#4 Prozesse: Weihnachts-Special: Last (stressige) Christmas

00:00:11:

00:00:14: Macht kurze Prozesse.

00:00:15: Ich bin Dennis Jäger.

00:00:17: Und ich Martin Sommer.

00:00:18: Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden.

00:00:22: Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe.

00:00:26: Ja, lieber Dennis, jedes Jahr das gleiche Last Christmas.

00:00:30: Oh

00:00:30: ja, das ist ja ein Herzschmerzzong, der uns aber auch quasi zeigt, dass man Weihnachten durchaus mit unangenehmen Momenten verbringen kann.

00:00:39: Und da sind wir schon mitten im Handwerk.

00:00:41: Tatsächlich gibt es viele Chefs, viele Betriebsinhaber, die holen jetzt und in den nächsten Tagen auch in den Feiertagen die Versäumnisse auf, dieses ganze Jahr überangesammelt haben.

00:00:54: Was ist nicht immer schön?

00:00:57: Das kann ich mir auch vorstellen.

00:00:58: Vor allem immerhin, der Herd zu rennen und immer der Getriebene vom Alltagsgeschäft zu sein.

00:01:05: Was machst du so über die Feiertage?

00:01:08: Ich mache eigentlich paar ganz tolle Sachen.

00:01:09: Ich richte ein neues Kommunikationstool ein.

00:01:11: Ich optimiere mein Anfrageprogramm.

00:01:14: Natürlich dokumentiere ich dann auch alles fürs neue Jahr, wenn die Mitarbeiter wieder anfangen.

00:01:19: Und natürlich freue ich mich einfach Zeit für die Familie, mit Freunden zu verbringen, ein bisschen Christbaumloben zu gehen und ähnliche Sachen.

00:01:27: Der letzte Teil hört sich sehr interessant an für alle Norddeutschen, die noch nie das Fort Christbaumloben gehört haben.

00:01:34: Da geht es darum, man stellt sich einfach bei Bekannten ins Wohnzimmer oder dahin, wo der Weihnachtsbaum steht, stößt mit Hochprozentigen an und sagt, wie schön der Weihnachtsbaum ist.

00:01:44: Ja und ist nicht nur einmal im Abend.

00:01:47: Also deswegen, es geht also ein bisschen entspannt dazu, so wie ich das raushöre.

00:01:51: Aber tatsächlich reden wir ja nicht hier, um uns über unsere Weihnachts, kommenden Weihnachtserlebnisse auszutauschen.

00:01:57: Wir wollen ja schauen, wie kriegen wir es hin.

00:01:59: dass eben Handwerksunternehmer künftig nächstes Jahr und übernächstes Jahr und all die Weihnachten danach nicht am Arbeitstisch, am Schreibtisch verbringen und all das nachholen, was das ganze Jahr über liegen geblieben ist.

00:02:12: Aber bevor wir anfangen, ich mag das ja unheimlich gerne, immer noch mal so im Adventskalender zu schauen, was es denn da so Leckeres gibt.

00:02:21: Und tatsächlich, hier haben wir jetzt ein Stück Schokolade, auch gut.

00:02:27: So, jetzt können wir anfangen.

00:02:30: Genau.

00:02:31: Aber um dahin zu kommen, dass es ganz entspannter wird und über die Feiertage nicht die Nacharbeit ansteht, muss man zwei Schritte im Endeffekt genauer sehen.

00:02:41: Viele Leute sagen, ich möchte meine Prozesse erst mal wieder optimieren.

00:02:45: So ein Video bei Prozesse.

00:02:46: Nee, stabilisiert erst mal eure Prozesse, die ihr im Betrieb habt.

00:02:51: Das heißt erst optimieren, wenn das Fundament da ist.

00:02:56: Heute, wir sind ja im Handwerk, man baut ein Haus.

00:02:59: Wenn das Fundament nicht steht und es nicht stabilisiert ist, kann ich jede Aufbau darüber nicht realisieren.

00:03:08: Und deswegen guckt, dass ihr stabil über die Feiertage rüberkommt.

00:03:13: Das klang für mich jetzt noch ein bisschen kryptisch.

00:03:15: Also was bedeutet das denn in der Praxis?

00:03:18: Ich meine ich, in den nächsten drei, vier Tagen, erste Weihnachten, zweite Weihnachten, das Kind ist ja schon im Brunnen gefallen.

00:03:26: Wir müssen ja verhindern, dass es beim nächsten Mal nicht passiert.

00:03:29: Prozesse haben wir schon gesprochen und wie ich mir das einfach auch visualisiere.

00:03:35: Ich zeichne Dinge auf.

00:03:36: Aber ich brauche, glaube ich, auch so eine Art Plan, damit ich jeden Tag vernünftig verbringe und sich nicht alles aufstaut im letzten Monat, die letzten Tage des Jahres.

00:03:45: Ja, und da denken wir einfach an unsere Kindheit zurück.

00:03:49: Du weißt noch, an unsere erste bis vierte Klasse, da können wir ja wieder Kindheit.

00:03:54: Adventskalender.

00:03:55: Ja,

00:03:55: da hat er... Ich glaube, jeder, irgendwas an einem Kühlschrankdruck irgendwo hängen, das hat sich gekreisen.

00:04:01: Stundenplan.

00:04:05: Eure Aufgabe ist es eigentlich für euch, für das neue Jahr, einen Stundenplan zu machen, wie euer Tag abläuft.

00:04:15: Wie so ein Plan natürlich aussieht.

00:04:17: So ein Stundenplan.

00:04:18: Ihr könnt natürlich auch vielleicht für eurem Kinder den Stundenplan nehmen, wo schön irgendwelche Einhörner drauf sind oder was eigentlich ist.

00:04:24: Aber ich kann euch auch mal meinen schicken, wo ihr im Endeffekt euch ein bisschen da inspirieren lassen könnt.

00:04:29: Natürlich wie dem WhatsApp-Kanal.

00:04:31: Das ist dann wirklich so eine Art Wochenplan.

00:04:32: Genau.

00:04:34: Ein Wochenplan, wie meine Struktur im nächsten Jahr aussieht, damit ich keinen Stress mehr habe und immer her meine Aufgaben bin.

00:04:43: Das heißt... Ich muss als Chef lernen, nicht nur meine Mannschaft zu organisieren, sondern mich selber auch.

00:04:49: Genau.

00:04:50: Das ist Schritt eins.

00:04:51: Das heißt, wenn ich gut organisiert bin, schaffe ich es auch, meinen Betrieb gut zu organisieren.

00:04:56: Und das ist eigentlich, das Vorgehen ist eigentlich relativ einfach.

00:04:59: Früher hat man ja schon die erste Stunde, in der Schulzeit hat man ja die erste Stunde um acht oder dreißig in der ersten Klasse, dann ist man ja da hin gelaufen.

00:05:07: Und dann, wenn man sich vorstellt, ich bin ja Lehrer in dem Moment.

00:05:09: ... kann ja nicht um achtunddreißig aufklatschen.

00:05:12: Die Kinder, die Mitarbeiter kommen, ... ... die Kinder um achtunddreißig.

00:05:15: Ich muss ja davor schon da sein, ... ... um meine Aufgaben erledigt haben.

00:05:18: Das heißt, wenn ich jetzt meinen ... ... Arbeitsplan sehe, meine Struktur ... ... und ich weiß, meine Mitarbeiter ... ... schlagen um siebenunddreißig auf, ... ... dann muss ich eine halbe Stunde davor da sein.

00:05:28: Und diese Zeit gehört mir.

00:05:30: Was heißt gehört mir?

00:05:33: Es ist ein Schild an der Türe ... ... nicht stören.

00:05:38: Das ist meine wertvolle Zeit.

00:05:41: Und in dieser Zeit ... macht man Zahlenaufgaben.

00:05:46: Das heißt, aber wenn man jetzt Zahlenaufgaben knäre, ist gleich dazu mehr.

00:05:51: Macht aber einen Stundenplan.

00:05:53: Blockzeiten, wann ihr was tut, wenn der Mahnlauf läuft, wann die Zahl Dinge kommen.

00:05:58: Da könnt ihr schon alle Zeiten blocken.

00:06:00: Mitarbeiterbesprechungen.

00:06:01: Mitarbeiterbesprechungen, mit dem Master und so weiter Angebote schreiben, wann ihr das macht.

00:06:07: Aber wichtig, wenn ihr um siebenunddreißig beginnt, der Arbeitstag, steht bei euch um sieben Uhr eure nullte Stunde drin.

00:06:16: Und wie sieht das aus, wenn ich aber als Chef noch aktiv auf der Baustelle unterwegs bin?

00:06:23: Setzt euch, wenn ihr auf die Baustelle rausfährt, fangt um sieben Uhr mit Homeoffice an.

00:06:29: Wenn ihr dann um sieben oder dreißig auf der Baustelle seid, müsst ihr vielleicht um sechs oder fünfundvierzig anfangen.

00:06:34: Eine halbe Stunde müsst ihr an euren Aufgaben, an den Zahlenaufgaben arbeiten.

00:06:40: Nimmt euren Laptop mit, macht daheim noch schnell.

00:06:43: oder macht noch die Zahlenaufgaben und dann geht auf die Baustelle.

00:06:47: Zu diesen kryptischen Zahlenaufgaben, was das bedeutet, kommen wir gleich zu.

00:06:52: Aber hier steckt eine ganz wichtige Botschaft drin.

00:06:55: Das heißt, ich fahre nicht in den Betrieb und guck mal, was mich erwartet, rüste meine Wagen und fahre los, sondern ich mache mir vorher schon mal Gedanken über andere Themen, die auch meinen Betriebsablauf beschäftigen.

00:07:09: Genau.

00:07:10: Und das sind die Zahlenaufgaben.

00:07:12: Zahlenaufgaben sind eigentlich relativ einfach.

00:07:15: Alles, was mit Zahlen zu tun hat.

00:07:17: Ich bin Journalist geworden, weil ich lieber mit Buchstaben zu tun habe.

00:07:20: Ja,

00:07:21: Buchstaben sind ja nichts anderes.

00:07:22: Man kann aber Buchstaben rechnen.

00:07:25: Also Buchstabenaufgaben.

00:07:26: Ja, aber jedenfalls, deine Zahlen müssen immer stimmen.

00:07:29: Das ist immer die Grundlage.

00:07:31: Die Rechnungen, die gestellt sind, müssen gebucht worden.

00:07:33: Man muss immer einen Überblick haben, je nachdem, wie man halt den Zahlungslauf hat.

00:07:37: Mahnungen müssen verschickt werden.

00:07:38: Muss ich als Schöpfer... in diesen Zahlenaufgaben, wenn es um Zahlen geht, überwachen.

00:07:45: Ihr muss gucken, hey, welche Angebote sind draußen?

00:07:48: Wie ist es schon zu langsamer draußen?

00:07:49: Wie muss sie nachfassen?

00:07:50: Das ist auch eine Zahlenaufgabe.

00:07:52: Das sind alles Kennenzahle, KPIs, mit dem Englischen.

00:07:59: Welche Rechnung muss ich in nächster Zeit zahlen?

00:08:01: Kommt eine größere Anzahlung.

00:08:04: Sieht du Großhandel nächster Zeit mehrere Hunderttausend Euro ein, weil ich Riesenanlagen habe.

00:08:09: Liquiditätsplanung.

00:08:11: Alles zahlen, wo ich mit wenig Aufwand, wenn ich das jeden Tag mache, sind das kleine Häppchen anstatt einen großen.

00:08:20: Und

00:08:20: der Mensch möchte immer kleine Aufgaben realisieren, auch Volkserlebnis, anstatt eine große in der Woche zu machen.

00:08:29: Um mal ein Sprachbild zu benutzen, je mehr ich vor mir her schiebe, desto größer wird die Welle, die sich aufbaut.

00:08:38: an Aufgaben.

00:08:39: Und irgendwann kriegt man das alles nicht mehr gehandelt.

00:08:42: Und dann sitzt man eben an den Feiertagen da und muss die ganzen losen Felden enden, die sich irgendwo noch, die mir irgendwo sichtbar sind, einfach versuchen, noch abzubinden.

00:08:52: Genau.

00:08:53: Ich kenne einen Heizungssanitäler, der guckt immer dann am Ende des Jahres, wie viele Angebote sind eigentlich noch offen.

00:09:01: Ja.

00:09:02: Und dann stellt er, oh, das sind ja noch mehr als hundert.

00:09:06: Das darf nicht passieren.

00:09:07: Ja.

00:09:08: Auch hier wieder einen Kennzahl, wieviel Angebote sind offen.

00:09:10: Die darf nicht die bestimmte Grenze von Unternehmensgröße nicht überschreiten.

00:09:14: Weil sonst... Der klickt sich dann durch und guckt, wenn sie halt schon länger sind, macht er auch verloren.

00:09:21: Löschen.

00:09:22: Löschen, aber... Wenn das halt tagtäglich verfolgt haben, wären da halt nur viele Aufträge.

00:09:28: Und dann kommt der nächste Schritt.

00:09:30: Es geht ums Delegieren.

00:09:33: Wir haben ja die Software Loom genügend besprochen.

00:09:36: Wenn ihr seht, dass es irgendwas zu tun gibt.

00:09:40: Kurzes Video, zack, zack, zack, zack, an Mitarbeiter A, Bauleiter B und Hirstrup auch draußen, bitte da aufpassen.

00:09:50: Schnell den Link kopieren und Promäle in den Leuten schicken.

00:09:53: Damit sparte ich euch wirklich Zeit.

00:09:55: Und natürlich, wenn ihr auch mit auf der Baustelle arbeitet, habt ihr ein positives Gefühl, weil ihr seht ja, ob die Mitarbeiter sich ja mit dem Video beschäftigt haben.

00:10:04: Und dann muss ich natürlich noch die Aufgaben, die ich mit Loom am Tag davor vergeben habe, mal gucken, sind sie gemacht.

00:10:13: Und das sind nichts anderes wie Zahlenaufgaben.

00:10:15: Und wenn ich das tagtäglich, meine halbe Stunde, mehr Zeit braucht man dafür nicht.

00:10:19: In meinem Stundenplan, fest einplanet, da mache ich das, das, das und das.

00:10:26: Wie es wie, wie es mir jetzt auch, mit Lumen, Vorlagenmails verschicken, Signaturen, Gespräche legen, da muss ich irgendwas App hinschreiben oder eine SMS, dass die Zahl noch fehlt oder Rückruf.

00:10:39: Das kann ich alles mit wenig Aufwand.

00:10:42: ... am Morgen realisieren.

00:10:44: Aber wichtig ist, ... ... ist eure Zeit ... ... und das ist nicht die Zeit der Mitarbeiter.

00:10:47: Und wichtig, ... ... wenn ihr im Büro ... ... mit mehr Mitarbeiter habt ... ... und es ist schon die Leute um sieben da, ... ... hängt ein ... ... bitte nicht stören.

00:10:54: Schild ... ... an die ... ... Türe ... ... und es hängt zu lang da, ... ... bis ihr mit der halben Stunde durch seid.

00:11:00: Also ich schaffe ... ... ein verpflichtendes Zeitfenster, ... ... wo ich mich und die Betriebsorger kümmere.

00:11:05: Und das ... ... könnte ... ... verhindern, ... ... dass ich am Jahresende ... ... so viel wegschaffen muss.

00:11:12: Genau.

00:11:14: Ich bin halt immer der Herr meiner Aufgaben.

00:11:17: Wenn ich das wirklich übers Jahr durchziehe, ... ... schaffe ich jeden Tag in den kleinen Häppchen.

00:11:26: Das war es eigentlich am Wochenende oft ... ... oder auch ... ... über die Feiertage.

00:11:31: dann anfällt, ... ... zu eliminieren.

00:11:34: Das heißt einfach mit einem ... ... einfachen Trick aus der Kindheit, ... ... Stundenplan, ... ... schreibts Fach rein, ... ... wo ich wollen wir es Fach nennen, ... ... selbstständiges Arbeiten.

00:11:47: Betriebsorganisation.

00:11:47: Betriebsorganisation

00:11:48: können wir reinschreiben.

00:11:50: Einzelaufgabe, Einzelarbeit.

00:11:54: Und so schafft ihr das, wenn ihr das wirklich täglich macht, eure Wochenenden frei zu kriegen und die Feiertage.

00:12:03: Und dann habt ihr stressfreie Zeit mit der Familie, die letzten stressigen Weihnachten, wenn ihr das gut macht, einen guten Vorsatz fürs neue Jahr.

00:12:15: und wichtig, Man investiert trotzdem Zeit in den Betrieb und das nimmt die Zeit dann für die Optimierung anstatt für die Nacharbeit.

00:12:26: Also es ist ja jetzt schon angeklungen, natürlich ist der Aufhänger von uns jetzt Weihnachten und die Feiertage, aber eigentlich geht es darum, mit diesem Stundenplan, Wochenplan wie auch immer was nennen will.

00:12:37: ... als Chef zu schaffen, sich noch ein Stück weit besser zu organisieren ... ... und davon das ganze Jahr zu profitieren ... ... und nicht nur davon, dass man jetzt die ... ... Weihnachtsfeiertage ... ... noch nachsteuern muss, ... ... was das ganze Jahr überversäumt wurde, ... ... eigentlich gilt das Woche für Woche ... ... im Arbeitsalltag.

00:12:54: Ja, und es gibt nichts Schlimmeres, ... ... zum einmal den Daumen in die Wunde, ... ... wenn man über die Feiertage ... ... alleine im Büro sitzt ... ... und das aufarbeitet, ... ... was vielleicht auch andere aufarbeiten hätte.

00:13:06: Und da hilft es auch gar nichts, wenn man da noch Adventskalender schlachtet, weil...

00:13:09: Ich könnte auch noch eine Schokolade brauchen.

00:13:11: Hilft dem Frusten nur wirklich nicht weiter.

00:13:13: Auch

00:13:13: mit Nuss.

00:13:13: So.

00:13:15: Das dazu.

00:13:16: Erzähl mal, wie macht ihr das dann?

00:13:19: Wir machen es eigentlich relativ einfach.

00:13:21: Bei uns hat jeder im Betrieb eigentlich seinen Stundenplan.

00:13:25: Der Stundenplan ist im Endeffekt für jeden Mitarbeiter definiert.

00:13:29: Wann tut er was?

00:13:30: Wir wissen genau von wann, bis wann gearbeitet wird.

00:13:33: Und jeder weiß, wann er was tun muss.

00:13:35: Das heißt, es sind seine... Fächer eigentlich im Stundenplan abgebildet.

00:13:41: Bei uns ist es so, am einunddreißigsten zu verhöften ist die ganze Buchhaltung auf grün.

00:13:47: Wir sind eigentlich schon fertig.

00:13:48: Vielleicht müssen nur die Rechnungen einpflegen, die halt über die Feiertage kommen.

00:13:52: Und nach unserer Schließung am zehnten ersten geht alles zum Steuerbürgeraubüro in dem Februar schon zur Bilanz fertig.

00:13:58: Bilanz im Februar fertig, ohne nass nachzuarbeiten.

00:14:01: Was für ein Gefühl ist das?

00:14:03: Das klingt erstmal gut, aber wie lange dauert es, bis ich so viel Selbstdisziplin... Bei mir habe aber auch so viel Disziplin bei meinen Mitarbeitern sich daran zu halten.

00:14:12: Also im ersten Schritt fang erst mal bei dir selber an.

00:14:15: Das geht relativ schnell.

00:14:17: Einfach mal hinsetzen, den Plan, Stundenplan, Struktur.

00:14:22: Im Fachschaugor heißt das nachher ein bisschen professioneller Regelkreise, möglich einmal machen.

00:14:28: Ein Schild bei Amazon kaufen, bitte nicht stören und dann Disziplinen.

00:14:34: Und wichtig, ihr seid Herr, eure Zeit und nicht die andere.

00:14:38: Jetzt lehne ich mich trotzig zurück und sage, da kommt doch immer der Alltag dazwischen.

00:14:43: Ja, nicht um morgen zum sieben Uhr, wenn die meisten Mitarbeiter noch nicht angefangen haben zum Arbeiten.

00:14:47: Da gibt es noch kein Alltag.

00:14:49: Ich mach nur das, was hier drin steht, was man gesagt hat, die Zahlenaufgaben.

00:14:53: Ich mach noch keine E-Mail beantworten, das war's doch mal.

00:14:55: Das geht unter dem Tag.

00:14:57: Hier sind nur Zahlen.

00:14:59: Die Zahlenaufgaben hab definieren und diese to do's mache ich.

00:15:03: Und nicht, ich mach das, das, das, das.

00:15:06: Wir haben mal gehabt, maximal so drei Sachen oder drei Sachen pro Video beim Video aufnehmen.

00:15:11: Hier sind es jetzt.

00:15:13: Zahlungen, Mahnungen und Aufgaben.

00:15:16: Und noch Kontrolle von der Aufgaben.

00:15:17: Es sind vier.

00:15:18: Wobei jetzt Mahnungen, Zahlen, ein Block ist.

00:15:21: Das heißt, ich habe drei Aufgaben in der halben Stunde.

00:15:24: Wenn jetzt nur das überladen würde mit E-Mail schreiben.

00:15:27: Noch telefonieren, nachdem das das das.

00:15:30: Oder Kommunikation mit Mitarbeitern.

00:15:31: Dann reicht die halbe Stunde natürlich nie.

00:15:34: Das heißt.

00:15:35: einschließen, glaube ich, zu und erst der Nachricht für die Mitarbeiter da.

00:15:39: Ich muss dann schon ein bisschen streng sein, zu mir selber.

00:15:42: Ja, und nicht nur zu den Mitarbeitern.

00:15:45: Aber das Strengensein schieben wir jetzt mal zur Seite.

00:15:48: Lieber Martin, vielen Dank.

00:15:49: Frohe Weihnachten.

00:15:50: Wir sprechen uns im nächsten Jahr wieder.

00:15:52: Ja, ich freue mich.

00:15:53: Ciao.

00:15:56: Das war der Podcast.

00:15:57: Das Handwerk macht kurze Prozesse.

00:15:59: Mehr Infos über uns unter www.spz-online.de

00:16:04: oder unter www.e-learning-plus.de oder in unserem WhatsApp-Channel, link findet ihr direkt in der Beschreibung.

00:16:16: Vielen Dank fürs Zuhören.