#3 Prozesse: Die wichtigste Software im Betrieb

Herzlich willkommen zum Podcast. Das Handwerk macht kurze Prozesse. Ich bin Dennis Jäger und ich Martin Sommer. Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden. Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe. Sag mal, was ist denn eigentlich die wichtigste Software im Handwerksbetrieb? Lieber Dennis, aus meinen Augen definitiv. Loom, Loom, schon mal gehört? Loom hab ich ja noch nie gehört in den letzten Jahren. Ich kannte mal ein Computerspiel als Kind, das hieß so, ich frag jetzt mal Google, was der mir zu Loom sagen kann, weil ich glaube, das hat irgendeine Bedeutung.

So, Loom, Loom ist auch das Wort für einen Webstuhl und für eine Video-Messaging-Plattform. Ich glaub, jetzt sind wir in deinem Element. Genau, ich find das Thema Webstuhl ganz cool, diese Übersetzung. Loom ist eine Videodokumentationssoftware, mit dem ich Wissen einfach vernetzen kann. Es ist für mich darum die wichtigste Software, weil wenn ich Wissen vernetzen möchte, muss ich Wissen aufnehmen, muss ich es dokumentieren und da sind wir beim Thema, wie wir das machen.

Also, Anders gesprochen, statt einer Betriebsanleitung mit viel Text und ein paar Bildern, transferiere ich das jetzt alles auf ein auf eine Videoplattform. Genau. Und der einfachste Weg ist im ersten Schritt, die Bildschirmaufnahme-Software oder halt Aufnahmesoftware Loom zu verwenden. Ich bekomme übrigens dafür keine Provision hier für dieses Programm. Wir machen das alles freiwillig und unentgeltlich. Mit Loom schaffe ich Videos aufzunehmen, egal mit welchem Endgerät, relativ einfach zu vernetzen.

Das heißt, ich kann Informationen schnell von A. nach B. bringen, ohne viel Organisationsaufwand zu haben. Also im Grunde hab ich früher, sagen wir mal, Anleitungen, Anweisungen gehabt, die waren schriftlich formuliert, vielleicht noch mit Bildern oder Screenshots hinterlegt und das Ganze transferiere ich jetzt auf eine Videoplattform. Genau so kann man es eigentlich formulieren. Und wichtig bei so 'nem Wissens. Vermittlung haben wir immer ein Henne-Ei-Problem. Wenn ich zum Beispiel jetzt eine neue Software, eine Branchensoftware einführen möchte, habe ich tolle Software gekauft, aber die muss ich ja dann auch wieder meinen Mitarbeitern beibringen.

Also muss ich meine Prozesse dokumentieren. Vor allem das Wie ist die spannenste Frage, dass ich hier möglichst schnell ans Ziel komme. Und wenn ich jetzt neue Branchensoftware bekomme, ich spiele natürlich wieder selbstständig den Prozess durch. Ich muss ja erstmal die Prozesse selber umsetzen und dann komme ich in Dokumentation. Und dann mache ich den gleichen Prozess, den ich umgesetzt habe, lasse sie einfach mit Video mitlaufen und erkläre diese Prozesse in eigener Sprache.

Das sollten wir jetzt vielleicht noch mal ein bisschen erklären. Wir reden hier nicht über ein Filmstudio oder über eine TV-Produktion, wo Kameras daneben stehen. Erkläre mir bitte noch mal, wie muss ich mir das vorstellen, was da passiert? Also, ich installiere erstmal die Software, kann ich auf meinem Computer normal installieren, auf meinen Desktop-PC, und kann sie einfach unten starten und dann wird automatisch mein Bildschirm mit aufgenommen. Ah, ja. Ich kann es aber auch anders machen. Ich kann diese Software auf mein Handy installieren, kann dadurch mein Handybildschirm aufnehmen für die ganze Apps, die man hat.

Heutzutage hat ja jeder Monteur seine Apps auf dem Handy. Oder ich kann einfach die Kamera umdrehen mit einem Klick am Handy und kann dadurch dann natürlich Videos von Baustellen, firmeninterne, wie das Gebäude aufgebaut ist, kann ich mit wenig Aufwand Videos schnell aufnehmen. Also ich filme und bespreche meine Erklärung. Genau. Ich dachte bisher immer, die wichtigste Software im Betrieb ist die, die den Kaffeevollautomaten am Laufen hält.

Ja, aber auch hier haben wir wieder das Henne-Ei-Problem. Leider sind die Usabilities, halt die Bedienbarkeit der der Kaffeevollautomaten, nicht immer logisch. Mhm, und deswegen muss man auch erklären, wie man den Kaffeevollautomat bedient. Dann wär das doch 'ne super Übungsfeld, ja, wenn ich dann mal mit Loom übe und meinen Leuten zeige, so bedient ihr den Kaffeevollautomaten richtig und vor allem, so wird er richtig gereinigt. Ja, genau, Ich erkläre erst mal, hi, guck mal, das ist unser Kaffeevollautomat.

Ich habe hier Cappuccino, ich habe hier einen normalen Kaffee schwarz und einen Espresso. Hier sind die Bohnen, wenn die Bohnen leer sind. Aber auch ganz wichtig, wie reinigt man den? Dazu ein extra Video. Schritt für Schritt alles erklären und, an diesem Kaffeeautomat einfach das Ganze mal probieren und man hat innerhalb von einer Minute den kompletten Kaffeeautomaten erklärt und auch die schwierige Software, die drauf ist. Das heißt, immer neuer Prozess, das heißt, der Prozess wird jetzt hier Kaffee rauslassen, direkt 'ne Dokumentation dazu.

Also, es geht nicht nur darum, es zu machen und zu filmen, sondern es dann eben auch sauber aufzunehmen. und zu erklären, damit der, der das Video sieht, Verständnis für den Prozess entwickelt. Hast du schön formuliert. Danke. Und das Schöne ist, Loom nimmt so viel Arbeit ab. Früher musste ich das dann in der Cloud hochladen, musste das dann dahin, musste noch einen extra Link generieren und sowas. Loom kann das eigentlich vom Prinzip her schon. Das heißt, wenn ich die Aufnahme beendet habe, wird es automatisch in die Cloud hochgeladen und ich kann mit einem Klick einen einmaligen Link generieren.

Und es ist egal, ob es jetzt was am PC ist für die Branchensoftware, der Kaffeevollautomat oder guck mal, so sieht bei uns die montierte Wärmepumpe aus. Wobei das natürlich ein bisschen aufwendiger ist im Erklären und Filmen. Genau. Aber es geht noch viel weiter darüber hinaus, was ich damit alles machen kann. Natürlich habe ich schon erwähnt, neue Prozesse damit dokumentieren. Jetzt haben wir ja letztes Mal über Fehler gesprochen und ich kann explizit Fehler besprechen. Ein Kunde nutzt zum Beispiel Zoom, nachdem ich es ihm gesagt habe. Er geht immer einmal, wenn er auf der Baustelle läuft, er einfach mit dem Handy einmal durch die ganze Baustelle, dokumentiert alles und hat direkt 'n Baufortschritt von A.

Nach B. Aber wir sind noch nicht so weit, dass wir auch die Übergabe damit dokumentieren. Viele machen auch besprechen Angebote für Kunden. Das heißt, falls man 'n Angebot verschickt, gibt es ja Pro und Contra. Jetzt gehen wir davon in 'n Verschicken Angebot. und der Kunde bekommt das und dann kriegt er noch 'n kleines Loom Video dazu, was alle, was eigentlich jede Position bedeutet. Am besten den Mauszeiger 'n bisschen dicker gestalten, damit man ihn sieht, Pink am besten, Pink gut, einen pinken Mauszeiger und gehe Schritt für Schritt am Rechner mein Angebot durch, als würde ich es dem Kunden erklären und er säße mir gegenüber, filme mich dabei, meine Sprache wird aufgenommen, dass er total praktisch, weil der kann sich das jederzeit angucken, wann er will, ob nachts um 3 oder morgens um 5 bis er das komplette Angebot verstanden hat.

Das spart ihm eigentlich Zeit, er ist völlig frei und mir genauso. Ja, und im Verkaufsprozess, man kann ja erklären, hey, warum ist die Position wichtig? Mhm, das heißt, ich setze mich von der Konkurrenz eigentlich ab. Natürlich kann man die Software auch relativ einfach verwenden, nutzen wir ganz viel im Betrieb. Ich hab 'n Junggesellen, kurzes Video starten, hier kommt die Außeneinheit, Pause, unten im Keller, macht hier bitte die Inneneinheit,

wieder Pause, hier kommt der Trinkwasserspeicher, hier kommt die Mischgruppen, hier kommt das, kann 'ne schnelle Aufgabenformulierung machen, ohne anzufangen zu schreiben und die haben gleich die Visualisierung vom Raum noch mit, mhm. Kann ich auch in die Bilder reinschreiben, so wie ich bei der Fotobearbeitung reinschreibe. Das leider noch nicht. O. K., Aber wie sie, sie sind gerade an einer K. I. dran, die automatisch sogar 'ne Anleitung daraus generiert. Was mir auch viel nutzen, wenn Angebote gerade bei der Erstellung sind oder neue Marketingbilder, sowas einfach 'n Videofeedback geben.

Das gefällt mir da nicht, das gefällt mir da nicht. Ich schaff mir dadurch im Unternehmen bei Feedbackschleifen viel Zeit zu sparen. Und ich könnte den Link auch in die Kundenmappe legen. Genau, wenn ich als Chef was aufnehme, guck mal, das ist mein neues Anlagenschema, ich sehe es, ob ein Mitarbeiter es angeguckt hat. Ich bekomme ein Feedback, der gläserne Mitarbeiter, ob er wirklich sich damit beschäftigt hat. Und es ist immer schön, Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Ich sehe halt immer, ob auch wirklich was passiert ist.

Das heißt, einfach ein kontrolliertes Feedback, es muss natürlich kommuniziert sein, dass man es sieht und dann funktioniert es auch besser. Also, was ist Loom, habe ich verstanden, wie setze ich es ein? Aber ich bin ja jetzt kein Drehbuchregisseur und auch kein Bildgrafiker und auch kein Kameramann. Wie funktioniert denn so ein Video? Wie muss ich es aufbauen, damit es mein seinen Job erledigt? Ja, dann ist das ist so einfach. Nimm das Handy in die Hand, Querformat. Ich bin immer Fan von Querformat anstatt Hochformat und fang einfach an.

In diesem Video erkläre ich euch, wie ihr hier einen Kaffee rauslässt. Also an den Anfang stelle ich die Botschaft, den Inhalt, der jetzt folgt. Genau, gleichzeitig wird das Video dadurch besser K.I. lesbar. In Zukunft wird es so sein, dass man die Videos nur noch in die in ins System hochlädt und dann kann ich irgendwann mal fragen, wenn ich meine vergessen hab, wie bediene ich eigentlich den Kaffeeautomaten, möchte ja nicht noch mal 'n Video gucken, ist ja zu ineffizient. Ich stell einfach 'ne Frage, wie mach ich das und dann zack, ist es draußen.

Der andere Punkt ist, haltet euch kurz, wir haben ja schon kurze Prozesse, kennen wir ja irgendwo, aber auch hier maximal ein, zwei Themen, das heißt, wie man Kaffee rauslässt, wo vielleicht die Bohnen sind und vielleicht noch, wie man das Wasser nachfüllt. Also lieber drei, vier, fünf Videos kurz rund um den Kaffeeautomaten, die kurz sind, wie ein langes Video, wo ich mir die Stelle suchen muss, die mich jetzt gerade interessiert. Genau. Ich sag immer so, maximal 3 Schritte oder 3 Lern Grobziele, wenn wir aus dem Lern Lernforschung gehen.

Und wichtig, am Ende noch eine nette Verabschiedung, bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören, dass ihr, dass man auch noch positiv aus dem Video rausgeht. Im ersten Schritt klickt ihr hier auf Start, dann kommt hier ein Dropdown-Menü, ein Menü zum Auswählen. Und wichtig, im ersten Schritt, die E-Mail muss vorhanden sein, weil das bei uns das wichtigste Element ist, Daran hängt der Kunde beispielsweise. Also das wäre jetzt ein Beispiel, wie ich meine neue Bürokraft in unser System einführe.

Und das Videodrau braucht nur 30 Sekunden. Und das kriegt auch jemand hin, der keine High-End-Kamera hat, sondern man braucht hier einfach einen Bildschirm oder wenn man am Handy die Sachen einträgt am Tablet, macht man halt eine Tablet-Aufnahme. Also es muss nicht jeder von uns ein Steven Spielberg werden, das habe ich verstanden. Aber es ist auch nicht jeder von uns ein Elon Musk. Was kostet denn? Und das ist der große Denkfehler, man muss es intelligent aufbauen. wir wissen ja heutzutage, heut kostet alles pro Mitarbeiter, mhm, und es gibt bei Loom Lizenzen, die bezahlt werden müssen, da sind wir so bei 12€, Es gibt noch 'n Upgrade auf K.I.

Features, 12€ im Monat, 12€ im Monat pro User. In der Regel mal baut man es so auf, dass der Chef und vielleicht noch die Projektleiter den Premium Account kriegen um 12€ und die Mitarbeiter. die halt draußen sind oder halt Bürokräfte, die halt für sich arbeiten, die nicht Videos direkt neue Prozesse einführen müssen oder halt das Fehlermanagement machen müssen, die bekommen einen freien Account. Das kann ich zusammen in einem Unternehmensaccount bündeln. Und dann sehe ich aber, Dennis Jäger hat das Video angeguckt, auch wenn er die freie Version hat.

Das heißt, auf so ein klassisches Unternehmen Kosten zwischen 12 und 30 Euro, je nach Größe. Jetzt bin ich gespannt auf die Hausaufgaben, die am Ende dieses Podcasts folgen. Ich glaube ja nicht, dass wir erwarten, dass jeder jetzt ein Loom-Video erstellt, oder? Ja, es gibt erstmal zwei Hausaufgaben heute. Ach, das noch. Ja, wird doch nicht langweilig. Im ersten gibt es ein Diagramm, wie man das Loom-Universum aufbaut. Das heißt, wer bekommt, Bezahl-Account, wer bekommt günstigen Account oder halt den kostenlosen?

Das heißt, ich muss mir Gedanken machen über die Aufgaben der Leute und wie sie da ein Loom-Video am besten einsetzen können. Genau, sind wir wieder beim Thema, wer macht was. Und dann das zweite ist, ihr bekommt die Anleitung, wie man so ein Loom-Video aufbaut. Da haben wir noch ein paar verschiedene Varianten, verschiedene Einstiege. Es ist ja immer langweilig. Heute erkläre ich euch, mache ich mir eine Variante draus zu machen, gibt es Möglichkeiten. Die geben wir euch da direkt mit und ihr könnt einfach drauf loslegen. Und macht das bitte an dem Beispiel. Ich denke, ihr habt bestimmt einen Kaffeeautomat.

Fangt beim Kaffeeautomaten an. Ihr könnt, wenn ihr das Loom Video gemacht habt, einfach rechts oben auf den Link klicken und uns rüber teilen und wir geben euch Feedback, wie wir das Video finden. Schickt es mir einfach per WhatsApp und dann kriegt ihr ein Loom Feedback Video von mir. Ihr bekommt ein Loom Feedback Video zu eurem Loom. Das haben wir gut gemacht in diesem Podcast, lieber Martin. Lieber Dennis, ich brauche jetzt einen Kaffee. Dankeschön. Das war der Podcast "Das Handwerk macht kurze Prozesse". Mehr Infos über uns unter www.spz-online.de.

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