#16 Kommunikation: Mitarbeitergespräche

Herzlich willkommen zum Podcast „Das Handwerk macht kurze Prozesse“. Ich bin Dennis Jäger. Und ich Martin Sommer. Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden. Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe. Lieber Dennis, wann war eigentlich dein letztes Mitarbeitergespräch? Letztes Jahr um die Zeit ungefähr und es war nicht nur 1, es waren mehrere, weil zum einen spreche ich ja mit meinem Chef, aber als Chefredakteur spreche ich ja auch mit meinen Mitarbeiterinnen. Weißt du eigentlich, was so die Vorurteile sind von so einem Mitarbeitergespräch?

Absolut. Ich nehme mir bewusst Zeit, um meinen Mitarbeiter besser zu verstehen und ihn eben nicht nur im Arbeitsalltag zu sehen und kennenzulernen. Und ich mach gern immer 'ne Metapher aus dem Handwerk. Die Wand kann von außen schön aussehen, die ist schön gestrichen, aber ich guck mal, was in der Wand ist. An dir ist schon 'n Poet verloren gegangen. Ich könnt schon wieder 0,50€ glaub ich noch reinsetzen. Nein, nein, nein, das ist schon 'n schönes Beispiel. Gehen wir aber mal kurz auf die Vorteile für Mitarbeitergespräche ein.

Wichtig, ich hab 'ne Übersicht über das Team, über die Leistung und die Motivation und Und natürlich gibt es Feedback in die eine hohe Richtung und Feedback in die andere Richtung zu mir. Das heißt, das in beide Richtungen. Ich kann Raum für persönliche Anliegen, Ziele und Weiterentwicklung, Karriereperspektiven machen. Das ist der Vorteil für den Mitarbeiter. Ja, ich kann sagen, was macht er gut, was macht er nicht so gut. Kann auch über das Finanzielle in dem Moment reden. Ich hatte vor ein paar Tagen ganz spannendes Gespräch mit einem Heizungs-Sanitär-Geschäftsführer aus Köln.

Der verhandelt explizit Gehälter nur im Mitarbeitergespräch. Das heißt, jeder weiß, es gibt über Geld redet man nicht unter dem Jahr, sondern immer im Januar und Februar. Aber ist auch O. K., wenn es einen fixen Zeitpunkt hat. Ja genau, und im Mitarbeitergespräch, man kann auf Wünsche eingehen, Arbeitsweisen verbessern und wichtig, es ist nicht nur in die eine Richtung, sondern auch immer in die andere Richtung. Aber Dennis, wie führt man eigentlich so ein Mitarbeitergespräch? Hat Ja, also wir haben einen Fragebogen, tatsächlich ja, den wir durchgehen, gemeinsam, wo eben die verschiedensten Sachen angesprochen werden, fachliche Kompetenz, persönliche Zufriedenheit, all diese Sachen, hat sich in den letzten Jahren im Verlag etabliert und mittlerweile halte ich es für 'n gutes Instrument.

Am Anfang erschien mir das alles 'n bisschen lästig, aber ja, das ist O. K. Wie macht ihr es? Wir haben im Endeffekt auch 'n Fragebogen, Und diesen Fragebogen bekommt der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber genau der gleiche und den müssen beide den gleichen Fragebogen ausfüllen. Warum das Ganze? Weil ich die Selbst und Fremdwahrnehmung im Endeffekt übereinander legen müsste.

Wenn die, wenn die Selbst und Fremdwahrnehmung ganz weit auseinander ist, die Mengen, also die beiden Kreise, wenn man das sieht, nicht übereinander sind, Dann haben wir wahrscheinlich 'n Problem. Das geht aber in beide Richtungen, ne, wie seh ich als Chef den Mitarbeiter und wie sieht der Mitarbeiter mich als Chef? Ja, aber ich muss den Fragebogen ausfüllen oder Projektleiter, je nachdem, wo mit dem halt viel zusammen tut, zusammenarbeitet. Ich muss mich in den, ich füll als Chef oder als Projektleiter den Fragebogen so aus, als wäre ich der Mitarbeiter.

Also unser Thema heute, Mitarbeitergespräch. Ja, ganz wichtig. Das war schön gepunktet. Und wir gehen, ganz wichtig, jetzt erstmal auf das Johari-Fenster ein. Oh, jetzt kommt wieder was, was wir erklären müssen, das macht kein Mensch. Ja, aber wir sind beim Fenster. Wir haben ja ein Fenster, da haben wir Sprossen, immer so links und wir machen ein Kreuz. Das heißt, wir haben vier, wie nennt sich das, Glasfenster, die geteilt sind. Also, ich habe meinetwegen ein quadratisches oder rechteckiges Fenster, da ist ein einfaches Fensterkreuz drin und ich habe vier gleich große Felder.

Genau. Und jetzt können wir den, können wir das einteilen? Das ist ein bisschen wie ein Diagramm, oder? Ja, genau. O. K. Das heißt, wir haben in dem einen, in dem links oben zum Beispiel, den anderen unbekannt, mir bekannt. Das heißt, einmal unbekannt bekannt, halt der Mitarbeiter ist unbekannt, mir sind die Themen bekannt als Chef. Unten sind beide unbekannt, das heißt der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber wissen nichts drüber. Das heißt, das bleibt wahrscheinlich auch unentdeckt.

Dem Arbeitnehmer ist bekannt, mir ist nicht bekannt oder beide ist bekannt. Das klingt jetzt erstmal, wenn wir es so auf der Tonspur erklären, ziemlich, ja, es ist schwer zu verstehen. Lass mich raten, wir packen so ein Joharifenster in die Hausaufgaben. Genau, gut und das Wichtige ist, es gibt 3 die 3 Bereiche sind eigentlich wirklich O. K., die passen, das heißt, darüber musst du nicht sprechen. Der wichtigste Bereich, wo eigentlich wir drüber sprechen müssen in dem Mitarbeitergespräch, ist der blinde Fleck.

Das heißt, der blinde Fleck, das kenn ich nur aus der von der Netzhaut im Auge. Ja, und jetzt stell mal vor, du machst deine Augen zu und ich seh dich. Ja, das heißt, das ist der blinde Fleck in dem Moment. Das heißt, du als Arbeitnehmer ist das Thema unbekannt und mir ist bekannt. Mhm, mhm, und das auf in dem Bereich, den müssen wir auch arbeiten, weil was bringt mir das? Wenn ich den Bereich besser mache und da näher zusammenkomme, das heißt, dann kommen meine beiden Kreise, wenn ich den blinden blinden Fleck erarbeite, näher zusammen, dann arbeiten wir im Team und in der Firma besser zusammen und zusätzlich steigert es dann auch daraus die Motivation.

Also, wir sind Jäger des blinden Schatzes, quasi. Ja, genau, des blinden Fleckes. Wie finde ich den durch Feedback? Aha, wie gesagt, ich finde 2 Themen, 2 Richtungen, echt gut für Feedback Geschichten. Einmal den Feedbackbogen, Den Fragebogen, was wir hatten und einmal die Retrospektive. Oh jetzt. Aber dazu sollten wir eigentlich, glaube ich, eine extra Folge machen. Ja, Retrospektive klingt auch sehr nach Kunstausstellung. Ja, vielleicht machen wir das nächstes Mal. Das ist ein sehr spannendes Thema. Aber weiter zum Mitarbeitergespräch.

Wenn wir das mit dem Feedbackbogen machen, gibt es ein paar grundlegende Regeln. Egal was man tut beim Mitarbeitergespräch. Wichtig, man macht es mit allen. Mhm, entweder keiner oder alle. Was würdest du vor, musst denken, du wirst jetzt als einziger von 20 Leute zum Mitarbeitergespräch verdonnert. Ja, gut, geht nicht. Ja, also alle, die Gespräche sind immer zum gleichen Moment im Jahr. Das heißt, du hast letztes Jahr jetzt vor einem Jahr gehabt, du hast wahrscheinlich morgen auch, vielleicht, vielleicht.

Nee, also wir nehmen diese Podcasts ja ein bisschen vor der Zeit auf, bevor sie ausgestrahlt werden. Im Moment hab ich noch keinen Termin, Wie sieht es bei euch aus, seid ihr schon durch? Wir gehen weiter, es sollte 'n fester Termin sein, also nicht zwischen Tür und Angel, das heißt nicht, komm mal schnell rein, wenn wir schon schwätzen, sondern angekündigt mit Vorlauf und es soll objektiver Fragebogen sein, nicht was machst du alles schlecht, sondern beide Richtungen.

Und jetzt ganz wichtig, 'n neutraler Ort. Was bedeutet für dich 'n neutraler Ort denn es? Na, im Idealfall geh ich sogar aus dem Betrieb raus, ja, und mach das vielleicht in 'nem Besprechungsraum irgendwo anders. So, wenn ich das nicht habe, sollte ich im Betrieb 'n Ort suchen, wo ich nicht gestört werde, ja, wo wir in Ruhe sitzen können, was aber weder mein Büro ist, noch der Arbeitsplatz des Mitarbeiters. Und die Leute sollten vielleicht auch nicht reinschauen können. Ja, es gibt nichts Schlimmeres, wenn man Mitarbeitergespräch hat und es theoretisch vielleicht eskaliert und dann so dann plötzlich sagt, guck mal, da hat sich mit dem gestritten.

Und ein anderer Punkt, es sollte pünktlich beginnen. Pünktlich bedeutet, ich muss nur nicht nur kurz auf Baustelle, sondern 15 Uhr, 15 Uhr und nicht 15:05 Uhr. Wie viel Zeit sollte ich dafür einplanen? Stunde, eineinhalb Stunden pro Mitarbeiter schon. Aber wichtig, es ist die Aufgabe eines Chefs, sich um seine Mitarbeiter zu kümmern. Nicht von der Baustelle von A nach von der Baustelle von A nach B zu rennen.

Nochmals hier der Hinweis auf den Stundenplan, den wir mal hatten in den Hausaufgaben. Strukturiert euren Tag. Ihr könnt wirklich Time Slots machen, wo ihr Mitarbeitergespräche führen könnt. Ja, also einfach dem Tag eine Struktur geben mit quasi wie eine Art Stundenplan und ab und zu dann, wenn ich nämlich einplane, ist da auch mein Mitarbeitergespräch mit als Fixpunkt drin. Und dann zählt eben auch kein Waschbecken, was noch an die Wand geschraubt werden muss und kein Kundenverkaufsgespräch, sondern dann gilt es genau.

So, jetzt haben wir schon mal besprochen, wie man den blinden Fleck quasi ein Stück weit, wie nennt man das dann, unblindet, wie man ihn herausfindet, herausfindet und sichtbar macht, ja, wie man den blinden Fleck sichtbar macht, und wie stelle ich dann diese Themen quasi in den Mittelpunkt unseres Gesprächs oder eben der künftigen weiteren Zusammenarbeit? Wir haben wieder 'n Prozess, ja wichtig, der Prozess beginnt nicht im Mitarbeitergespräch, schon 2 Wochen davor.

Mhm, ich lade ihn am besten über einen Outlook-Termin, wenn man 'n schönes Microsoft 365 Universum hat, lade ich ihn sicher ein. Er bekommt den Feedbackbogen. Frühzeitig zugeschickt und explizit, du musst ihn ausgefüllt mitbringen, als Mitarbeiter oder als Projektleiter, wenn es der Projektleiter macht. Beide füllen den aus, auch der Chef muss den ausgefüllt haben zum Gespräch und nicht kurz vor knackig, sich auch Gedanken drüber machen.

Es ist ja auch wichtig, was da passiert und dann geht es im Endeffekt um den Beginn des Gesprächs pünktlich und ich empfehle es immer erst mal, macht erst mal Smalltalk. Je größer die Firma ist, desto weniger sieht man vielleicht die Leute. Je digitaler man unterwegs ist, desto weniger sieht man die persönlich. Redet erst mal 'ne Viertelstunde, wie es der Familie, wie es der Kinder geht. Ja, also die Feststellung haben wir auch gemacht, ja, dass Leute, die eh im Team eng zusammenarbeiten, da ist das Mitarbeitergespräch schon 'n bisschen anders, wie jemanden, den ich vielleicht einmal die Woche 'ne Stunde seh.

Ja, aber rede doch erst mal drüber mit ihm, wie es so geht und dann und dann legt wirklich ganz transparent die beiden, Zettel nebeneinander, bitte deckt immer Frage zur Frage auf, weil sonst fängt der Mitarbeiter alles auf einmal an zu lesen. Und dann arbeitet ihr Schritt für Schritt, Frage zu Frage durch. Ach so einen Feedbackbogen haben wir natürlich in der Hausaufgabe und vor unserem Fragebogen. Und dann formuliert, wenn es ein Kritikpunkt kommt, vielleicht stimmt ihr überein, dann sind die beiden Kreise sehr übereinander, wenn die nicht übereinstimmen, formuliert bitte eure Kritik immer, Wahrnehmung,

Dann die Wirkung und dann der Wunsch. Jetzt wäre es doch schöner Moment für ein Beispiel. Frage 1 in dem Fragebogen ist Kommunikation gegenüber den Kunden. Da, da läuft die Begrüßung rein, die Beratung und aber auch die Übergabe der Heizung oder des Badezimmers. Wie siehst du dich da, Dennis? Du musst natürlich jetzt ankreuzen, positiver Smiley, neutraler Smiley oder negativer Smiley. Also, Ist das dann aufs ganze Jahr bezogen?

Meistens mache ich das natürlich mit einem positiven Smiley. Genau, und jetzt machen wir mal beide Varianten durch. Ja? Okay, Dennis, sehe ich genauso. Machen wir weiter mit einer extra Frage. Das war einfach. Variante 2: Du, lieber Dennis, ich habe da eine andere Beobachtung gemacht. Du hast beim letzten Kunden nur „Guten Morgen“ gesagt und mit dem Kunden nicht das Vorgehen besprochen. Der Kunde wusste nicht, wie er seinen Tag nun einteilen soll, ob er da bleiben soll oder so weiter. Mein Wunsch wäre es, dass wir beim nächsten Mal mit dem Kunden kurz Smalltalk machst und ihm mit ihm dann das Vorgehen besprichst.

Beobachtung, Wahrnehmung, Wunsch. Wie fühlst du dich, wenn du das so bekommst? Ja, das ist natürlich erstmal ganz gut abgeholt. Aber ich sag doch nicht nur muffelig 'Guten Morgen'. So, und jetzt wird es spannend. Jetzt kann es natürlich eine Diskussion ausarten. Ja, es ist ein Gespräch, ist ein Mitarbeitergespräch. Ja, Gespräch ist nicht monolog. Monolog bedeutet, wer redet? Der Chef. Wir müssen dann über solche Punkte noch sprechen.

Erstmal Beobachtung, Wahrnehmung, Wunsch. Schon mal besser formuliert wie: 'Jetzt schwätz mal mit den Kunden besser.' Ja, ja, ich hatte einen schlechten Tag. Ist eine Ausrede und dann kann man halt und jetzt fängt Gesprächsführung an. Wichtig, über dieses Thema Gesprächsführung können wir auch wieder ewig reden, wie man dann weitergeht, aber das muss natürlich jeder Chef für sich wissen, was kann er in dem Moment, wie gut ist er, was passiert, wenn er Gegendruck bekommt, ja ich habe so wenig Zeit, du planst mir meine Baustelle zu wenig, gibst mir da zu wenig Zeit dafür, deswegen bin ich das so schnell.

Dann, muss man natürlich auch selber Sachen reflektieren können und sagen, danke für dein Feedback und dann geht man halt weiter. Und dafür ist das so wichtig, weil das passiert nicht zwischen Tür und Angel, das ist der Ort dafür ist das Mitarbeitergespräch. Genau, wenn wir aber dann so mit den 3 Smileys durch den Fragebogen durch sind, kommen noch offene Fragen. Was sind eigentlich deine Ziele? Dann meine Lieblingsfrage, hat eine Friseurin, ja auch Handwerk, formuliert, Gibt es was, dass du verändern würdest, wenn du Chef wärst?

Und solche Fragen muss man aber aufpassen, wenn man die stellt, da muss ich als Chef auch kritikfähig sein. Was würde dich als Kunde stören? Auch so ein Perspektivwechsel. Ja, aber da kommen vielleicht gute Verbesserungsmöglichkeiten raus. Wichtig, man kann sehr kreativ in den ganzen Geschichten werden. Wir stellen den Fragebogen rein. Es wird diesmal kein PDF sein, sondern ein Word-Datei, den ihr selber bearbeiten könnt. Ein, was eine Word-Datei, eine Word-Datei. O. K., also streicht bitte die Sachen raus, die ihr nicht handeln könnt.

Ja, so jetzt haben wir ja sehr viel über das Mitarbeitergespräch gesprochen, aber noch kein bisschen Technik erwähnt. Das ist so ungewöhnlich in unseren Folgen, sonst reden wir auch immer über Technik. Ja, ich hab 'ne Zeit lang immer Blaut empfohlen, Blaut, H.I. Oder wie man das ausspricht, kann man auf den Tisch legen und es transkripiert das Gespräch automatisch mit. Wir buchstabieren mal kurz PLAUD.A.I. Ist die Internetseite. Ja, genau. Kann man auch für Telefonzusammenfassen, habe sehr positive Einsatzzwecke, aber eigentlich brauche ich es nicht.

Wenn ich die beiden Fragebögen habe und ich dann noch die Ergebnisse auf dem Fragebogen kurz drauf schreibe, lass sie einmal durch den Kopierer durch, Du kriegst zwei, halt ein Durchzug, ich krieg einen Abzug, die werden im Endeffekt abgelegt. Und ganz wichtig vorher unterschrieben. Ja, von beiden. Ja, richtig. Beide unterschreiben das, was sie besprochen haben. Ja. Und dann ablegen, scannen, vielleicht in den passenden Ordner rein oder halt die Mitarbeiterakte und fertig. Und im nächsten Jahr bespricht man die Ziele vom letzten Jahr.

Ihr braucht keine Zusammenfassung vom Gespräch, es steht eigentlich alles auf den Fragebögen. Wieder hier ein schlechter, analoger Prozess, ist ein schlechter digitaler Prozess, wenn ich im Nachgang alles das Gespräch mit Stichpunkte mache. Nein, das die Stichpunkte sind schon da und das Ergebnis muss dann auf dem Dokument fixiert werden und darum geht es nicht, wegen Kuchen gab es gestern oder wegen Schweinebraten gab es gestern. Und die Hausaufgabe, die dann da jetzt an die Folge dran gehangen wird, ist das ein Fragebogen, der aus dem Handwerk kommt oder ist das.

Einer, den ihr quasi für euch nutzt. Das ist explizit ein Fragebogen, den wir mit einer Kundin erarbeitet haben, bisschen abgewandelt. Kommt explizit aus dem Handwerk, Friseurhandwerk. Schaut rein, aber bitte immer mit der Brille. Wenn ihr keine Kritik ertragen könnt, streicht bestimmte Sätze oder Fragen raus. Lieber Martin, wie schließt du diese Podcastfolge ab? Mit einem positiven Smiley, einem neutralen Smiley oder einem negativen Smiley?

Ich gebe mir mal wieder einen blinden Fleck. Okay, danke. Tschüss. Das war der Podcast? Das Handwerk macht kurze Prozesse. Mehr Infos über uns unter www.sbz-online.de oder unter www.e-learning-plus.de oder, In unserem WhatsApp Channel. Den Link findet ihr direkt in der Beschreibung. Vielen Dank fürs Zuhören.