berichten, was er gestern gemacht hat, was gut lief und was nicht gut lief. Das heißt, das Team war immer im Bilde, konnte aber auch helfen, wenn man was nicht wusste.

Ich hab schon mal sowas gemacht, aber ich musste immer Rechenschaft über meine Arbeit vom vorigen Tag ablegen. Das Ganze war zeitgestoppt, da ging lief ein Timer runter, wir waren zu 6 zu sechst und jeder hatte halt 2 Minuten Zeit zum Sprechen. Das heißt, und wenn jemand im Homeoffice war, jeden Tag lieber pro Team 6 Minuten Zeit nehmen, genau wissen, wo steht die Baustelle oder hier das Feature und dann läuft nichts außer Ruder. Und dann haben wurden die Aufgaben Schritt für Schritt abgearbeitet und dann hat man diese Aufgaben hat man als Karte definiert.

In der Karte stand dran, was ich tun machen tun muss und die Schritte auch oder halt die Kriterien, was ich da erfüllen muss. Und dann wurde die Aufgabe von To Do, also was ich noch machen muss, in Bearbeitung, in Review, in Kontrolle und dann in dann in Abgeschlossen geschoben. Das heißt, ich hab mir die Aufgabe gezogen als Mitarbeiter, hab die dann bearbeitet, hab gesagt, ich bin fertig, jemand anders hat mich noch kontrolliert, kurz und erst dann dürfte das im Endeffekt in Abgeschlossen geschoben werden.

Also für alle noch mal, die bis hierhin uns gefolgt sind, wir sind immer noch bei der Softwareentwicklung, So wie Martin früher Features, Erweiterungen von von Programmen, Softwareprogrammen angegangen ist mit seinem Team oder im Team. Und ich, lieber Martin, ich verstehe jetzt erst das Fundament deiner aktuellen Tätigkeit. Ja, warum so viel mit Didaktik, mit Kontrolle, mit Planung, mit mit auch mit mit Effizienz bei dir hängen geblieben ist.

Ja, danke schön, aber die grundlegende, Geschichte hab ich bei meinem Ausbilder Ausbildungsbetrieb beziehungsweise nach meinem Universitätsstudium Artisol Solution aus Arnek eigentlich gelernt. War hochgradig spannend, auch wie schnell man denkt, aber es war sehr viel Transparenz. Das heißt, ich musste immer Rechenschaft abbilden und zwar im Team. Ja, alle sollten immer Bescheid wissen, was der andere tut und macht. Ja, und und das war von Anfang an klar, wie lange etwas dauern durfte.

Jetzt übertragen wir, bis mal auf die Baustelle, Dennis. Wie ist eigentlich unser Thema in dieser Folge? Kontrolle über Struktur, Aufgabenmanagement, ja, ah, also Projektmanagement, Aufgabenmanagement. Ja, das heißt, wie wollen wir doch einfach mal die Baustelle als mehrere Aufgaben sehen. Jetzt gehen wir davon aus, wir wollen 'ne Heizung mal einbauen. Jetzt kann ich aber keinen Stuhlkreis machen und jeder erzählt jetzt, was wie zu funktionieren. Ich geh ja davon aus, dass die das schon von Anfang einmal definiert ist, wie lang man für die Baustelle.

Wie lange die Baustelle dauert. Das heißt, jeder Projektleiter sollte schon mal Planning-Poke im Team gemacht haben. Wärmepumpe, Standard-Ding mit zwei Leuten, drei Leute, zwei Tage, drei Tage. Dafür gibt es aber eigentlich auch schon feststehende Zahlen. Ja, Werte, Arbeitswerte. Genau, aber wichtig, man muss sich halt dran halten und dann wird jede einzelne Aufgabe im Endeffekt abgehakt. Alte Heizung entfernen, trennen, Man kann ja wirklich ganz ausführlich, Schritt für Schritt, jeden einzelnen Schritt auf der Baustelle definieren und auch sagen, wenn wir 2 Leute sind, macht das Person 1, das macht Person 2.

Warum lässt man die Organisation offen? Ich will ja, dass im Endeffekt jeder soll wissen, was er tun soll. Ja, ja, klingt einfach, ja, aber ist nicht immer der Fall. Und neben dem Tun ist ja auch die Kontrolle noch mal entscheidend. Ja, so wie ihr in der Softwareentwicklung euch ja auch gegenseitig ein Stück weit kontrolliert oder sogar angespornt habt, brauchen wir das ja eigentlich auf der Baustelle auch. Genau, und jetzt kommen wir zu dem Punkt, wenn mich das alle, alle Aufgaben, die alles rausgerissen, die neue Heizung eingebaut, alles neu vor Ort, mein Feature ist also fertig.

Ja, ist ja nichts anderes wie 'ne Baustelle, nur auf einer anderen Technikart. Dann gab es am Ende noch ein Definition of Done, ein was Definition of Done, eine Definition für erledigt für die ganze Baustelle. Das heißt, am Ende musste alles noch mal überprüft werden, ist alles getestet, sind alle Protokolle da, ist die Abdeckung vom Code oder halt, ist die Baustelle sauber gemacht, ist der Code sauber. Wir haben sehr viel Verbindungen zwischen Programmieren und Handwerk, man muss nur die Verbindung sehen wollen.

Das heißt, Ob ich 'n schönen Programmiercode hab oder die Verrohrung auf einer Baustelle schön ist, ist für mich das Gleiche. Und wenn ich, wenn ich schräg fahr mit einem Rohr oder viele Kreuzungen hab oder sowas, das ist einfach grundlegend falsch, muss man neu machen. Es reicht halt nicht, dann als Meister zum Schluss mit einmal 360 Grad sich in den Raum zu drehen und zu sagen, jo, Geselle, hast du gut gemacht. Man muss halt von A. Bis Z. Eigentlich alles einmal durch kontrollieren. Genau, mhm, und eigentlich sollten die, Handwerker mehr aus der IT mitnehmen.

Es wird in nächster Zeit wahrscheinlich immer mehr ITler auf dem Markt geben, vielleicht können wir die ja über das Handwerk überzeugen. Aber was heißt das noch mal in einem Satz? Für mich ist die Baustelle eine Checkliste. Das kann man mal so stehen lassen. Ja, und für mich ist das nur eine komplette einzelne Folge, weil ich glaube, da können wir schön 20 Minuten über diese Checkliste sprechen, wie man eine komplette Heizung einbaut. Oder ein Bad, oder ein Haus mit Klima und Lüftung versehen, Schwimmbad, da käme einiges zusammen.

Aber trotzdem, die Fragen sind immer die gleichen. Genau, mhm, wär eigentlich schon schön, wenn man so 'ne Checkliste auch als hier in der Redaktion hätte, oder dann wär es einheitlich und dann wird man auch nichts mehr vergessen. Sollte mein Verleger diese Folge hören, bis zu diesem Zeitpunkt, jetzt wird er mir das sicherlich beim nächsten Mal antragen. Danke, Martin, danke, wichtig. Ich hab, wir haben das ja nicht erfunden. Ja, ich hab vorher schon ein bisschen so Scrum gesagt oder Kanban Systeme nennt sich das heutzutage. Kanban wollen wir jetzt nicht, kommt aus dem aus dem Japanischen.

Wir arbeiten im Endeffekt nach Stati, das heißt, wir haben wie Spalten. Die erste Spalte ist im Endeffekt der Status To Do, muss ich noch machen und Bearbeitung und so weiter. Also, das heißt, ich muss mir das vorstellen wie eine Excel-Liste. Ja, Nur ein bisschen agiler. Ich kann Sachen von A. Nach B. Schön schieben und ich kann halt noch und in diesen Spalten sind wie so Karten drin. Wir haben was bei Excel, wär das Synonym jetzt wie so ein Feld, nur dass ihr in der Karte zum Beispiel auch Informationen andocken kann, Bilder hinterlegen kann, Checklisten hinterlegen kann und ich kann die Karte immer einen Schritt weiter schieben.

Das heißt, wenn ich mir die Karte Kralle nehme, dann gehört die erstmal mir, da werd ich zugewiesen und dann kann ich sagen, ich arbeite unter der Karte, unter der Karte, Heizung rausreißen, muss ich 5 Sachen, 5 Punkte erledigen, die die hake ich dann auch ab. Das heißt, ich hab ein direktes Feedback und dann schieb ich die Karte zum Beispiel auf Erledigt oder den nächsten Status rüber, dann kommt die nächste Checkliste rein. Das heißt, jede Baustelle ist eine Checkliste und die Checkliste hängt an einer Karte. Dann schieb ich das von A. Nach B. Einfach durch.

Warum nennt sich das Kanban-System? Das ist 'ne gute Frage, das müssen wir googeln. Ja, ja, weil, das klingt für mich jetzt einfach wieder nach Projektmanagement. Ja, und Baustelle ist ja ein Projektmanagement. Aber Kanban ist kein Projektmanagement Software, es ist einfach 'ne 'ne Theorie dahinter, kann ich zum Beispiel jetzt mit Trello, was wir schon mal 'n paar Mal erwähnt haben, aber auch mit Asana oder mit anderen Software Tools, einfach abdecken. In Microsoft Universen gibt es auch ein Tool, find ich nicht so optimal, weil ich nur eine Checkliste an pro Karte machen kann.

Ich will zum Beispiel immer verschiedene Phasen in einer Karte abdecken. Dann brauche ich auch immer Checkliste 1, Checkliste 2 und die soll dann auch immer wachsen automatisch. Und das kann ich in Trello einfach in dem Moment besser machen oder in Asana oder weiteren Tools. Also es ist gut, dass wir das jetzt hier ansprechen, aber ich glaube, wir sollten das als Hausaufgabe mitnehmen. Genau, ich gebe einfach ein, 2 Kanban-Systeme in den Hausaufgabenbereich rein, bezogen aufs Handwerk, aufs Handwerk, einmal für das klassische Aufgabenmanagement.

Und einmal vielleicht für das Anfragemanagement. Anfragemanagement ist auch nichts anderes. Karte kommt rein, Lead kommt rein, wird von A. Nach B. Immer weiter geschoben. Ja, macht kurze Prozesse. O. K., aber ich verstehe, wenn ich das so nutze, wird echt nichts vergessen. Ja, weil das ist ja quasi eine Checkliste, in der ich mich voran bewege. Ja, und ich als Chef hab einen direkten Überblick, wo die Aufgaben gerade stehen. Das heißt, ich hab Kontrolle, über Struktur und nicht über Druck oder andere Tools.

Das heißt, ich mache einen Überblick, sag, guck mal, da sind so viel Karten noch offen, warum und dann rede ich mit den Leuten. Dann stelle ich einfach mal eine doofe Frage, du, was ist denn mit der Karte da los, die lebt da schon ein bisschen länger und dann weiß ich mal, was dahinter steckt. Ist ja auch meine Aufgabe, Mitarbeiter zu helfen, das kann ja ein Grund sein, warum die nicht weitergeht. Wichtig ist halt, jede Aufgabe landet in diesem Kanban-System. Ich kann für mehrere Bereiche verschiedene, Kanban Boards machen, halt Tabellen. Aber in der Regel sind, komm ich in einem klassischen Betrieb mit 3 Kanban Systeme ganz gut aus und ich mach da alles rein, auch wiederholende Sachen, zum Beispiel jeden Freitag muss die Kaffeemaschine gereinigt werden.

Dann gibt es eine Checkliste, wird erst mal jeden Freitag um 10:00 Uhr wird eine Karte erstellt, wird automatisch eine Person dafür definiert, wissen wir, wer macht was, warum und so was und so weiter, vor allem wer macht das, Das heißt, jetzt müsste ich dadurch dich markieren, zum Beispiel jetzt im am Freitag Kaffeemaschine reinigen und dann steht erstmal Entkalk auffüllen, eine Checkliste, dann im Endeffekt Wasser nachfüllen, dann Reinigungsprogramm laufen lassen, Wasser entleeren und dann muss ich am Ende alle 5 Sachen abgehakt haben und dann bin ich mit dieser Karte wirklich fertig.

Gibt es vielleicht ein Loom Video im Betrieb, wo jemand, der eben schon mal die Kaffeemaschine sauber gemacht hat, das über Loom aufgenommen hat und dann kann ich es mir einfach anschauen. Ja und am besten in der Karte einfach hinzu, der Link ist in der Karte drin, die wird immer wiederholend wieder erstellt und wenn ich es nicht mehr weiß, klicke ich einfach in die Aufgabenbeschreibung rein und guck mir an, wie es geht. Das hatten wir schon mal, wer macht was, wann, wie und, und am besten auch warum.

Warum? Das kommt mir bekannt vor als Thema eines Podcasts, einer Folge. Jetzt gibt es aber noch was anderes, was oft auch vergessen wird, sind E-Mails. Ich unterscheide bei E-Mails immer in zwei Kanälen. Kanal 1 ist, wenn ich was persönlich bekomme, an meine E-Mail-Adresse oder an ein zentrales Postfach, an die Info-Ad-Adresse beispielsweise. Die Info-Ad-Adresse ist für mich eigentlich immer ein Ticketsystem. Jede E-Mail, die als auf die Info at Adresse reinkommt, sollte, ist eigentlich nichts anderes wie 'ne Aufgabe, die muss abgearbeitet werden, weitergeleitet werden, weil es 'ne Anfrage ist oder 'ne Rückfrage vom Großhändler oder was auch immer, 'ne Rechnung, Hauptsache die Mail wird abgearbeitet.

Nicht als Chef möchte die Übersicht haben, ob die Aufgabe erledigt ist. Zusätzlich möchte ich auch haben, wenn zum Beispiel 'ne Interaktion bei der Karte, bei der E-Mail hin und her geht, für meine Mitarbeiter in A. Nur Montag, Mittwoch, Donnerstag da ist und die andere ist Dienstag und Freitag da, müssen die sich auch abwechseln können, weil sonst hab ich Verzug auf der Karte. Ja, und deswegen implementiere ich immer ein Ticketsystem auf die Info-Ad-Adresse, kann ich auch mit Trello machen. Ein Ticketsystem müssen wir, glaub ich, noch mal erklären. Ein Ticketsystem bedeutet, E-Mail kommt rein, wird nicht im E-Mail-Postfach gehalten, sondern direkt.

In Trello oder in ein anderes System übertragen und ich antworte nicht mehr aus Outlook und Co raus, sondern direkt aus der Ticket Software. Ein Ticket ist wie so, Ticket ist wie ich zieh mir ein Ticket und das muss bearbeitet werden und ich als Handwerker bin der, wo das halt bearbeitet und der, wo mir geschrieben hat, zieht sich ein Ticket. In der Regel wird dann auch unten eine Nummer vergeben in Grau, die sieht man in der Regel nicht in der Mail, wenn ich wieder hin und her antworte und dass ich mir immer auch wieder auf auf dieses Ticket beziehen kann. Also es ist quasi ein Bearbeitungsticket für mich intern.

Einer meiner Mitarbeiter oder ich selber erhält dann dieses Bearbeitungsticket und muss sich darum kümmern und der, der die Mail geschrieben hat, kriegt quasi noch ein Nimmerchen zurück für Rückfragen. Genau und das coole ist, ich sehe halt sofort, wenn was reinkommt, ist es noch zu erledigen. To do in Bearbeitung, haben wir vorher schon gehabt und wenn die Konversation beendet ist, geht es auf erledigt. Warum seh ich das? Weil es wieder in diesem Kanban-System abgebildet wird. Das heißt, 'n E-Mail ist nicht mehr, wie man es kennt, im Postfach, sondern in der Tabelle plötzlich im System.

Das heißt, das System zeigt mir auch Bearbeitungsstatus an. Ja, das ist, glaub ich, ganz wichtig und die Historie und ich kann danach danach noch ganz weitere, viele weitere Sachen, Vorlagen relativ einfach nutzen. Ich hab 'ne komplette Transparenz und ich hab wieder komplette Übersicht, ob meine E-Mails wirklich bearbeitet sind. Das haben wir wieder Kontrolle über Struktur. Heißt ein E-Mail ist an sich an nichts anderes als eine Aufgabe. Dafür hast du doch bestimmt neben Trello noch andere Tipps, oder? Ja, es gibt eigentlich zwei Ticketsysteme.

Eine Erweiterung für Trello, dann bleibt es im ganzen Universum, da kann man sehr viele Erweiterungen machen und dann gibt es noch weitere große Anbieter wie Zoho oder HubSpot, kostet aber in der Regel mehr. Gut, jetzt haben, Hausaufgabe wissen wir schon. Ja, da haben wir eigentlich alles dazu erzählt. Drückt euren Betrieb in Checklisten und Kanban-Systemen, dann werdet ihr nie mehr was vergessen. Und was ist unser Satz des Tages?

Kontrolle über Struktur. Na, ich wäre jetzt eher bei 'jede Baustelle ist eine Checkliste' gewesen. Sag nochmal, jede Baustelle ist eine Checkliste. Das unterschreibe ich so, darüber machen wir einen ganzen Podcast. Ich freue mich drauf. Ich auch. Danke. Ciao. Das war der Podcast. Das Handwerk macht kurze Prozesse. Mehr Infos über uns unter www.sbz-online.de oder unter www.e-learning-plus.de oder in unserem WhatsApp Channel.

Den Link findet ihr direkt in der Beschreibung. Vielen Dank fürs Zuhören.