#2 Prozesse: Wer ist schuld, wenn dein Mitarbeiter nichts kann? Du.

Herzlich Willkommen zum Podcast Das Handwerk macht kurze Prozesse Ich bin Dennis Jäger Und ich Martin Sommer Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden, Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe Lieber Martin, eine Frage, die ich mir schon immer gestellt habe, die mich auch persönlich sehr trifft Wer ist eigentlich schuld daran, wenn dein Mitarbeiter nichts kann? Ja, lieber Dennis, ich muss jetzt mal vorwarnen Du, Nein Doch Oh ja Wieso?

Ja, das erörtern wir jetzt mal gleich Schritt für Schritt Aber wir möchten noch einen kleinen Exkurs davor machen Wenn ich für die folgenden Sätze von meinen Kunden oder die Gespräche, die ich jemals hatte Jedes Mal 1 Euro bekommen hätte, Hätten wir schon eine Insel in der Karibik kaufen können Satz 1 Mein Mitarbeiter macht das nicht Mein Mitarbeiter kann nur ein Anlagenschema Ein zweites ist schon zu komplex Und eine ganz andere Hersteller Boah, geht nicht.

Meine Azubis sind zu blöd, Mein Mitarbeiter soll sich den Prozess Selbst ausdenken Er bekommt ja genügend Geld, Meine Mitarbeiter machen das so, wie sie wollen Aber nicht, wie ich es möchte, Oder noch mein Lieblingssatz Was will denn der Chef jetzt schon wieder? Aber das sind doch alles Offenbarungseide Wenn ich das als Chef sagen muss, oder?

Ja, aber oft ist die Sichtweise falsch, Ich projiziere den Fehler auf meine Mitarbeiter, Und eigentlich muss ich mich selbst reflektieren Warum die Prozesse nicht so umgesetzt werden müssen, Wie ich es eigentlich möchte Das habe ich jetzt nicht verstanden, nochmal Es gibt eigentlich zwei Ursachen für das Ganze Warum im Endeffekt der Prozess nicht klappt Die neuen Prozesse Man versagt eigentlich als Chef Bei der Einführung von Prozessen Es gibt zwei Grundregeln.

Die Regel 1 ist, dass der Prozess Den ich einführen oder eingeführt habe Einfach schlecht ist, Dann wehren sie sich alle, Möglichkeit 2 Ich habe es den Mitarbeitern nicht richtig beigebracht, Variante 1 ist doch gar nicht so schlecht, Wenn sich die Mitarbeiter wehren Weil dann sollte ich ins Nachdenken kommen, oder? Ja, aber oft bin ich ja Weil ich den Prozess mir selber ausgedacht habe Fühle mich persönlich angegriffen Dass meine Mitarbeiter das, was ich Als Energie rein investiert habe.

Schlecht finden, Und eigentlich, nicht eigentlich Man muss, wenn Feedback von einem Mitarbeiter kommt Dass der Prozess nicht gut ist Auf Deutsch gesagt, scheiße ist Dann muss ich mir selber an die Nase fassen und sagen Okay, oben das stimmt nicht Und dann muss ich nochmal mit dem Prozess Genau nochmal überlegen, was ist das? Was schief lief? Ist der Prozess scheiße? Oder war die Einarbeitung vom Prozess scheiße? Wie kann ich es besser machen? Das heißt, die Frage ist eigentlich Wie man dem Mitarbeiter den Prozess richtig beibringt.

Im ersten Schritt ist eigentlich der grundlegende Fehler Dass man den Prozess mal nicht selber durchspielt Das heißt, wenn ich einen neuen Prozess einführe Muss ich den einmal komplett selber auch gemacht haben Das heißt, nicht einfach in der Theorie irgendwas einführen Ich mache jetzt was anders Sondern ich muss den kompletten Prozess Einfach einführen und dann muss ich den Prozess einführen, Das heißt, ich muss den Prozess einmal von Anfang bis Ende Selbst gemacht, erledigt, durchgespielt haben. Danach fange ich an, den Prozess zu dokumentieren.

Dokumentation Erstmal im groben Anfang Erstmal die grobe Aktivitäten Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3 Und dann ins Feine gehen Und dann spielen die W-Fragen plötzlich wieder eine Rolle Wer macht was? Wann? Warum? Wer macht was? Wann? Warum? Und wie? Jawohl, okay Und dann, wenn ich das alles definiert habe Natürlich, ich erst selbst, Den Prozess einmal durchgespielt haben Dann mache ich mir Gedanken Wer macht was? Und so weiter Für jede Aktivität Und dann gebe ich Mitarbeiter.

Wichtig, Während der Arbeitszeit, Nicht abends auf dem Sofa, dass die es dann machen müssen Oder am Wochenende Weil dann gehen die schon in eine Abwehrhaltung, Die Zeit, um den neuen Prozess zu verstehen und zu lernen Und dann kommt der Schritt, wo in der Regel nie stattfindet Man hat den Prozess dann erklärt So und so mache ich es, Man übt mit denen nicht, Ich habe eine Idee, Ein Kunde, der hat einen neuen Prozess eingeführt Hammer schön Der hat ihn definiert.

Hat im Endeffekt digitale Tools eingegliedert Was er da nimmt Schön erklärt Wer tut was Mitarbeiter hingeschrieben Er hat ihm das dann vorgestellt Und dann hat er angefangen mit ihm zu üben, Dann war er der Kunde, der anruft Und die Bürokraft hat das Telefonat angenommen Und Daten aufgenommen, Wirkt das nicht ein bisschen komisch? Wenn man das quasi so spielt im Betrieb? Also mir käme das jetzt seltsam vor.

Wenn ich mit dem Chef so Dinge Die Mitarbeiter hat es gefallen Auch meinen Mitarbeitern gefällt es Wenn man Sachen erklärt Dann wissen sie, was sie tun müssen Weil wenn sie natürlich Sachen falsch machen Dann haben sie ein Negativerlebnis Dann sind sie demotiviert Ich kann die Leute eher Ich kann sie relativ schnell demotivieren Aber nicht motivieren Wenn ich schlechte Anweisungen gegeben habe Oder die Prozesse nicht erklärt habe Und die dadurch die Fehler machen Geht die Motivationskurve in den Keller Und ich muss gucken.

Dass meine Prozesse geübt werden Die nehmen sich Zeit Die machen das gerne Ich gehe davon aus Dass jeder Mitarbeiter, der bei euch arbeitet, Motiviert ist, seine Arbeit gut zu machen Wenn er das nicht machen möchte Seine Arbeit gut Das ist ja ein anderes Thema dann Dann sind wir auf einem ganz anderen Niveau Also dann gehe ich hin Und übe die neuen Abläufe oder Prozesse Im Idealfall in der Art Workshop-Atmosphäre, Das kann auch so eine einfache Sache sein Wie Telefonat Kunde ruft an.

Wie gehe ich jetzt Schritt für Schritt vor Damit alles sauber erfasst ist Genau, Aber kann auch in der Praxis stattfinden, Oft, Auch mein Zettelfehler Ich habe immer ein Pressesystem Ich wechsle nie mehr mein Pressesystem, Wenn es jetzt was besseres gibt Vielleicht auch Preis-Leistung besser wird, Muss ich ja dann irgendwann mit Mit dem Markt gehen, Es ist leicht zu realisieren Man muss halt dann mit den ganzen Gesellen Das üben.

Dann muss ich halt mal einen Tag sagen So jetzt heute machen wir Eine kleine Gesellenprüfung wie früher Wo wir die Presseaufgaben machen Dann machen wir wieder Z-Maße Mitte zu Mitte Und bauen wir eine kleine Anlage zusammen auf Dann können wir noch einen Wettkampf Ein Gamification-Element Wie wir beim letzten Mal mit einbringen Wer schneller fertig ist mit der Zeichnung Und mit der Anlage Kriegt ein Kasten Wasser, Oder gefärbtes Wasser Ja, Also wo wir gerade so reden, Kommt mir aber eine Sache in den Sinn.

Ich als Chef Nehme ich doch an, dass meine Mitarbeiter gut sind Weil ich habe sie doch sehr gut verstanden Und ich habe sie auch selber eingestellt Über den Einstellungsprozess und Kriterien Da reden wir mal in Ruhe drüber Ja, gut, Gibt es neue tolle Studien Wie man Leute einstellt und nach was Aber ich gehe immer davon aus Auch bei meinen Mitarbeitern Ich gehe davon aus Meine Mitarbeiter können nichts, Dann war ich auch nicht enttäuscht Dass meine Mitarbeiter nichts können Das heißt Ich gucke das Vorwissen.

Was da ist. Beziehungsweise gehe davon aus In dem Moment ist es null Und dann baue ich Schritt für Schritt darauf auf, Also diese Sichtweise ignoriert Aber dann ein Stück weit Was meine Mitarbeiter an Wissen und Know-how Schon mitbringen Genau, die Motivation ist das große Du sprichst mir jetzt gerade darauf an Was meine Mitarbeiter mitbringen Es gibt die Studien von Sackett und Kollegen Vor zwei, drei Jahren ist die rausgekommen Kann ich verlinken im WhatsApp-Kanal.

Eine kleine Grafik dazu Die haben Korrelationen mathematisch berechnet Wie man die richtigen Sachen auswählt Schieben wir auf die Seite Wir wollen einfach bleiben Ja. Berufserfahrung, Wird in dieser Studie sehr weit unten erfasst Das heißt, Lieber habe ich jemanden, der motiviert ist Richtig antwortet auf bestimmte Prüfungsfragen Situal Judgment Tests Das heißt das Ganze wieder Englisch Ich weiß, viele englische Fachwörter, Einfach, ich frage bestimmte Antworten.

Wie reagierst du, wenn du einen Schraubenschlüssel In die Badewanne schmeißt Oder runterfällst Man verheimlicht das vom Kunden Man redet mit dem Chef Man formuliert das Je nach wie der reagiert Ist zum Teil wertvoller Wie im Endeffekt Ja, der hat schon 20 Jahre auf der Baustelle gesagt, Also schätze ich das Vorwissen meiner Mitarbeiter Oder auch potenziell neuen Mitarbeiter dann Viel zu hoch ein Ja In der Bewertung der Person insgesamt Genau Okay Aber, Zu mir hat mal ein Schwabe gesagt.

Aus Ulm Wenn er 20 Jahre auf der Baustelle Mist gemacht hat, Macht er auch die nächsten 20 Jahre auf der Baustelle noch Mist, Okay. Zurück zum Thema Ja, Mist machen Wir reden gerade darüber Wenn der Mitarbeiter Nichts kann, Bin ich eigentlich schuld Ja, Was ist denn dann Wenn mal wirklich gravierende Fehler passieren Die, für die ich als Chef tatsächlich vielleicht nichts kann.

Fehler sind eigentlich das Wertvollste im Unternehmen. Man regt sich im ersten Moment darüber auf, wenn was passiert, wenn dann irgendwas brennt, irgendein Muffen abbrennt, ja schön und gut. Aber aus Fehlern lernen, Fehler ansprechen, das ist irgendwie heute auch aus der Mode geraten. Wenn ein Fehler passiert, macht ein weiterer Mitarbeiter den Fehler auch. Das heißt, man sollte den Fehler dokumentieren und ans Team weitergeben, objektiv bewerten und sagen, dass der Fehler passiert ist, nicht auf Personenebene, wer es gemacht hat, sondern der Fehler ist passiert.

So, das war die Ursache. So beheben wir das und so können wir den verhindern in nächster Zeit. Das heißt, wir werden durch Fehler besser. Es passieren auch viele Fehler im Büro, bei Abrechnungen, Angebote. Fehler ansprechen, was möchte ich besser machen? Wenn man aus in der Informatikbereich gibt es so, da gibt es halt Besprechungen, da fragt man, was war gut, was war nicht gut und was wollen wir besser machen? Ein klassisches Scrum nennt sich das ganze oder Kanban-System.

Lohnt sich auch auf das Handwerk zu übertragen. Jeder Fehler hat Lernmomente. Das heißt, ich führe eine transparente Fehlerkultur ein. Das ist auch ein Schritt auf dem Weg, Mitarbeiter besser zu machen. Ja, und vor allem aus dem Stress raus zu kommen, immerhin die die Fehler selber beheben zu wollen. Und mit etwas Glück verhindere ich, dass dieselben Fehler immer wieder auftauchen. Genau, und gleichzeitig mache ich das Onboarding, wenn ich neue Mitarbeiter einstelle, das Onboarding, die Einarbeitung, sogar effektiver, weil ich gehe ja davon aus, der neue Mitarbeiter startet auch bei.

Null. Und ich gehe davon aus, der Mitarbeiter macht die gleichen Fehler und dann verhindere ich eigentlich damit gleichzeitig die Fehler beim Mitarbeiter. Jetzt müssen wir nur kurz erklären, Onboarding, da sind wir wieder bei einem englischen Ersatzbegriff. Eigentlich geht es darum, wie führe ich Mitarbeiter in meinen Betrieb ein und was gebe ich ihm an Wissen schon quasi von Tag eins mit. Da gibt es ja verschiedene Möglichkeiten. Also es macht sicherlich keinen Sinn, jetzt ein Fehlertagebuch zu führen. Ja, wenn das dann irgendwann 100 Seiten hat, das neuen Mitarbeitern in die Hand zu drücken und zu sagen, les.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, das zu machen. Früher hat man einfach eine Pinnwand gemacht und die Fehler, die Baustellenbilder, oder eine Mappe gemacht. Ist für mich okay. Ist schon viel mehr, als man es gar nicht macht. Es gibt auch die Möglichkeit, hier ein Lernmanagementsystem aufzusetzen, wo ich dann kurz ein Video mach, was falsch war von dem Foto oder das kurz bespreche. Oder ich mach eine Wissens K.I. Datenbank, wo ich das Ganze einspiele und dann kann ein Mitarbeiter von einer Baustelle, hey, guck mal, das ist die und die Baustelle, welche Fehler denn so passiert, dann bekommt er noch mal aktualisiert die Fehler direkt bei einer Baustelle gesagt, wie passiert sind.

Wir reden jetzt so ganz locker aus der Hüfte über Lernmanagementsystem und KI-Aufsetzen. Das sind alles Themen, die werden wir später noch mal uns im Detail angucken, aber es ist wichtig, sie jetzt einmal anzusprechen. Genau. Aber wichtig ist von der Zusammenfassung, jetzt fiel schon die Technik rein. Ich habe ja anfangs gesagt, immer die analoge Prozesse als Erstes. Wir sind im Prozess, nicht in der Umsetzung. Nicht in der Umsetzung. Immer erst selbst machen, dann dokumentieren.

Dann das Vorwissen der Mitarbeiter analysieren. Null die Mitarbeiter. lernen während der Arbeitszeit, dann üben die, trainieren sie während der Arbeitszeit und dann kommt die Optimierung durch die Fehlerkorrektur und die Dokumentation der Fehler. Wenn ein Schritt von den S6 fehlt, dann kommen meine Lieblingszitate: 'Wart, mein Mitarbeiter macht das nicht, meine Azubis sind zu blöd', dann kommen die Aussagen.

Das heißt, wenn, Wenn du einen von diesen Sätzen schon mal gesagt hast und jetzt geh mal durch, ob du einen von denen gesagt hast, ich geh noch, meine Mitarbeiter kann das nicht, meine Azubis sind zu blöd, mein Mitarbeiter kann nur ein Anlagenschema, mein Prozess, mein Mitarbeiter kann sich Prozess selber ausdenken. Wenn du ein Jahr hier hast, dann hast du 6 Schritte davor nicht gemacht. O. K., ich hab es verstanden. Also an sich ist es einfach, möchte nur den den Punkt noch mal ansprechen,

Das kostet ja auch wieder Zeit und ich muss den Mitarbeitern einfach klarmachen, dass sie neben dem Job, für die ich sie eingestellt habe, ja installieren, Projekte abwickeln, Wartungsaufträge wegschaffen, sich auch damit beschäftigen müssen. Ja, aber lieber nehm ich halt einen Tag im Monat vielleicht für sowas her und übe das und führe neue Prozesse gemeinsam ein, die ich natürlich davor selber dokumentiert hab, wie ich das so nebenbei mache.

Und dann sie sich nicht dran halten und dann einfach nur Scheiße rauskommt, beziehungsweise Sachen, Prozesse rauskommen, die so weit weg sind von dem, was ich mache, oder so Mischprozesse zwischen Alt und Neu, wo reines Chaos dann rauskommt. Und dann kommen so Sätze immer wieder, oh, mit was kommt der Chef da schon wieder an, was hat er jetzt auf der Erfa wieder miterleben? Also auch hier, man muss es einmal ordentlich machen und das kostet Zeit.

Dagegen steht aber die Frage, wie viel Zeit kostet es, wenn ich es nicht einmal ordentlich mache. Die Frage ist halt, nimmt man sich nicht von Anfang mal die Zeit, einmal im Monat, einen Tag und macht es halt mit denen mal und blockiert es im Kalender, dass die reinkommen. Der eine Tag ist schnell wieder reingeschafft, wenn die Prozesse funktionieren. Was geben wir denn unseren Zuhörern dafür als Hausaufgabe mit? Ach, ein kleines Beispiel. Wir haben eine Vorlage und eine Checkliste für das Einführen eines neuen Prozesses gemacht.

Der Prozess hat sich vor knapp zwei Jahren, glaube ich, geändert, nämlich der Prozess der Krankmeldung. Wir wissen, das geht jetzt ja digital hier in Deutschland größtenteils. Und dort gibt es eine Checkliste, wo man sich Schritt für Schritt durcharbeiten kann. wie man so, wie man es mal selber macht, welche Lernziele dahinter sind und die kann man dann einfach mal ausdrucken und selber mal sowas, sich schon mal Gedanken im Analogen machen. Das, wie man das Ganze dokumentiert, das seht ihr in der nächsten Folge.

Prima, lieber Martin, vielen Dank. Danke Dennis. Das war der Podcast. Das Handwerk macht kurze Prozesse. Mehr Infos über uns unter www.spz-online.de. Oder unter www.e-learning-plus.de oder in unserem WhatsApp Channel. Den Link findet ihr direkt in der Beschreibung. Vielen Dank fürs Zuhören.