#3 Prozesse: Die wichtigste Software im Betrieb

00:00:01:

00:00:11: Herzlich willkommen

00:00:12: zum Podcast.

00:00:13: Das Handwerk macht kurze Prozesse.

00:00:15: Ich bin Dennis Jäger

00:00:17: und ich Martin Sommer.

00:00:18: Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden.

00:00:22: Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe.

00:00:25: Sag mal, was ist denn eigentlich die wichtigste Software im Handwerksbetrieb?

00:00:29: Lieber Dennis, in meinen Augen definitiv LUM.

00:00:34: LUM!

00:00:36: Schon mal gehört.

00:00:36: Loom

00:00:37: habe ich ja noch nie gehört in den letzten Jahren.

00:00:40: Ich kannte mein Computerspiel als Kind, das hieß so.

00:00:42: Ich frage jetzt mal Google, was der mir zu Loom sagen kann, weil ich glaube, das hat irgendeine Bedeutung.

00:00:51: So, Loom.

00:00:53: Loom ist auch das Wort für ein Webstuhl und für eine Video-Messaging-Plattform.

00:00:59: Ich glaube, jetzt sind wir in deinem Element.

00:01:00: Genau, ich finde das Thema Webstuhl ganz cool, diese Übersetzung.

00:01:04: Loom

00:01:05: ist eine... Videodokumentationssoftware, mit dem ich Wissen einfach vernetzen kann.

00:01:12: Es ist für mich darum die wichtigste Software, weil wenn ich Wissen vernetzen möchte, muss ich Wissen aufnehmen, muss ich es dokumentieren.

00:01:24: Und da sind wir beim Thema, wie wir das machen.

00:01:27: Also anders gesprochen statt einer Betriebsanleitung mit viel Text und ein paar Bildern.

00:01:32: ... transferiere ich das jetzt alles auf eine ... ... auf eine Videoplattform.

00:01:37: Genau.

00:01:38: Und der einfachste Weg ... ... ist im ersten Schritt ... ... die Bildschirmaufnahmesoftware ... ... oder halt ... ... Aufnahmesoftware Loom zu verwenden.

00:01:44: Ich bekomme übrigens dafür keine ... ... Provision hier für dieses Programm ... ...

00:01:47: um zu machen.

00:01:47: Wir machen das alles freiwillig ... ... und unentgeltlich.

00:01:50: Mit Loom schaffe ich Videos ... ... aufzunehmen, egal mit welchem Endgerät ... ... relativ einfach zu vernetzen.

00:01:57: Das heißt, ich kann Informationen ... ... schnell von A nach B ... ... bringen ... ohne viel Organisationenaufwand zu haben.

00:02:04: Also im Grunde habe ich früher, sagen wir mal Anleitungen, Anweisungen gehabt, die waren schriftlich formuliert, vielleicht noch mit Bildern oder Screenshots hinterlegt.

00:02:13: Und das Ganze transferiere ich jetzt auf eine Videoplattform.

00:02:17: Genau, so kann man es eigentlich formulieren.

00:02:20: Und wichtig bei so einer Wissensvermittlung haben wir immer ein Hennial-Problem.

00:02:27: Wenn ich zum Beispiel jetzt eine neue Software, eine Branchensoftware einführen möchte.

00:02:30: ... habe ich tolle Software gekauft ... ... aber die muss ich ja dann auch ... ... wieder meinen Mitarbeiter beibringen.

00:02:36: Also muss ich meine Prozesse ... ... dokumentieren.

00:02:39: Vor allem ... ... das Wie ... ... ist die spannende Frage, ... ... dass ich hiermöglich schnell ans Ziel komme.

00:02:46: Und wenn ich jetzt eine neue ... ... Branchensoftware bekomme, ... ... ich spiele natürlich wieder selbstständig ... ... den Prozess durch, ... ... ich muss erstmal die Prozesse selber umsetzen ... ... und dann komme ich in die Dokumentation.

00:02:57: Und dann mache ich ... ... den gleichen Prozess, den ich umgesetzt habe, ... Lass sie einfach mit Video, mit Laufen und erkläre diese Prozesse in eigener Sprache.

00:03:06: Das sollte man jetzt vielleicht noch mal ein bisschen erklären.

00:03:10: Wir reden ja nicht über ein Filmstudio oder über eine TV-Produktion, wo Kameras daneben stehen.

00:03:16: Erklär mir bitte noch mal, wie muss ich mir das vorstellen, was da passiert?

00:03:20: Also, ich installiere erstmal die Software, kann ich auf mein Computer normal installieren, auf mein Desktop-PC und kann sie einfach unten starten und dann wird automatisch mein Bildschirm mit aufgenommen.

00:03:34: Ich kann es aber auch anders machen.

00:03:35: Ich kann diese Software auf mein Handy installieren, kann dadurch mein Handy-Bildschirm aufnehmen für die ganze Apps, die man hat.

00:03:42: Heutzutage hat ja jeder Monteur seine Apps auf dem Handy.

00:03:46: Oder ich kann einfach die Kamera umdrehen mit einem Klick am Handy und kann dadurch dann natürlich Videos von Baustellen, Firmeninterne... wie es Gebäude aufgebaut ist, kann ich mit wenig Aufwand Videos schnell aufnehmen.

00:04:02: Also ich filme und bespreche meine Erklärung.

00:04:05: Genau.

00:04:07: Ich dachte bisher immer, die wichtigste Software im Betrieb ist, die dir einen Kaffeefollautomaten am Laufen hält.

00:04:13: Ja, aber auch hier haben wir wieder das Henne-Eye-Problem.

00:04:17: Leider sind die Usabilities halt die Bedienbarkeit der der Kaffeefollautomaten nicht immer logisch.

00:04:26: Und deswegen muss man auch erklären, wie man den Kaffee vollautomat bedient.

00:04:31: Dann wäre das doch eine super Übungsfeld, wenn ich dann mal mit Loom übe und meinen Leuten zeige, so bedient ihr den Kaffee vollautomaten richtig und vor allem so wird er richtig gereinigt.

00:04:41: Ja,

00:04:41: genau.

00:04:42: Ich erkläre erstmal, hey, guck mal, das ist unser Kaffee vollautomat.

00:04:45: Ich habe hier Cappuccino, ich habe hier einen normalen Kaffee Schwarz und ein Espresso.

00:04:51: Hier sind die Bohnen, wenn die Bohnen leer sind, aber auch ganz wichtig.

00:04:55: Wie reinigt man den?

00:04:57: Das zu ein extra Video.

00:04:59: Schritt für Schritt alles erklären und an diesem Kaffeeautomat einfach das ganze mal probieren.

00:05:06: Und man hat innerhalb von einer Minute den kompletten Kaffeeautomaten erklärt und auch die schwierige Software die drauf ist.

00:05:13: Das heißt immer neue Prozess, das heißt der Prozess wäre jetzt hier Kaffee rauslassen, direkt eine Dokumentation dazu.

00:05:21: Also es geht nicht nur darum, es zu machen und zu... filmen, sondern es dann eben auch sauber aufzunehmen und zu erklären, damit der, der das Video sieht, Verständnis für den Prozess entwickelt.

00:05:33: Hast du schön formuliert.

00:05:34: Danke.

00:05:35: Und das Schöne ist, Loom nimmt so viel Arbeit ab.

00:05:41: Früher musste ich das dann in der Cloud hochladen, musste es dann dahin, musste noch einen extra Link generieren und so was.

00:05:47: Loom kann das eine vom Prinzip her schon.

00:05:49: Das heißt, wenn ich die Aufnahme beendet habe, wird es automatisch in die Cloud hochgeladen.

00:05:54: Und ich kann mit einem Glick einen einmaligen Link generieren.

00:05:58: Und es ist egal, ob es jetzt was am PC ist, wie die Branche Software, der Kaffee vollautomat.

00:06:04: Oder, guck mal, so sieht bei uns eine montierte Brahmepumpe aus.

00:06:08: Wobei das natürlich ein bisschen aufwendiger ist im Erklären und Filmen.

00:06:11: Genau.

00:06:12: Aber es geht noch viel weiter darüber hinaus, was ich damit alles machen kann.

00:06:16: Natürlich habe ich schon erwähnt, neue Prozesse damit dokumentieren.

00:06:20: Jetzt haben wir letzte Mal über Fehler gesprochen.

00:06:22: Ich kann explizit Fehler besprechen.

00:06:25: Ein Kunde nutzt zum Beispiel das Loom, nachdem ich es ihm gesagt habe.

00:06:28: Er geht immer einmal, weil er auf der Baustelle ist, läuft er einfach mit dem Handy einmal durch die ganze Baustelle, dokumentiert alles und hat direkt einen Baufortschritt von A nach B.

00:06:36: Aber wir sind noch nicht soweit, dass wir auch die Übergabe damit dokumentieren.

00:06:41: Viele machen auch besprechen Angebote für Kunden.

00:06:45: Das heißt, falls man Angebot verschickt, gibt es ja Pro und Contra.

00:06:49: Jetzt gehen wir auf einen verschiedenen Angebot und der Kunde bekommt es und dann kriegt er noch ein kleines Loom Video dazu, was eigentlich jede Position bedeutet.

00:06:57: Am besten den Mauszeiger ein bisschen dicker gestalten, damit man ihn sieht.

00:07:00: Pink am besten.

00:07:01: Pink.

00:07:01: Gut, ein pinken Mauszeiger.

00:07:04: Und gehe Schritt für Schritt.

00:07:05: Am Rechner mein Angebot durch, als würde ich es dem Kunden erklären und er selbst mir gegenüber, filme mich dabei, meine Sprache wird aufgenommen.

00:07:13: Das ist ja total praktisch, weil der kann sich das jederzeit angucken, wann er will, ob nachts um drei oder morgens um fünf, bis er das komplette Angebot verstanden hat.

00:07:21: Das spart ihm eigentlich Zeit, er ist völlig frei und mir genauso.

00:07:26: Ja, und im Verkaufprozess, dann kann ich erklären, hey, warum ist die Position wichtig?

00:07:31: Das heißt, ich setze mich von der Konkurrenz eigentlich ab.

00:07:36: Natürlich kann man die Software auch relativ einfach verwenden.

00:07:39: Nutzen wir ganz viel in Betrieb.

00:07:42: Ich habe einen Junggesellen.

00:07:44: Kurzes Video starten.

00:07:45: Hier kommt die Außeneinheit.

00:07:46: Pause.

00:07:48: Unten im Keller macht hier bitte die Inneinheit.

00:07:51: Wieder Pause.

00:07:52: Hier kommt der Trinkwasserspeicher.

00:07:54: Hier kommt die Wischegruppen.

00:07:56: Hier kommt das eine schnelle Aufgabenformulierung machen ohne anzufangen zu schreiben.

00:08:02: Und die haben gleich die Visualisierung vom Rahmen noch mit.

00:08:04: ...

00:08:06: kann ich auch in die Bilder reinschreiben, ... ... so wie ich bei der Fotobaharbeitung reinschreiben

00:08:10: kann.

00:08:10: Das leider noch nicht.

00:08:11: Okay.

00:08:12: Aber wie Sie sehen, ... ... sind gerade auch noch ein KI dran, ... ... die automatisch sogar eine Anleitung daraus generiert.

00:08:17: Man muss mir auch viel nutzen, ... ... wenn Angebote gerade bei der Ausstellung sind ... ... oder neue Marketingbild oder so was, ... ... einfach ein Video Feedback geben.

00:08:25: Das gefällt mir da nicht, ... ... das gefällt mir da nicht.

00:08:27: Ich schaffe mir dadurch, ... ... im Unternehmen bei Feedback schleifen, ... ... viel Zeit zu sparen.

00:08:31: Und ich könnte den Link auch in die Kundenmappe legen.

00:08:34: Genau.

00:08:35: Wenn ich als Chef was aufnehme, guck mal, das ist mein neues Anlagenschema.

00:08:38: Ich sehe es, ob ein Mitarbeiter es angeguckt hat.

00:08:42: Ich bekomme ein Feedback, ob er wirklich sich damit beschäftigt hat.

00:08:48: Und es ist immer schön, vertrauenisch gut, kontrolliert besser.

00:08:54: Ich sehe halt immer, ob auch wirklich was passiert ist.

00:08:57: Das heißt, einfach ein kontrolliertes Feedback, das muss natürlich kompliziert sein, das man sieht.

00:09:04: Und dann funktioniert es auch besser.

00:09:06: Also, was ist Loom?

00:09:07: Hab ich verstanden.

00:09:08: Wie setz ich es ein?

00:09:10: Aber ich bin ja jetzt kein Drehbuchregisseur und auch kein Bild, Grafiker und auch kein Kameramann.

00:09:16: Wie funktioniert denn so ein Video?

00:09:18: Wie muss ich es aufbauen, damit es meinen Job erledigt?

00:09:21: Ja, denn es ist so einfach.

00:09:24: Nimm das Handy in die Hand.

00:09:26: Querformat.

00:09:28: Ich bin immer Fan von Querformat anstatt Hochformat.

00:09:30: Und fang einfach an.

00:09:32: In diesem Video erkläre ich euch.

00:09:35: wie ihr hier einen Kaffee rauslässt.

00:09:38: Also an den Anfang stelle ich die Botschaft den Inhalt, der jetzt folgt.

00:09:42: Genau.

00:09:43: Gleichzeitig wird das Video dadurch besser KI lesbar.

00:09:46: In Zukunft wird so sein, dass man die Videos nur noch ins System hoch lädt.

00:09:50: Und dann kann ich oben mal mal fragen, wenn ich meine vergessen hab, wie bediene ich eigentlich den Kaffeeautomaten, möchte ich ja nicht nochmal Video gucken, ist das zu ineffizient.

00:09:57: Ich stelle einfach eine Frage, wie mache ich das?

00:09:58: Und dann zack, ist es draußen.

00:10:02: Der andere Punkt ist, haltet euch kurz.

00:10:05: Wir haben ja schon kurze Prozesse, kennen wir ja irgendwo, aber auch hier maximal ein, zwei Themen, das heißt wie man Kaffee rauslässt, wo vielleicht die Bohnen sind und vielleicht noch wie man das Wasser nachfüllt.

00:10:17: Also lieber drei, vier, fünf Videos.

00:10:20: Kurz.

00:10:20: Rund um den Kaffeeautomaten, die kurz sind, wie ein langes Video, wo ich mit die Stelle suchen muss, die mich jetzt gerade interessiert.

00:10:26: Genau.

00:10:27: Ich sage immer so maximal drei Schritte oder drei Lern in grob Ziele.

00:10:30: ... im Lernenforschung gehen.

00:10:33: Und wichtig, am Ende noch eine nette Verabschiedung.

00:10:36: Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören, ... ... dass man auch noch positiv aus dem Video rausgeht.

00:10:42: Im ersten Schritt klickt ihr hier auf Start, ... ... dann kommt hier ein Drop-Down-Menü, ... ... ein Renü zum Auswählen.

00:10:49: Und wichtig, im ersten Schritt ... ... die E-Mail muss vorhanden sein, ... ... weil das für uns das wichtigste Element ist, ... ... daran hängt der Kunde.

00:10:57: Beispielsweise.

00:10:58: Also

00:10:58: das wäre jetzt ein Beispiel, ... ... wie ich meine neue Bürokraft ... ... in unser System

00:11:03: einführe.

00:11:04: Und das Video drauf braucht nur dreißig Sekunden.

00:11:06: Und es kriegt auch jemanden, der keine High-End-Kamera hat, sondern man braucht hier einfach ein Bildschirm.

00:11:10: Oder wenn man am Handy die Sachen eindrägt, am Tablet ... ... macht man halt eine Tabletaufnahme.

00:11:15: Also es muss nicht jeder von uns ein Steven Spielberg werden, das habe ich verstanden.

00:11:19: Aber es ist auch nicht jeder von uns ein Elon Musk.

00:11:21: Was kostet denn?

00:11:22: Und das ist das große Denkfehler.

00:11:23: Man muss es intelligent aufbauen.

00:11:25: Wir wissen ja heutzutage, heute kostet alles pro Mitarbeiter.

00:11:29: Und es gibt Ballumen.

00:11:30: ... Lizenzen, die bezahlt werden müssen.

00:11:32: Da sind wir so bei zwölf Euro.

00:11:34: Es gibt noch ein Upgrade auf KI Features ...

00:11:35: ... zwölf Euro im Monat

00:11:37: ... ... zwölf Euro im Monat pro User.

00:11:39: In Regeln erbaut man so auf, dass der Chef ... ... und vielleicht nur die Projektleiter ... ... den Premium-Account kriegen um zwölf Euro ... ... und die Mitarbeiter ... ... die halt draußen sind ... ... oder halt Bürokräfte, die halt ... ... für sich arbeiten ... ... die nicht Videos direkt neue Prozesse einführen müssen ... ... oder halt ... ... das Fail-Management machen müssen ... ... die bekommen einen Freien-Account.

00:11:58: Das kann ich zusammen in einem Unternehmens-Account bündeln ... Und dann sehe ich aber, Dennis Jäger hat das Video angeguckt, auch wenn er die freie Version hat.

00:12:07: Das heißt, auf so einem klassischen Unternehmen kosten zwischen zwölf und dreißig Euro in der Größe.

00:12:13: Jetzt bin ich gespannt auf die Hausaufgaben, die am Ende dieses Podcasts folgen.

00:12:17: Ich glaube ja nicht, dass wir erwarten, dass jeder jetzt ein Lohnvideo erstellt, oder?

00:12:23: Ja, es gibt erst mal zwei Hausaufgaben heute.

00:12:25: Ach,

00:12:25: das noch.

00:12:26: Ja,

00:12:26: das wird halt nicht langweilig.

00:12:28: Im ersten gibt es einen Diagramm.

00:12:30: wie man den Loom, das Loom-Universum aufbaut.

00:12:34: Das heißt, wer bekommt Bezahl-Account, wer bekommt günstigen Account oder halt den kostenlosen.

00:12:40: Das heißt, ich muss mir Gedanken machen über die Aufgaben der Leute und wie sie da ein

00:12:44: Loom-Video

00:12:46: am besten einsetzen können.

00:12:47: Genau, so ein Video beim Thema wer macht was.

00:12:51: Und dann das zweite ist, ihr bekommt die Anleitung, wie man so ein Loom Video aufbaut.

00:12:56: Da haben wir noch paar verschiedene Varianten, wo auch verschiedene Einstiege.

00:12:59: Das ist ja immer langweilig.

00:13:00: Heute erkläre ich euch, manchmal die Variante draus zu machen, gibt es Möglichkeiten, die geben wir euch da direkt mit.

00:13:06: Und ihr könnt einfach drauf loslegen.

00:13:08: Und macht es bitte am dem Beispiel, ich denke, ihr habt bestimmt einen Kaffeautomat.

00:13:12: Fängt beim Kaffeautomaten an.

00:13:14: Ihr könnt, wenn ihr das Loom Video gemacht habt, einfach rechts oben auf den Link klicken.

00:13:17: ... und uns rüberteilen und wir geben euch Feedback, wie wir das Video finden.

00:13:22: Schickt es mir einfach Power Zapp ... ... und dann kriegt ihr ein Loom Feedback Video von mir.

00:13:26: Sehr gut.

00:13:26: Und bekommt ein Loom Feedback Video zu eurem Loom.

00:13:30: Das haben wir gut gemacht in diesem Podcast, lieber Martin.

00:13:32: Lieber Dennis, ich verbrauche jetzt ein Kaffee.

00:13:35: Dankeschön.

00:13:36: Das war der Podcast.

00:13:38: Das Handwerk macht kurze Prozesse.

00:13:40: Mehr Infos über uns unter www.spz-online.de

00:13:45: oder unter www.e-learning-plus.de oder in unserem WhatsApp-Channel, der Link findet ihr direkt in der Beschreibung.

00:13:56: Vielen Dank fürs Zuhören.