#17 Kommunikation: Retrospektive – gut, besser & schlecht

Herzlich willkommen zum Podcast "Das Handwerk macht kurze Prozesse". Ich bin Dennis Jäger und ich Martin Sommer. Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden. Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe. Lieber Martin, ich habe die letzten Nächte echt nicht gut geschlafen. Ich habe mich ständig gefragt, wie werden wir eigentlich besser? Zwei, aber auch wir auf unserer Arbeit und natürlich Handwerksbetrieben. Lieber Dennis, indem man sich mit seinen eigenen Fehlern auseinandersetzt.

Das ist aber nicht jedem gegeben, das gut hinzubekommen. Ja, deswegen soll ich dir nochmals eine Geschichte aus meiner IT-Zeit erzählen, die fürs Handwerk vielleicht ganz gut wäre und wie man wirklich besser wird. Das hatten wir schon mal, dass du sehr weit zurückgegangen bist und der Lerneffekt war enorm. Komm, raus damit. Ja, gerne. Aber, als ich noch jung war. Als ich noch jung war, als ITler hatten wir immer die ganzen Features, die Programmentwicklung.

Wir hatten schon den Übertrag zur Baustelle gehabt. Alle zwei bis drei Wochen war so ein Sprint, das heißt wir haben immer zwei, drei Wochen Zeit gehabt, bestimmte Features zu implementieren, Baustellen fertig zu machen. Gab es immer eine Retrospektive. Das waren jetzt zwei Wörter, da müssen wir nochmal kurz darauf eingehen. Was meinst du mit Sprint? Also Sprint kenne ich noch von Jugend trainiert für Olympia, ich habe es gehasst, aber du meinst was anderes? Nein, eigentlich meine ich das Gleiche. Wir rennen von der einen Baustelle zur anderen Baustelle, das heißt wir definieren ein Rennen und in diesem Rennen werden X Features, X Baustellen fertig gemacht.

Ich sage zum Beispiel innerhalb von zwei Wochen möchte ich vier Wärmepumpen eingebaut haben. Oder 5 Dächer gemacht haben. Das heißt, ich definiere ein in meinem Zeitraum, in der Zeit diese Baustellen gemacht werden. Also ein Sprint ist quasi eine Aufgabenzusammenfassung, ja, noch größere, mehrere Features, mehrere verschiedene Baustellen halt zusammengefasst, vielleicht hier ein Bad, hier vielleicht das und dann bespreche ich am Anfang eines Sprintes, bespreche ich mal kurz alle Baustellen. Innerhalb von einer Viertelstunde. Also ein Sprint ist auch ein ein Austausch, ein eine Besprechung.

Genau, das ist 'n Zeitraum, da passiert was. Am Anfang wird erstmal festgelegt, was wird in den 3 Wochen alles gemacht und nach diesen 3 Wochen wird besprochen, wie lief, wie liefen die 3 Wochen. Dazwischen hab ich Aufgaben, Checklisten, morgendlich immer meine Gespräche gehabt. Aber das viel wichtigere Wort, was eben gefallen ist, ist ja Retrospektive und und das kenne ich ja eigentlich nur von Ausstellungen, was so Kunst und so betrifft. Kannst du da ein bisschen was genauer dazu sagen? Nee, ich gehe so selten in Museen, ich oute mich hier jetzt mal.

Wir können über Retrospektiven von Rockbands sprechen, aber das ist wieder ein anderes Thema. Ja, aber wichtig, wir am Ende der Retrospektive, am Ende eines Sprinters, haben wir einfach zurückgeblickt und wir haben uns 3 Fragen gestellt, eigentlich nur 3: Was war gut? Was war schlecht, beziehungsweise netter formuliert, was war nicht gut und was wollen wir besser machen. Also eine Retrospektive ist quasi ein Meeting mit Struktur, wo man zurückblickt. Ja und jeder Mitarbeiter muss etwas dazu sagen.

Und das ist jetzt wichtig. Ja und jetzt fängt es an zu unserem Podcast zum Beispiel. Was war gut? Ich fange an, es gibt guten Kaffee. Ja, ich finde es toll, dass wir das Phrasenschwein eingeführt haben. Ich find es schön, dass du wieder gesund bist. Ja, dazu muss man wissen, dass ich krank war. Das sind alle und das geht so lange im Kreis, bis niemand mehr was weiß. Aber was bedeutet das? Jeder muss ran. Was war nicht gut?

Das Kabel von unserem Aufnahmegerät war nicht da. Ja, stimmt und dann hat der Rechner manchmal Aussetzer und nimmt gar nicht auf, wenn wir sprechen. Dann müssen wir immer ein Auge drauf haben. Der Kaffee war kalt, nur also wenn du so langsam trinkst, aber gut, aber aber immer abwechselnd hin und her. Wenn ich ein größeres Team hab, ich kann auch 2 Baustellenteams zusammen zusammennehmen, die ungefähr die gleichen Baustellen machen. Es muss immer im Kreis gehen, weil ich möchte, dass jeder mitmacht, weil sonst gibt es die Leute, die ein großes, wie formuliert man es ganz nett, ein großes Organ haben und sehr viel reden.

Die nehmen sehr viel Platz ein, Die negativen Leute beschweren sich eh immer und die eigentlich zufrieden sind oder ruhig sind, die sagen gar nichts dazu. Es ist aber auch nicht jedermanns Sache, dieses Reflektieren, ja, obwohl es an sich einfach ist. Aber dadurch schaffe ich es, dass meine Mitarbeiter teilnehmen und bisschen mitdenken und als Projektleiter muss ich die 15 Minuten nach ein, nach den 3 Wochen Zeit nehmen, und wenn jemand nichts mehr weiß, muss er explizit nachfragen.

Hast du nicht noch, dir fällt bestimmt noch was ein. Also ich nutze das quasi, um aus der jüngeren Vergangenheit zu lernen. Genau, da kommt doch bestimmt 'ne Struktur dahinter, oder? Ja, jetzt kommen wir zur letzten Frage, was wollen wir besser machen und wichtig, wir können immer nur 3 Sachen besser machen, mehr geht es nicht. Wenn ich da jetzt auch im Kreis anfange, wir können aufzählen, was wir besser machen wollen im Kreis, Aber man wählt drei Sachen aus, worauf wir den Fokus legen.

Weil man es schaffen kann. Und diese drei Sachen besprechen wir in der nächsten Retrospektive, ob wir es erreicht haben. Wenn nicht, kommt nichts Neues dazu, es werden immer die drei Sachen erst abgearbeitet. Und wenn wir hier was definieren, was wir besser machen wollen, sollten wir das auch so definieren, dass sie smart sind, smart, was ganz tolles aus dem Marketing. Das heißt unsere Ziele müssen spezifisch sein, das heißt, eindeutig und klar. Dafür steht das S. S. Sie soll messbar sein, das heißt ich muss am besten Kennzahlen haben.

Zum Beispiel was war nicht gut? Ich war fünfmal beim Großhandel. Was wollen wir besser machen? Wir wollen nächstes Mal nur zweimal zum Großhandel pro Baustelle fahren. Besser kommissionieren. Ist messbar. Die Ziele sollten natürlich auch erreichbar sein. Wenn ich kein Auto habe, wo ich keine Fittinge reinmachen kann oder ich keine, dann muss ich wahrscheinlich öfters irgendwas machen oder bestellen. So, wobei jetzt muss man hier kurz erklären, wir reden über Smart S. M. A. R. T. Kriterien und die Stichwörter, die dahinter stehen, also spezifisch ist das S.

M., ist das messbar, erreichbar ist achievable, passt jetzt nicht ganz, weil es ist ein der Begriff kommt aus dem Englischen. Das, aber das Beste ist hier, achievable, noch 'n gutes Beispiel dazu, ist ein Affe wird in der Regel nicht sprechen können, mhm, ein Kind aber schon, Das heißt, wenn ich zum Beispiel sag, Affe spricht, das wird nicht funktionieren und realistisch, das war vorher bisschen verschwommen, ist das, wenn ich kein Auto hab, um was irgendwo Material zum Lagern oder um was zu tun, dann kann ich natürlich das Ganze auch nicht erreichen und wichtig, es muss terminiert sein.

Bis zum nächsten nächsten Besprechung in 3 Wochen muss das besser sein, wird es wieder besprochen. Das heißt, ich hab 'ne Terminierung dahinter. Also mein Ziel, das was ich verbessern möchte, muss natürlich auch im Rahmen des Möglichen, erreichbar sein. Es sollte auch realistisch sein. Also, kann ich das überhaupt mit den vorhandenen Ressourcen stemmen und dann ganz klar, wenn man keinen Termin dahinter legt, wird es irgendwann doch wieder unter den Tisch fallen. Genau, machen wir das mal ein Beispiel für 'ne Wärmepumpenbaustelle durch.

Ja, wir stellen uns vor, wir haben jetzt 'ne Wärmepumpe eingebaut. Oh Gott, mehrere, da fallen mir nur negative Sachen ein. Oh, jetzt waren am Freitag in der Musikprobe, Mein Nebensitzer, meine Nebensitzer, beide haben sich 'ne tolle Wärmepumpe gegönnt. Da kann ich jetzt gleich viel aufzählen, was nicht gut war. Ja, dann also fangen wir erst mal gut an. Also, was ist gut gelaufen? Ja, bei der Wärmepumpe, ganz sicher, wenn man sie gut verkauft bekommen hat. Wir haben sie gut verkauft, es war 'ne 'ne schöne große Wärmepumpe.

Ich hab, wir haben ein Ausstellermodell im Objekt bekommen, das Material war vor Ort und die Kommunikation über Teams lief gut. Pläne, alle Anlagenschemata waren da. Basler lief nicht gut. Wir waren insgesamt innerhalb von fünf Tagen siebenmal beim Großhandel. Wir haben fünf Tage gebraucht. Wir haben länger gebraucht als geplant. Ja, das Fundament war falsch. Wir mussten uns sogar wegflexen. Wir mussten mehrere Kreuzungen machen.

Wir haben Vor und Rücklauf vertauscht. Die, die Abstände waren nicht hundertprozentig korrekt und so weiter. Was wollen wir jetzt besser machen? So, ich würd jetzt gucken, was hat uns in der meisten Zeit gekostet und glaube, das war das Fundament wegflexen. Ja, das heißt, wir sollten nächstes Mal noch vielleicht noch mal 'ne Checkliste haben, dass wir genau wissen, zu welcher Baumpumpe welches Fundament ist. Ja, und vor allem, wer macht es dann? Ja, welcher welcher Landschaftsgärtner. Genau, aber es war der Fehler lag bei uns. Wir haben im Endeffekt den falschen Plan geschickt.

Das heißt, wir hatten nicht eine eindeutige Zuordnung von Wärmepumpe zu Fundament. Das heißt, hier müssen wir im Endeffekt jetzt in der Projektstruktur Kritik am Projektleiter in dem Moment verbessern. Wir wollen nur noch zweimal zum Großhandel. Ja, das heißt, wir brauchen eine Standard-Materialliste, was wir immer brauchen, sicher brauchen. Und vorher eben den Bedarf abgleichen. Genau, und wir wollen die Dokumentation besser machen, weil da kann man kein einziges Bild geschossen haben.

Ja, ich hätte aber auch gern, dass die Vorlauf und Rücklauf nicht mehr vertauscht werden. Ja, das wäre noch schlimmer. Das heißt, vielleicht nehmen wir noch ein Klebeband in Blau und in Rot her und markieren dann unsere ganzen Rohre auch immer, welcher Vorlauf oder Rücklauf was ist. Für die, die Pfeile nicht sehen oder lesen können. Genau, das heißt, wir machen einfach eine farbliche Markierung. Gut, Ist doch ganz cool. Das heißt, jetzt wissen wir 3 Sachen, die wir besser machen wollen. Wer soll da jetzt alles in dieser Runde sitzen? Der Projektleiter und das Team, also eigentlich alle, die auf der Baustelle beteiligt waren, weil eine ein Team muss, ein Team besteht immer aus Projektleiter und Bautrupp, nicht nur aus Bautrupp, vielleicht auch noch die Person dabei, wo wo die ganzen Bestellungen dazu macht,

Die die Baustelle bearbeitet haben oder die Baustellen in dem Moment. Also vom Innendienst vielleicht eigentlich auch, also jemand der im Büro schafft, auch noch. Ja, wir könnten das auch digital machen, die müssen nicht ins Büro kommen, da gab es nur irgend 'ne Software von kurzem. Ah, Teams, ja, wir haben, wir haben auch schon über Teams gesprochen. Ja, genau, wir sind sehr intim, was das angeht. So, aber es gibt doch 'ne Personenobergrenze. Ja, sonst werden so Runden doch wirklich Stuhlkreis, maximal 6 Leute. O. K., Weil sonst geht es im Kreis und dann wird es eher ein Kaffeekränzchenanschluss.

Und unterm Strich reflektieren die Leute ihre eigene Arbeit. Ja und feedbackken aber sich auch im Team und da ist auch die Schattenseite. Weil wenn der Monteur A mit Monteur nicht B zufrieden ist, kann er sehr schnell sagen, der hat Fehler gemacht. Ja, es eskaliert. Ja und hier muss wieder eine Führungskraft deeskalierend wirken, man hier zur Not auch Gespräche führen und die Teams anpassen. Aber es muss doch jedem eigentlich klar sein, wenn wir uns zusammen über unsere Arbeit austauschen, werden wir alle mittel und langfristig besser.

Ja, effizienter, ja, es braucht nicht viel Zeit. Wichtig ist bei solchen Themen, wenn wir verteilt arbeiten und das beim Handwerk Standard mit Baustellen, müssen wir Tools nutzen, damit wir solche Punkte machen können. Wenn alle im Büro sitzen, Hat man einen Besprechungsraum, rennt man schnell rein, pünktlich, macht man es fertig. Wenn man ein Handwerker ist, der auf Baustellen unterwegs ist, muss man es anders regeln. Also Kommunikation und Prozesse und allen beibringen.

Und dann wird aber alles besser. Ich vermisse so ein bisschen die Technik. Es gibt diesmal auch keine Technik. Okay, also reden wir nur über macht kurze Prozesse. Prozesse. Okay, was ist die Hausaufgabe? Wir hatten es ja letztes Mal mit Blending-Poker, Planen alles drumherum hatten wir schon. Dann haben wir jetzt das Wort Sprint und Retrospektive und ich mache eine Komplettübersicht, wie eigentlich so ein IT-Leben aussieht, was ihr direkt aufs Handwerk übertragen könnt.

Da bin ich gespannt. Ja, ich freue mich. Das war der Podcast? Das Handwerk macht kurze Prozesse. Mehr Infos über uns unter www.sbz-online.de oder unter www.e-learning-plus.de oder in unserem WhatsApp Channel. Den Link findet ihr direkt in der Beschreibung. Vielen Dank fürs Zuhören.