#4 Prozesse: Weihnachts-Special: Last (stressige) Christmas

Herzlich willkommen zum Podcast Das Handwerk macht kurze Prozesse. Ich bin Dennis Jäger.

Und ich Martin Sommer.

Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden.

Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe. Ja, lieber Dennis. jedes Jahr das Gleiche, Last Christmas.

Ahoya, das ist ja ein Herzschmerzsong, der uns aber auch quasi zeigt, dass man Weihnachten durchaus mit unangenehmen Momenten verbringen kann. Und da sind wir schon mitten im Handwerk, ne? Tatsächlich gibt es viele Chefs, viele Betriebsinhaber, die holen jetzt und in den nächsten Tagen, auch in den Feiertagen, die Versäumnisse auf, die das ganze Jahr über angesammelt haben. So, das ist nicht immer schön.

Das kann ich mir auch vorstellen, vor allem immer hinterher zu rennen und immer der Getriebene vom Alltagsgeschäft zu sein.

Was machst du so über die Feiertage.

Och, ich mach eigentlich paar ganz tolle Sachen. Ich richte ein neues Kommunikationstool ein, ich optimiere mein Anfrageprogramm, natürlich dokumentiere ich dann auch alles fürs neue Jahr, wenn die Mitarbeiter wieder anfangen und natürlich freue ich mich einfach, Zeit mit der Familie, mit Freunden zu verbringen, bisschen Christbaum loben zu gehen und ähnliche Sachen.

Der letzte Teil hört sich sehr interessant an für alle Norddeutschen, die noch nie das Wort Christbaum loben gehört haben. Da geht es darum, man stellt sich einfach bei Bekannten ins Wohnzimmer oder dahin, wo der Weihnachtsbaum steht, stößt mit Hochprozentigem an und sagt, wie schön der Weihnachtsbaum ist.

Ja, und es nicht nur einmal am Abend.

Also deswegen, es geht also ein bisschen entspannter zu, so wie ich das raushöre, Aber tatsächlich reden wir ja nicht hier, um uns über unsere Weihnachts kommenden Weihnachtserlebnisse auszutauschen. Wir wollen ja schauen, wie kriegen wir es hin, dass eben Handwerksunternehmer künftig nächstes Jahr und übernächstes Jahr und all die Weihnachten danach nicht am Arbeitstisch, am Schreibtisch verbringen und all das nachholen, was das ganze Jahr über liegen geblieben ist. Aber bevor wir anfangen, ich mag das ja unheimlich gerne, immer noch mal so im Adventskalender zu schauen, was es denn da so Leckeres gibt.

Und tatsächlich, hier haben wir jetzt ein Stück Schokolade, auch gut. Ja, jetzt kannst du anfangen.

Genau, aber um dahin zu kommen, dass ich, dass das Ganze entspannter wird und über die Feiertage nicht die Nacharbeit ansteht, muss man 2 Schritte im Endeffekt genauer sehen. Viele Leute sagen, ey, ich möchte meine Prozesse erstmal wieder optimieren. Schon wieder bei Prozesse, nee, stabilisiert erstmal eure Prozesse, die ihr im Betrieb habt. Das heißt, erst optimieren, wenn das Fundament da ist. Heut, wir sind ja im Handwerk, man baut ja 'n Haus. Mhm, wenn das Fundament nicht steht und es nicht stabilisiert ist, kann ich jede Aufbau darüber nicht realisieren und deswegen guckt, dass ihr stabil über die Feiertage rüberkommt.

Das klang für mich jetzt noch 'n bisschen kryptisch. Also, was bedeutet das denn in der Praxis? Ich mein, ich, ich, in den nächsten 34 Tagen, erste Weihnachten, zweite Weihnachten, das Kind ist ja schon in den Brunnen gefallen. Wir müssen ja verhindern, dass es beim nächsten Mal nicht passiert. Über Prozesse haben wir schon gesprochen und wie ich mir das einfach auch visualisiere. Ja, ich zeichne Dinge auf, aber ich brauch, glaub ich, auch so 'ne Art Plan, damit ich jeden Tag vernünftig verbringe und sich nicht alles aufstaut im letzten Monat, die letzten Tage des Jahres.

Ja, und da denken wir einfach an unsere Kindheit zurück. Ich weiß noch, unsere erste bis vierte Klasse, auch in eurer Kindheit, Adventskalender, da hat dann, ich glaube, jeder irgendwas am Kühlschrank irgendwo hängen. Das hat sich geheißen, Stundenplan. Eure Aufgabe ist es eigentlich für euch, für das neue Jahr, einen Stundenplan zu machen, wie euer Tag abläuft. Wie so ein Plan natürlich aussieht,

so einen Stundenplan. Ihr könnt natürlich auch vielleicht für eure Kinder den Stundenplan nehmen, wo schön irgendwelche Einhörner drauf sind oder was ähnliches. Aber ich kann euch auch mal meinen schicken, wo ihr im Endeffekt euch bisschen da inspirieren lassen könnt, natürlich wieder im WhatsApp Kanal.

Das ist dann wirklich so eine Art Wochenplan.

Ja, genau, ein Wochenplan, wie meine Struktur im nächsten Jahr aussieht, damit ich kein Stress mehr hab und immer Herr meiner Aufgaben bin.

Das heißt, ich muss als Chef lernen, nicht nur meine Mannschaft zu organisieren, sondern mich selber auch.

Genau, das ist Schritt 1. Das heißt, wenn ich gut organisiert bin, schaff ich es auch, meinen Betrieb gut zu organisieren. Und das ist eigentlich, das Vorgehen ist eigentlich relativ einfach. Früher hat man ja schon die erste Stunde, in der Schulzeit hat man ja die erste Stunde, um 08:30 Uhr in der ersten Klasse, dann ist man ja da hingelaufen. Und dann, wenn man sich vorstellt, ich bin ja Lehrer in dem Moment, kann ja nicht um 08:30 Uhr aufklatschen, die Kinder, die Mitarbeiter kommen, die Kinder um 08:30 Uhr, ich muss ja davor schon da sein und meine Aufgaben erledigt haben. Das heißt, wenn ich jetzt meinen Arbeitsplan sehe, meine Struktur und ich weiß, meine Mitarbeiter schlagen um 7:30 Uhr auf, muss eine halbe Stunde davor da sein und diese Zeit gehört mir.

Was heißt gehört mir? Es ist ein Schild an der Türe: "Nicht stören". Das ist meine wertvolle Zeit. Und in dieser Zeit macht man Zahlenaufgaben. Das heißt aber, wenn man jetzt Zahlenaufgaben hat, du klärst gleich dazu mehr. Macht aber einen Stundenplan, blockt Zeiten, wann ihr was tut, wenn der Mahnlauf läuft, wann die Zahldinge kommen, da könnt könnt ihr schon alle Zeiten blocken. Mitarbeiterbesprechung, Mitarbeiterbesprechung mit dem Meister und so weiter, Angebote schreiben, wann ihr das macht.

Aber wichtig, wenn ihr um 37 beginnt, der Arbeitstag, steht bei euch um 07:00 Uhr eure nullte Stunde drin.

Und wie sieht das aus, wenn ich aber als Chef noch aktiv auf der Baustelle unterwegs bin.

Setzt euch, wenn ihr auf die Baustelle rausfahrt, fangt um 7 Uhr mit Homeoffice an. Wenn ihr dann um 7:30 Uhr auf der Baustelle seid, müsst ihr vielleicht um 6:45 Uhr anfangen. Eine halbe Stunde müsst ihr an euren Aufgaben, an den Zahlenaufgaben arbeiten. Nehmt euren Laptop mit, macht daheim noch schnell oder macht noch die Zahlenaufgaben und dann geht auf die Baustelle.

Zu diesen, kryptischen Zahlenaufgaben, was das bedeutet, kommen wir gleich zu. Aber hier steckt 'ne ganz wichtige Botschaft drin. Ja, das heißt, ich fahre nicht in den Betrieb und guck mal, was mich erwartet. Ja, rüste meine Wagen, meinen Wagen und fahr los, sondern ich mach mir vorher schon mal Gedanken über andere Themen, die auch meinen Betriebsablauf beschäftigen.

Genau, mhm, und das sind die Zahlenaufgaben. Zahlenaufgaben sind eigentlich relativ einfach, alles was mit Zahlen zu tun hat. Ich bin Journalist geworden, weil ich lieber mit Buchstaben zu tun hab. Ja, Buchstaben sind ja nichts anderes, man kann auch mit Buchstaben rechnen, also Buchstabenaufgaben. Ja, aber jeden Fall, die Zahlen müssen immer stimmen, das ist immer die Grundlage. Die Rechnungen, die gestellt sind, müssen gebucht werden. Man muss immer einen Überblick haben, je nachdem, wie man halt den Zahlungslauf hat. Mahnungen müssen verschickt werden. Muss ich als Chef in diesen Zahlenaufgaben, wenn es um Zahlen geht, überwachen?

Ich muss gucken, hey, welche Angebote sind draußen, Wie ist sonst zu lang schon draußen, wen muss ich nachfassen? Das ist auch eine Zahlenaufgabe. Das sind alles Kennzahlen, K. P. I. s, wie dem Englischen. Welche Zahl, welche Rechnung muss ich in nächster Zeit zahlen? Kommt eine größere Anzahlung? Sieht der Großhandel in nächster Zeit mehrere 100000€ ein, weil ich riesen Anlagen habe? Liquiditätsplanung, alles Zahlen, wo ich mit wenig Aufwand, wenn ich das, wenn ich das jeden Tag mache,

wird, sind das kleine Häppchen anstatt einen großen. Der Mensch möchte immer kleine Aufgaben realisieren, Erfolgserlebnis, anstatt eine große am Ende in der Woche zu machen.

Um mal ein Sprachbild zu benutzen. Ja, je mehr ich vor mir herschiebe, desto größer wird die Welle, die sich aufbaut. Ja, an Aufgaben. So, und irgendwann kriegt man das alles nicht mehr gehändelt, und dann sitzt man eben an den Feiertagen da und muss die ganzen losen Fäden enden, die sich irgendwo noch, die irgendwo sichtbar sind, einfach versuchen noch abzubinden.

Genau, ich kenn einen Heizungssanitäter, der guckt immer dann am Ende des Jahres, wie viel Angebote sind eigentlich noch offen. Ja, und dann stellt er für, oh, das sind ja noch mehr 100 Na, das darf nicht passieren. Ja. Auch hier wieder eine Kennzahl, wie viel Angebote sind offen, die darf nicht die bestimmte Grenze von Unternehmensgröße nicht überschreiten, weil sonst ja, wenn ich, wenn ich der klickt sich dann durch und guckt, wenn sie halt schon länger sind, dann macht er auch verloren, löschen, löschen.

Aber wenn er es halt tagtäglich verfolgt hat, wären da halt noch viele Aufträge vielleicht dran gewesen. Und dann kommt der nächste Schritt, es geht ums Delegieren. Wir haben ja die Software Loom genügend besprochen, Wenn ihr seht, dass es irgendwas zu tun gibt, kurzes Video zack an Mitarbeiter A, Bauleiter B und Hörstrob auch draußen, bitte da aufpassen, schnell den Link kopieren und per Mail an die Leute schicken.

Damit spart ihr euch wirklich Zeit. Und natürlich, wenn ihr auch mit auf der Baustelle arbeitet, habt ihr ein positives Gefühl, weil ihr seht ja, ob die Mitarbeiter sich ja mit dem Video beschäftigt haben. Und dann muss ich natürlich noch die Aufgaben, die wo ich mit Loom am Tag davor vergeben habe, mal gucken, sind sie gemacht. Und das sind nichts anderes wie Zahlenaufgaben. Und wenn ich das tagtäglich, meine halbe Stunde, mehr Zeit braucht man dafür nicht, in meinem Stundenplan fest einplane, da mache ich das, das, das und das.

So, das wie, wissen wir jetzt ja auch, mit Loom Vorlagenmails verschicken, Signaturen, Gespräche legen, sage ich, da muss ich eine WhatsApp hinschreiben oder eine SMS, dass die Zahlung noch fehlt oder Rückruf. Das kann ich alles mit wenig Aufwand am Morgen realisieren. Aber wichtig ist, das ist eure Zeit und das ist nicht die Zeit der Mitarbeiter. Und wichtig, wenn ihr ein Büro mit mehreren Mitarbeitern habt, dann sind schon die Leute um sieben da. hängt ein 'Bitte nicht stören'-Schild an die Türe und es hängt so lange da, bis ihr mit der halben Stunde durch seid.

Also ich schaffe ein verpflichtendes Zeitfenster, wo ich mich um die Betriebsorga kümmere und das könnte verhindern, dass ich am Jahresende so viel wegschaffen muss.

Genau, ich bin halt immer der Herr meiner Aufgaben und wenn ich das wirklich übers Jahr durchziehe, schaffe ich in jeden Tag in den kleinen Häppchen das, was eigentlich am Wochenende oft oder auch über die Feiertage dann anfällt, zu eliminieren. Das heißt einfach mit einem einfacher Trick aus der Kindheit, Stundenplan, schreibt das Fach rein, wie wollen wir das Fach nennen, selbständiges Arbeiten, Betriebsorganisation können wir reinschreiben.

Einzelaufgabe, Einzelarbeit. Und so schafft ihr das, wenn ihr das wirklich täglich macht, eure Wochenenden freizukriegen und die Feiertage. Und dann habt ihr stressfreie Zeit mit der Familie, die letzten stressigen Weihnachten, wenn ihr das gut macht. Einen guten Vorsatz fürs neue Jahr. Und wichtig, man kennt es ja, man investiert trotzdem Zeit in den Betrieb. und das nimmt die, die Zeit nimmt man dann für die Optimierung anstatt für die Nacharbeit, für was liegengeblieben ist.

Also es ist ja jetzt schon angeklungen, natürlich ist der Aufhänger von uns jetzt Weihnachten und die Feiertage, aber eigentlich geht es darum, mit diesem Stundenplan, Wochenplan, wie auch immer man es nennen will, es als Chef zu schaffen, sich noch 'n Stück weit besser zu organisieren und davon das ganze Jahr zu profitieren und nicht nur davon, dass man jetzt die Weihnachtsfeiertage. noch nachsteuern muss, was das ganze Jahr über versäumt wurde. Eigentlich gilt das Woche für Woche, ja, im Arbeitsalltag.

Ja, und es gibt nichts Schlimmeres, zum einmal den Daumen in die Wunde, wenn man über die Feiertage alleine im Büro sitzt und das aufarbeitet, was vielleicht doch andere aufarbeiten hätte.

Und da hilft es auch gar nichts, wenn man dann noch Adventskalender schlachtet, weil. Ich könnt auch noch 'ne Schokolade brauchen. Hilft dem Frust nun wirklich nicht.

weiter, auch mit Nuss.

So, das dazu, erzähl mal, wie macht ihr das dann.

Wir machen es eigentlich relativ einfach, bei uns hat jeder im Betrieb eigentlich seinen Stundenplan. Der Stundenplan ist im Endeffekt für jeden Mitarbeiter definiert, wann tut er was, wir wissen genau, von wann bis wann gearbeitet wird und jeder weiß, wann er was tun muss. Das heißt, es sind seine Fächer eigentlich im Stundenplan abgebildet. Bei uns ist es so, am 31.12. ist die ganze Buchhaltung auf grün. Wir sind eigentlich schon fertig.

Vielleicht müssen wir die Rechnungen noch einpflegen, die halt über die Feiertage kommen. Und nach unserer Schließung am 10.1. geht alles zum Steuerbüro und im Februar ist unsere Bilanz fertig. Bilanz im Februar fertig, ohne das nachzuarbeiten. Was für ein Gefühl ist das.

Das klingt erstmal gut, aber wie lange dauert es, bis ich so viel Selbstdisziplin, bei mir habe, aber auch so viel Disziplin bei meinen Mitarbeitern, sich daran zu halten.

Also im ersten Schritt, fang erstmal bei dir selber an. Das geht relativ schnell, einfach mal hinsetzen, den Plan, Stundenplan, Struktur. In der im Fachjargon heißt es nachher, bisschen professioneller Regelkreise, wirklich einmal machen, ein Schild bei Amazon kaufen, bitte nicht stören und dann Disziplin. Und wichtig, ihr seid Herr eurer Zeit und nicht die anderen.

Jetzt lehne ich mich trotzig zurück und sage, da kommt doch immer der Alltag dazwischen.

Ja, nicht um morgens um 07:00 Uhr, wenn die meisten Mitarbeiter nicht mehr angefangen haben zu arbeiten, da gibt es noch keinen Alltag. Da, ich mach nur das, was hier drin steht, was man gesagt hat, die Zahlenaufgaben, die machen noch keine E-Mail beantworten, das war es dann auch. Das geht unterm Tag. Hier sind nur Zahlen, die Zahlen, Aufgaben hart definieren und diese To-Dos mache ich und nicht ich mach das, das. Wir haben halt gehabt, maximal so 3 Sachen oder 3 Sachen pro Video beim Video aufnehmen. Hier sind es jetzt Zahlungen, Mahnungen und Aufgaben und noch Kontrolle von der Aufgaben.

Es sind 4, wobei jetzt Mahnungen und Zahlung ein Block ist. Das heißt, ihr habt 3 Aufgaben in der halben Stunde. Wenn jetzt das überladen wurde mit E-Mail schreiben, noch telefonieren, nach das mit oder Kommunikation mit Mitarbeitern, dann reicht die halbe Stunde natürlich nie. Das heißt, einschließen, Klappe zu, und erst danach ist schon für die Mitarbeiter da.

Ich muss dann schon 'n bisschen streng sein zu mir selber.

Ja, und ich nutze den Mitarbeiter.

Aber das Strengsein schieben wir jetzt mal beiseite. Lieber Martin, vielen Dank, frohe Weihnachten, wir sprechen uns im nächsten Jahr wieder.

Ja, ich freue mich. Ciao.

Das war der Podcast "Das Handwerk macht kurze Prozesse". Mehr Infos über uns unter www.spz-online.de.

Oder unter www.e-learning-plus.de oder in unserem WhatsApp Channel. Den Link findet ihr direkt in der Beschreibung. Vielen Dank fürs Zuhören.