#2 Prozesse: Wer ist schuld, wenn dein Mitarbeiter nichts kann? Du.

00:00:09: Herzlich Willkommen zum Podcast.

00:00:11: Das Handwerk macht kurze Prozesse.

00:00:13: Ich bin Dennis Jäger.

00:00:15: Und ich Martin Sommer.

00:00:16: Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden.

00:00:20: Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe.

00:00:23: Lieber Martin, eine Frage, die ich mir schon immer gestellt habe, die mich auch persönlich sehr trifft.

00:00:29: Wer ist eigentlich Schuld daran, wenn dein Mitarbeiter nichts kann?

00:00:32: Ja, liebe Dennis, ich muss jetzt mal vorwahren.

00:00:35: Du.

00:00:36: Nein.

00:00:36: Doch.

00:00:37: Oh,

00:00:37: ja.

00:00:38: Wieso?

00:00:40: Ja, dort um die jetzt mal gleich Schritt für Schritt.

00:00:42: Aber ich möchte nur einen kleinen Ex-Crisis davor machen.

00:00:47: Wenn ich für die folgende Sätze von meinen Kunden oder in den Gesprächen, wo ich jemals hatte, jedes Mal ein Euro bekommen hätte, hätte ich schon eine Insel in der Karibik kaufen können.

00:00:56: Satz eins.

00:00:59: Mein Mitarbeiter macht das nicht.

00:01:03: Mein Mitarbeiter kann nur einen Anlagenschema.

00:01:06: Ja.

00:01:06: Und zweit ist es schon zu komplex.

00:01:08: Und ganz andere Hersteller.

00:01:10: Geht nicht.

00:01:12: Meine Azubis sind zu blöd.

00:01:15: Mein Mitarbeiter soll sich den Prozess selbst ausdenken.

00:01:19: Er bekommt ja genügend Geld.

00:01:22: Meine Mitarbeiter machen das so, wie sie wollen, aber nicht wie ich es möchte.

00:01:28: Oder mal mein Lieblingssatz.

00:01:31: Was will denn das Chef jetzt schon wieder?

00:01:35: Aber das sind doch alles Offenbarungseide, wenn ich das als Chef sagen muss, oder?

00:01:41: Ja.

00:01:41: Aber oft ist die Sichtweise falsch.

00:01:45: Ich projiziere den Fehler auf meine Mitarbeiter.

00:01:48: Und eigentlich muss ich mich selbst reflektieren, warum die Prozesse nicht so umgesetzt werden, wie ich es eigentlich möchte.

00:01:56: Das habe ich jetzt nicht verstanden, nochmal.

00:01:59: Es gibt eigentlich zwei Ursachen für das Ganze.

00:02:02: Warum im Endeffekt der Prozesse nicht klappt, die neue Prozesse.

00:02:06: Man versagt eigentlich als Chef bei der Einführung von Prozessen.

00:02:11: Es gibt zwei Grundregeln.

00:02:12: Die Regel eins ist, dass der Prozess, den ich einführen oder eingeführt habe, einfach schlecht ist.

00:02:20: Dann wären sie sich alle.

00:02:22: Möglichkeit zwei.

00:02:23: Ich habe es dem Mitarbeiter nicht richtig beigebracht.

00:02:27: Variante eins ist doch gar nicht so schlecht, wenn sich die Mitarbeiter wären, weil dann sollte ich ins Nachdenken kommen, oder?

00:02:33: Ja, aber das oft bin ich, wenn ich den Prozess mir selber ausgedacht habe.

00:02:37: ... fühle mich persönlich angegriffen, dass meine Mitarbeiter ... ... das, was ich ... ... als Energie rein investiert habe, ... ... schlecht finden.

00:02:45: Und eigentlich ... ... nicht eigentlich.

00:02:47: Man muss ... ... wenn Feedback von einem Mitarbeiter kommt, ... ... dass der Prozess ... ... nicht gut ist, ... ... auf Deutsch gesagt.

00:02:52: Scheiße ist.

00:02:53: Da muss ich ... ... mir selber an die Nase fassen und sagen ... ... okay, oben das stimmt nicht.

00:02:58: Und dann muss ich noch mal mit dem Prozess ... ... genau nochmal überlegen, ... ... war schief lief.

00:03:01: Ist der Prozess scheiße ... ... oder war die Einarbeitung ... ... vom Prozess scheiße?

00:03:07: Wie kann ich es besser machen?

00:03:11: Das heißt, die Frage ist eigentlich, wie man den Mitarbeiter den Prozess richtig beibringt.

00:03:14: Im ersten Schritt ist eigentlich der grundlegende Fehler, dass man den Prozess mal nicht selber durchspielt.

00:03:21: Das heißt, wenn ich einen neuen Prozess einführe, muss ich den einmal komplett selber auch gemacht haben.

00:03:27: Das heißt, nicht einfach in der Theorie irgendwas einführen, ich mache jetzt was anderes, sondern ich muss dem kompletten Prozess einmal von Anfang bis Ende selbst gemacht, erledigt, durchgespielt haben.

00:03:42: Danach fange ich an dem Prozess zu dokumentieren.

00:03:46: Dokumentation, erst mal im groben Anfang, erst mal die grobe Aktivitäten, Schritt eins, Schritt zwei, Schritt drei, wo dann ins Feine gehen.

00:03:54: Und dann spielen die W-Fragen plötzlich wieder in der Rolle.

00:03:56: Wer macht was, wann, warum, wer macht was, wann, warum und wie, jawoll, okay.

00:04:06: Und dann, wenn ich das alles definiert habe, Natürlich, ich erst selber den Prozess einmal durchgespielt habe, dann mache ich mir Gedanken, wer macht was und so weiter bei jeder Aktivität.

00:04:18: Und dann gebe ich Mitarbeiter.

00:04:20: Wichtig.

00:04:21: Während der Arbeitszeit, nicht abends auf dem Sofa, dass die es dann machen müssen oder am Wochenende, weil dann gehen die schon in eine Abwehrhaltung.

00:04:28: die Zeit, um den neuen Prozess zu verstehen und zu lernen.

00:04:33: Und dann kommt der Schritt, wo in der Regel nie stattfindet.

00:04:39: Man hat den Prozess dann den erklärt, so und so mache ich es.

00:04:44: Man übt mit denen nicht.

00:04:46: Ich habe einen Kunde, der neue Prozess eingeführt, haben wir schön, der hat ihn definiert, er hat im Endeffekt digitale Tools eingegliedert, was er dann nimmt, schön erklärt, wer tut was, Mitarbeiter hingeschrieben.

00:04:59: Er hat den List dann vorgestellt und dann hat er angefangen, mit ihm zu

00:05:03: üben.

00:05:05: Dann war er doch Kunde, wo er anruft und die Bürokraft hat das Telefonat angenommen und Daten aufgenommen.

00:05:13: Wirkt das nicht ein bisschen komisch, wenn man das quasi so spielt im Betrieb?

00:05:20: Also, mir kennt das seltsam vor, wenn ich mit einem Chef so Dinge...

00:05:23: Die Mitarbeiter hat es gefallen.

00:05:25: Auch mein Mitarbeiter gefällt es, wenn man Sachen erklärt, dann wissen sie, was sie tun müssen, weil wenn sie das natürlich Sachen falsch machen, dann haben sie ein negativ Erlebnis.

00:05:37: Dann sind sie demotiviert.

00:05:39: Ich kann die Leute eher... Ich kann sie relativ schnell demotivieren, aber nicht motivieren.

00:05:44: Wenn ich schlechte Anweisungen geben habe oder die Prozesse nicht erklärt haben und die dadurch die Fehler machen, geht die Motivationskurve in den Keller.

00:05:53: Und ich muss gucken, dass meine Prozesse geübt wurden.

00:06:00: Die nehmen sich Zeit, die machen das gerne.

00:06:02: Ich gehe davon aus, dass jeder Mitarbeiter, der bei euch arbeitet, motiviert ist, seine Arbeit gut zu machen.

00:06:08: Wenn er das nicht machen möchte, seine Arbeit gut.

00:06:11: Das ist hier ein anderes Thema, dann sind wir auf einem ganz anderen Niveau.

00:06:14: Also, dann gehe ich hin und übe die neuen Abläufe oder Prozesse, im Idealfall in der Art Workshop-Atmosphäre.

00:06:21: Das kann und auch so eine einfache Sache sein wie Telefonnaht, Kunde ruft an.

00:06:28: Wie gehe ich jetzt Schritt für Schritt vor, damit alles sauber erfasst ist?

00:06:33: Genau, aber kann auch in der Praxis stattfinden.

00:06:36: Oft.

00:06:37: Auch mein Zettbefehler, ich habe immer ein Pressesystem.

00:06:40: Ich wechsle nie mehr meinen Pressesystem.

00:06:44: Wenn es jetzt etwas Besseres gibt, vielleicht auch bereits Leistung besser wird, muss ich dann oben damit mit dem Markt gehen.

00:06:54: Es ist leicht zu realisieren.

00:06:55: Man muss halt dann mit den ganzen Gesellen das üben.

00:07:01: Da muss ich halt mal einen Tag sagen, so jetzt heute machen wir nur kleine Gesellen prüfen wie früher, wo wir die Pressaufgaben machen, dann machen wir wieder Z-Mas, Mitte zu Mitte und bauen mal eine kleine Anlage zusammen auf.

00:07:12: Können wir nur Wettkampf, ein Gamification-Element wie beim letzten Mal mit einbremsen, wer schneller fertig ist mit der Zeichnung und mit Anlage, kriegt ein Kasten Wasser.

00:07:23: Oder gefärbtes Wasser.

00:07:25: Ja.

00:07:27: Also wo wir gerade zu reden, kommt mir aber eine Sache in den Sinn.

00:07:32: Als Chef nehme ich doch an, dass meine Mitarbeiter gut sind, weil ich habe sie doch selber eingestellt.

00:07:40: Über den Einstellungsprozess und Kriterien, da reden wir mal in Ruhe drüber.

00:07:45: Gibt es neue tolle Studien, wie man Leute einstellt und nach was?

00:07:49: Aber ich gehe immer davon aus, auch bei meinen Mitarbeitern, ich gehe davon aus, meine Mitarbeiter können nichts.

00:07:56: Dann werde ich auch nicht enttäuscht, dass meine Mitarbeiter nichts können.

00:08:00: Das heißt, Ich gucke das Vorwissen, was da ist.

00:08:06: Beziehungsweise geht er voraus.

00:08:07: In dem Moment ist es null.

00:08:09: Und dann baue ich Schritt für Schritt darauf auf.

00:08:12: Also diese Sichtweise ignoriert aber dann ein Stück weit das, was meine Mitarbeiter anwissen und nach Hause schon mitbringen.

00:08:19: Genau.

00:08:19: Die Motivation ist das große.

00:08:21: Wenn wir jetzt, du sprichst mir jetzt gerade darauf an, was meine Mitarbeiter mitbringen.

00:08:25: Es gibt die Studien von Seket und Kollegen.

00:08:27: Vor zwei, drei Jahren ist die rausgekommen.

00:08:31: Kann ich verlinken?

00:08:31: ... im WhatsApp-Kanal, ... ... eine kleine Grafik dazu, ... ... die haben Korrelationen, ... ... mathematisch berechnet, ... ... wie man die richtige Sachen auswählt, ... ... schieben wir auf die Seite.

00:08:41: Wir wollen einfach bleiben?

00:08:42: Ja.

00:08:44: Berufserfahrung ... ... wird in dieser Studie ... ... sehr weit unten erfasst.

00:08:51: Das heißt, ... ... lieber habe ich jemand, ... ... wo motiviert ist, ... ... richtig antwortet auf ... ... bestimmte Prüfungsfragen, ... ... Sidual-Churchment-Tests, ... ... das heißt das Ganze wieder Englisch, ... ... ich weiß, viel englische Fachwörter.

00:09:01: Einfach, ich frag bestimmte Antworten.

00:09:04: Wie reagierst du, wenn du einen Schraubenschlüssel in die Badewanne schmeißt oder runterfällt?

00:09:08: Man verheimlicht es vom Kunden, man redet mit dem Chef, man formuliert es.

00:09:11: Je nach wie er reagiert, ist zum Teil wertvoller.

00:09:15: Wie im Endeffekt, der hat Schutzanske auf der Baustelle geschafft.

00:09:18: Also schätze ich, dass Vorwesen meiner Mitarbeiter oder auch potenziell neuen Mitarbeiter dann viel zu hoch ein?

00:09:25: Ja.

00:09:27: In der Bewertung der Person insgesamt?

00:09:29: Genau.

00:09:31: Aber

00:09:32: zu mir hat man ein Schwabe gesagt, wenn der Zanzigar auf der Baustelle Mist gemacht hat, macht er auch in die nächste Zanzigar auf der Baustelle noch

00:09:42: Mist.

00:09:45: Okay, zurück zum Thema Mist machen.

00:09:49: Wir reden gerade darüber, wenn der Mitarbeiter nichts kann, bin ich eigentlich Schuld.

00:09:56: Was ist denn dann, wenn mal wirklich gravierende Fehler passieren?

00:09:59: ... für die ich als Chef tatsächlich vielleicht nichts kann.

00:10:04: Fehler sind eigentlich das Wertvollste im Unternehmen.

00:10:08: Man regt sich mehr als ein Moment drüber auf, wenn was passiert, ... ... wenn dann irgendwas brennt, ... ... irgendwelchen Muffen abbrennt.

00:10:12: Ja, schön und gut.

00:10:14: Aber aus Fehler lernen ... ... und Fehler ansprechen, ... ... das ist heute auch aus dem Mode geraten.

00:10:24: Wenn ein Fehler passiert, ... ... macht ein weiterer Mitarbeiter den Fehler auch.

00:10:30: Das heißt, man sollte ... ... den Fehler ... Dokumentieren und ans Team weitergeben.

00:10:38: Objektiv bewerten und sagen, dass der Fehler passiert ist.

00:10:42: Nicht auf Personenebene, wer es gemacht hat, sondern der Fehler ist passiert.

00:10:46: So, das war die Ursache.

00:10:48: So behebt man das und so können wir den verhindern in der nächsten Zeit.

00:10:51: Das heißt, wir werden durch Fehler besser.

00:10:55: Es passieren auch viele Fehler im Büro.

00:10:57: Bei Abrechnungen, Angebote, Fehler ansprechen.

00:11:01: Was möchte ich besser machen?

00:11:04: Wenn man aus Indian-Formatik-Bereich, gibt es halt Besprechungen, da fragt man, was war gut, was war nicht gut?

00:11:11: und was wollen wir besser machen.

00:11:13: Ein klasse Scrum nennt sich das ganze oder kann sein System.

00:11:18: Lohnt sich auch aufs Handwerk zu übertragen.

00:11:21: Jeder Fehler hat Lernmomente.

00:11:25: Das heißt, ich führ eine transparente Fehlerkultur ein, das ist auch ein Schritt auf dem Weg, Mitarbeiter besser zu machen.

00:11:33: Ja.

00:11:35: Und vor allem aus dem Stress rauszukommen, immerhin die Fehler selber beheben zu wollen.

00:11:41: Und

00:11:42: mit etwas

00:11:43: Glück

00:11:44: verhindere ich, dass die selben Fehler immer wieder auftauchen.

00:11:46: Genau.

00:11:47: Und gleichzeitig mache ich das Onboarding, wenn ich neue Mitarbeiter einstelle, das Onboarding, die Einarbeitung, sogar effektiver.

00:11:55: Weil ich gehe ja davon aus, der neue Mitarbeiter startet auch bei null.

00:12:01: Und ich gehe davon aus, der Mitarbeiter macht die gleiche Fehler.

00:12:04: Und dann verhindere ich eigentlich damit gleichzeitig die Fehler beim Mitarbeiter.

00:12:08: Jetzt müssen wir nur kurz erklären.

00:12:10: Onboarding, da sind wir wieder bei einem englischen Ersatzbegriff.

00:12:15: Eigentlich jetzt darum, wie führe ich Mitarbeiter in meinen Betrieb ein?

00:12:19: Was gebe ich ihm an Wissen schon quasi von Tag eins mit?

00:12:23: Da gibt es ja verschiedene Möglichkeiten.

00:12:24: Also es macht sicherlich keinen Sinn, jetzt ein Fehler-Tagebuch zu führen, wenn das dann irgendwann hundert Seiten hat, das neuen Mitarbeitern in die Hand zu drücken und zu sagen, les.

00:12:35: Es gibt mehrere Möglichkeiten, das zu machen.

00:12:38: Früher hat man einfach eine Pinwand gemacht und die Fehler, die Baustellen bilden hin, wo der Mapik macht.

00:12:43: Das ist für mich okay.

00:12:44: Schon viel mehr, also man muss gar nicht

00:12:46: machen.

00:12:47: Es gibt auch die Möglichkeit hier ein Warnmanagement System aufzusetzen, wo ich dann kurz ein Video mache, war es falsch war von dem Foto oder das kurz bespreche.

00:12:57: Oder ich mache eine WissensKI Datenbank, wo ich das ganze einspiele und dann kann ein Mitarbeiter von einer Baustelle, hey guck mal das die und die Baustelle wehefehler denn so passiert und bekommt er nochmal aktualisiert die Fehler direkt bei einer Baustelle gesagt wie passiert sind.

00:13:13: Wir reden jetzt so ganz locker aus der Hüfte über Lernmanagement System und KI aufsetzen, das sind alles Themen die werden wir später nochmal uns im Detail angucken, aber es ist wichtig sie jetzt einmal anzusprechen.

00:13:23: Genau.

00:13:25: Aber wichtig ist von der Zusammenfassung, ist jetzt viel schon die Technik rein.

00:13:30: Ich habe ja Anfangsakt immer die analoge Prozesse als erstes.

00:13:33: Wir sind im Prozess nicht in der Umsetzung.

00:13:35: Nicht

00:13:35: in der Umsetzung.

00:13:38: Immer erst selbst machen, dann dokumentieren, dann das Vorwissen der Mitarbeiter analysieren, die Null, die Mitarbeiter lernen während Arbeitszeit, dann üben die, trainieren sie während Arbeitszeit und dann kommt die Optimierung durch die Fehlerkorrektur und die Dokumentation der Fehler.

00:14:04: Wenn ein Schritt von ihnen Sex fehlt, dann kommen meine Lieblingszitade, warte, mein Mitarbeiter macht das nicht, meine Azubis sind so blöd, dann kommen die Aussagen.

00:14:15: Das heißt, wenn du einen von diesen Setschen schon mal gesagt hast, jetzt gehen wir durch, ob du einen von denen gesagt hast, ich gehe noch, mein Mitarbeiter kann das nicht, meine Azubis sind so blöd, mein Mitarbeiter kann nur einen Anlagenschema, mein Mitarbeiter kann sich prozess selber ausdenken, wenn du ein Jahr hier hast, ... dann hast du sechs Schritte davor nicht gemacht.

00:14:40: Okay, ich habe es verstanden.

00:14:41: Also an sich ist es einfach, ... ... möchte nur den Punkt noch mal ansprechen, ... ... das kostet ja auch wieder Zeit.

00:14:49: Und ich muss den Mitarbeitern einfach klarmachen, ... ... dass sie neben dem Job, für den ich sie eingestellt habe, ... ... installiere im Projekt der Abwickeln, ... ... Wartungsaufträge wegschaffen, ... ... sich auch damit beschäftigen

00:15:00: müssen.

00:15:01: Ja, aber lieber nämlich halt einen Tag im Monat, ... ... vielleicht für sowas her.

00:15:05: ... über das und führe neue Prozesse gemeinsam ein ... ... die ich natürlich davor selber dokumentiert habe ... ... wie ich das so nebenbei mache ... ... und dann ... ... sieh sie nicht dran halten und dann ... ... einfach nur ... ... Scheiße rauskommt ... ... beziehungsweise ... ... Sachen, Prozesse rauskommen ... ... die ... ... soweit weggeführt sind von dem was ich mache ... ... oder so Mischprozesse zwischen Alt und Neu ... ... wo reines Chaos dann rauskommt.

00:15:36: Und dann kommen so Sätze immer wieder, ... ... oh, mit was kommt der Chef da schon wieder an?

00:15:41: Was hat er jetzt auf der Erfa wieder miterlebt?

00:15:45: Also auch hier, ... ... man muss es einmal ordentlich machen ... ... und das kostet Zeit.

00:15:51: Dagegen steht aber die Frage, ... ... wie viel Zeit kostet es, ... ... wenn ich es nicht einmal ordentlich mache.

00:15:55: Ja.

00:15:56: Die Frage ist halt, ... ... nimmt man sich nicht von Anfang mal die Zeit, ... ... einmal im Monat ... ... einen Tag ... ... und macht es halt mit denen immer.

00:16:04: Und blockiert es immer ... Kalender, dass die reinkommen.

00:16:09: Der eine Tag ist schnell wieder reingeschafft, wenn die Prozesse funktionieren.

00:16:15: Was geben wir denn unseren Zuhörern dafür als Hausaufgabe mit?

00:16:19: Ach, ein kleines Beispiel.

00:16:21: Wir haben eine Vorlage und eine Checkliste für das Einführen eines neuen Prozesses gemacht.

00:16:27: Der Prozess hat sich vor knapp zwei Jahren, glaube ich, geändert, nämlich der Prozess der Krankmeldung.

00:16:32: Wir wissen, es geht jetzt ja digital hier in Deutschland.

00:16:36: Größten Teils.

00:16:39: Und dort gibt es eine Checkliste, wo man sich Schritt für Schritt durcharbeiten kann, wie man es so, wie man es mal selber macht, welche Landseite dahinter sind und die kann man dann einfach mal ausdrucken und selber mal so was sich schon mal Gedanken im Analogen

00:16:55: machen.

00:16:56: Das wie man das Ganze dokumentiert, das seht ihr in der nächsten Folge.

00:17:02: Prima.

00:17:03: Lieber Martin, vielen Dank.

00:17:04: Danke Dennis.

00:17:07: Das war der Podcast.

00:17:09: Das Handwerk macht kurze Prozesse.

00:17:11: Mehr Infos über uns unter www.spz-online.de

00:17:16: oder unter www.e-learning-plus.de oder in unserem WhatsApp-Channel, der Link findet ihr direkt in der Beschreibung.

00:17:27: Vielen Dank fürs Zuhören.