#44 Nachfolge: Ohne Branchensoftware keine Nachfolge

Bessere Übersicht und Auswertbarkeit auch bezüglich Kosten.

Herzlich willkommen zum Podcast Das Handwerk macht kurze Prozesse. Ich bin Dennis Jäger.

Und ich Martin Sommer.

Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden. Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe.

Läuft. Na das ist doch wunderbar. Ach, lieber Martin, wir haben ja so oft schon über Branchensoftware gesprochen und, Dass sie quasi den Herzschlag eines Betriebs vorgibt. Ja, wenn wir mal ein bisschen poetisch werden sollen, das Gehirn und die Seele eines Unternehmens gleichzeitig sein kann, ist er eigentlich auch der Schlüssel für eine vernünftige Betriebsübergabe oder übertreib ich jetzt?

Nee, du hast komplett recht, ich finde deinen Vergleich aber richtig schön. Da musst du, musst du gerade richtig schmunzeln, fast kommen wir schon drehen, dass das Herz im Unternehmen, Sagt man ja eigentlich immer der Geschäftsführer. Ja, aber den wollen wir ja austauschen. Ja, genau, aber ich finde die, die Betrachtung von dir ist eigentlich genau die Richtige. Das heißt, die Branchensoftware ist eigentlich der Motor, das Herz, alles drumherum des Unternehmens und die Speicher, das Hirn und die Menschen drumherum, die interagieren mit diesem Hirn und mit dem, mit dieser Maschine.

Und ich bin mir sicher, in Köln und in Bielefeld und in einigen anderen Orten Deutschlands springen gerade Leute jubelnd auf, weil wir das sagen.

Ja, Wir freuen uns gerne über 'n Kastenbier zu Weihnachten.

Nee, aber Spaß beiseite, die Branchensoftware zentral. Ich hab gestern mit jemand paar Sprachnachrichten ausgetauscht, echt 'n netter Tipp. Mhm, ja, er hat wieder was externes Lead Table dazu. Er hat 'ne schöne Software aus Bielefeld, gibt es tolle Möglichkeiten, Aufgaben zu verfolgen und auch über die Aufgaben, wenn man es richtig eingerichtet hat und diese richtig nutzt, gibt es halt, Richtige Möglichkeiten, auch Lead Management dort abzubilden und er kann dann auch plötzlich in seinem Power BI Tool Datenanalyse auch sehen, wo steht das Ganze gerade und auch hier Motor.

Aber wollen wir nicht jetzt auf die Branchensoftware so viel eingehen, sondern sagen, Leute, das Wichtige bei der Nachfolge ist, dass der Prozess in der Branchensoftware sauber läuft. Holt das Zeug, was im Kopf des Seniors ist, wann welche Baustelle beginnt, wie die Angebote definiert sind, macht das alles in einem sauberen System.

Ja, das heißt, das Unternehmen existiert nicht nur im Kopf des Chefs, sondern eigentlich auch in der Branchensoftware.

Genau, Und wenn er dann mal ausfällt oder im Urlaub ist, muss ich nur die Branchensoftware auf aufmachen und ich sehe, wo sind gerade die Anfragen, wo stehen die Angebote, wo sind die Aufträge.

Ja, und wenn ich dann ein Schussel bin und ein Teil ist in WhatsApp, ein Teil ist in Excel, ein Teil ist auf meinem Tablet, aber der synchronisiert sich gar nicht mit meinem eigentlichen System, dann haben wir ein Problem.

Oder noch viel schlimmer, Papier, nee, noch viel schlimmer, es ist alles in deinem Kopf.

Ja, gut, das ist ja, ja,

Das heißt, wir haben ja verschiedene Schritte eigentlich hier in den letzten 70 Jahre, als ich noch jung war, durchgemacht. Wir sind aus der Kopfplanung, wir haben schöne bequeme kleine Baustellen, wir haben unseren kleinen Buderus Gas Ölkessel im Keller, da kommt irgendwann der Tankmonteur, dann kommt der und der, hat sich entwickelt irgendwann Richtung Papier, dann hat man alles mit Papier, mit Checklisten gemacht, Gab es ja irgendwann mal Kopierer, als ich noch jung war. Dann ging das weiter, dann konnten wir es ja die Papiere mal digitalisieren, dann kam der Scanner auf den Markt, dann kam aber bisschen zur Software.

Ich weiß noch, mein erster Computer, Windows 311 war noch vor Windows 95.

War das schon auf Discetto oder noch auf Discetto?

DOS 6.8, also das war meine erste 6 Disketten, dass ich ein DOS installieren konnte. Ich weiß noch, die ersten Computerspiele, die ich damals gemacht habe, wo ich dann, 10 Disketten immer tauschen und tauschen musste. Aber dann ging es immer weiter, dann ging es mal, ja, wir konnten schon die ersten kleine Branchensoftwarelösungen haben, konnte man schon vielleicht die ersten Rechnungen schreiben.

Viele sind auch da hängen geblieben, beim nur beim Rechnungen schreiben, viele Betriebe heut noch, aber die kann jetzt ja viel, viel mehr. Und jetzt raus dem Kopf, raus dem Papier, rein in die nicht Rechnungsbranchensoftware, sondern in die aktuellen Branchensoftware. Und dann ist das Wissen aus von was der Senior hat, kann er auch viel besser übergeben.

So, da haben wir jetzt 'ne echt lange Zeitreise gehabt mit einem Appell am Ende. Wie heißt eigentlich unsere Folge und worauf wollen wir heute hinaus? Ohne Branchensoftware keine Nachfolge. Hätt ich jetzt gesagt, ist 'ne Selbstverständlichkeit, aber sollten wir uns vermutlich im Detail mal angucken.

Genau, 1. Was ich ja schon gesagt hab, ist ganz wichtig, dass die Branchensoftware heutzutage, Nicht so genutzt wird, wie sie eigentlich genutzt werden sollte.

Oh, da kann ich 'n Lied von singen, wenn mir einer erzählt, was Excel und Word noch alles kann, außer die 2 Sachen, die ich damit mache.

Hui, Ja genau, aber viel wichtiger ist, dass das ganze Unternehmenswissen, das Kundenwissen des Chefs, dieses Angebotswissen, die Abläufe in dieser Branchensoftware dokumentiert sind oder abgebildet sind. Es fängt ganz einfach an bei den Kunden. Mhm, Ja, 'n Kunde hat 'ne Anrede, Herr Frau, Vorname, Nachname, davon geben wir aus, dass alles drin steht.

Ja, Adresse,

Wenn es gut ist, schon Adresse, vielleicht auch mit einer Hausnummer, vielleicht auch wenn es 'n Mehrparteienhaus ist mit Stockwerk, sauber, kann man anlegen, sollte man auch, aber vielleicht dann auch mal seinen Geburtstag noch dabei haben, weil vielleicht gibt es ja Geburtstagsgeschenke, vielleicht weiß der Chef noch im Kalender stehen an der Wand, ach ruf mal den Kunden X. Y. Z., der hat heute runde Geburtstag.

Oder oder man kann ja auch zum Heizungsgeburtstag anrufen. Ja, genau, wenn die Heizung ein Jahr da drin ist, mal fragen, wie es denn so läuft.

Oder vielleicht gibt es im Grunde überhaupt noch 'n noch 'n Feld, was für 'ne Heizung er gerade hat.

Wäre es ja gar nicht schlecht, so 'ne alte Ölheizung irgendwie mal eben anzurufen und zu sagen, hey, möchtest du nicht mal 'ne Wärmepumpe oder Pelletsheizung, wir müssen ja jetzt technologieoffen sein, hab ich gehört.

Unser Podcast ist auf jeden Fall technologieoffen, ganz klar offen. So, aber wir schweifen ab, Zurück zum Kernthema, also ich muss sehen, dass ich quasi ein digitales Abbild aller meiner Betriebsabläufe habe, nach Möglichkeit in einem Programm und nicht verteilt auf 5 oder 6 Anwender. Genau, wichtig, man kann schon Programme.

Drumherum andocken, mhm, andocken, nicht ersetzen, mhm. Bestimmte Sachen kann eine Branchensoftware nicht, aber das sind in der Regel vielleicht 5 bis 10% der Dinge, die sind Kleinigkeiten, Manche können Sachen besser, manche können Sachen schlechter.

Aber das Hauptprozesstool, eigentlich sollte man die Branchensoftware anders nen, wir nen das Prozesssoftware, find ich 'n schönes schönes Wort.

Das klingt aber zu sehr nach chemischer Industrie, Schade.

Aber eigentlich, dann wäre wäre mir das Beispiel davor, was wo die Branchensoftware nur zum Rechnungsschreiben da war, ist eigentlich die nächste Evolutionsgeschichte, hat sich weiterentwickelt zu Prozesssoftware. Ich Workflowsoftware,

Ja, das geht vielleicht noch besser. Im zweiten Gedanken würde ich Prozesssoftware auch mit Gerichten verbinden. Ah ja, das wär eher negativ, das ist ja dann noch noch schlimmer.

Genau, aber wichtig, wir müssen die Erfahrung vom vom Senior in dieser Software abbilden. Das beste Beispiel, wo wo ich wirklich viel darauf rumreite, wenn ich mit Leute rede, ist das Thema Musterangebote. Mhm,

Ich brauche 6 Stunden, um ein Angebot zum erstellen. Ich brauche 4 Stunden, ich brauche das. Ja, ich kann keine 3 Angebote erstellen für den Decoy-Effekt.

Was du jetzt angekündigt hast, den Decoy-Effekt und was das mit dem Verkaufen zu tun hat, die könnt ihr schon mal googeln. Aber darüber reden wir wahrscheinlich so in 6 bis 7 Folgen, noch nicht in der nächsten.

Genau, Aber darauf freue ich mich auch schon.

Und Wir schweifen schon wieder ab. Wir wollten uns auf 15 Minuten beschränken.

Jedenfalls, welche Texte haben sich bewährt? Welche Angebotskombination haben sich bewährt? In welcher Region mach ich welche Wärmepumpe aus dem Gefühl? Also, ich schaffe mir Vorlagen, Vorlagen und diese Vorlagen sind nichts anderes wie Erfahrungen. Ja, ich war mal bei einem Serviettenhersteller vor Ort und dann hat einer mal gesagt, übrigens spannendes Feld, riesen Papiermaschinen, fand ich, wir schweifen. Ja, jedenfalls.

Hat dann einer gesagt, er hat halt 20 Jahre Erfahrung. Ja, sagt er auch noch ein Zeit, aber eigentlich nichts anderes wie ein Entscheidungsbaum. Wenn das nicht zu passt, nimmt er den Weg. Wenn das nicht passt, nimmt er den Weg. Das heißt, er hat halt immer so bestimmte Wege in seinem Kopf durch die Erfahrung gesammelt und das ist nichts anderes wie Erfahrung. Ein Entscheidungsbaum, ich mach das, wenn das nicht stimmt, mach ich das, wenn das wieder nicht stimmt, mach ich das. Und diese Erfahrung kann man sichern, Dokumentieren in Musterangebote.

Dann hab ich halt Wärmpumpe klein, mittelgroß, der gleiche Typ, aber halt verschiedene Größen. Dann hab ich halt Material klein, mittelgroß, dann hab ich halt noch, wenn das, dann das. Das sind halt nichts anderes wie Entscheidungen. Und dann hab ich das große, die große Erfahrung vom Seniorchef, die er 2030 Jahre gesammelt hat, nicht in einem Wissensmanagement dokumentiert, sondern, In der.

Branchensoftware, Branchensoftware, nicht in der Workflowsoftware, nicht in der Prozesssoftware, es ist die Branchensoftware und dieses ausführliche Beispiel zeigt jetzt einfach, dass man eben auch abgeben muss als Chef. Und zwar nicht nur irgendwann seinen Betrieb an einen Nachfolger, sondern eigentlich sein Wissen auch an die digitalen Werkzeuge, die ich im Unternehmen habe.

Es hilft mir selber, aber es hilft auch meinen Mitarbeitern, Abläufe und Verfahren im Unternehmen besser zu verstehen, anzuwenden und sauber umzusetzen.

Genau, Und dann gibt es halt noch auch jetzt die Erfahrung vom Senior gegenüber Lieferanten oder Großhandel, Liebe jeder da draußen mag ja den Großhandel, weil sie sehr transparente Preise haben.

Dürfen wir das senden? Ich lass es mal drin, ich schneid es nicht.

Jedenfalls, wenn spielt hier sehr viel in Preisverhandlungen, sehr viel Gefühl und Erfahrung mit. Aber wenn ich auch hier meine Branchensoftware wieder sauber eingerichtet hab mit Open Master Data, Wo muss man sagen, der Zentralverband sehr gute Arbeit geleistet hat in die Richtung.

Zentralverband S. H. K. Gibt es auch in anderen Bereichen,

Gibt es das analog.

Ich kann mit Preisspiegel relativ einfach verschiedene Großhändler die Preise abfragen und auch im Preisvergleich machen. Das heißt, ich hab eigentlich schon sehr viel Erfahrung, was früher durch den Senior in Preisverhandlung gemacht wurde, heute über Schnittstellen zum Großhandel abgebildet. Muss natürlich in der Branchensoftware wieder eingerichtet werden. Auch hier, wenn das dann da ist, erleichtert das die Übergabe.

Und erstmal den Einkauf und dann später auch die Übergabe, weil eben das ganze Verhandlungswissen, was der Chef hat, sich auch wieder auf meinem Rechner wiederfindet. Genau, und der Junior oder der potenzielle Nachfolger es leichter hat reinzukommen und nicht direkt über den Tisch gezogen wird. Genau, mhm, verstehe ich.

Das heißt, wir haben über, Kundendaten gesprochen, über Angebote, aber alles muss zentral hinterlegt sein.

Genau, Und dann kommen jetzt noch 2 Themen, Themen, was auch in der Branchensoftware standardmäßig unbedingt hinterlegt sein muss. Der Wartungsprozess ist ein automatisierter Prozess, der muss so wenig händisch gelöst sein wie möglich,

Zumindest was Datenpflege, Terminvereinbarung angeht.

Und Videovorlage, dass die die Fälligkeit aufs nächste Jahr gelegt wird, das automatisch, Wartungs jetzt gestellt werden, wiederholend, Automatisiert.

Wir haben jetzt nicht die Idee, dass ein, dass dass niemand mehr rausfährt, also da muss schon händisch was passieren. Ja, nicht dass ihr uns da draußen falsch versteht, ich weiß ja nicht, wer uns hier alles zuhört. So, aber uns geht es darum, dass wir eben den Prozess der Terminierung, Vereinbarung und so weiter in ein regelmäßiges Gerüst kippt. Genau, und das automatisiert.

Das Andere und dort sind wir jetzt wirklich beim, wieder bei einem Thema, was oft jemand nur im Kopf hat, Ja, ist die Ressourcenplanung,

Nee, die haben wir an der Wand,

Das ist aber auch O.

K., Die Plantafel,

Die Plantafel, ich hab ich schöne Plantafeln gesehen, das funktioniert auch sehr gut. Ja, wenn dann darf man es aber nur in der Plantafel machen oder in der Branchensoftware, wenn man es wieder doppelt macht, haben wir wieder doppelte Datenpflege.

Da ist dann der berühmte Medienbruch, ja, das hast du schön gesagt. Ja, also es ist keine Zeitung, die auseinanderfällt, sondern es ist, wenn man von einem zum anderen wechselt, also von Computer zu, Eben einer Plantafel an der Wand und da passieren Übertragungsfehler.

Aber wichtig, die Plantafel oder die Ressourcenplanung, die sollte natürlich nicht nur eine Woche in die Zukunft passieren, sondern die sollten eigentlich schon das nächste 678 Wochen geplant sein. Natürlich kann das sich immer noch was verschieben, Krankheit kann reinkommen, vielleicht einen Notfall oder jemand braucht ganz dringend ein neues Waschbecken, weil irgendwas kaputt gegangen ist, beziehungsweise es macht vielleicht auch der Kundendienst. Aber wichtig, eine Planung, Muss schon langfristig visuell geschehen und nicht im Kopf eines Menschen. Mhm, weil sonst kann man nicht drüber reden und wenn jemand ausfällt oder der Nachfolger, der muss, der Nachfolger muss ja Systematiken entdecken.

Ja, ja, das geht im Kopf nicht eines Menschen, sondern es muss wirklich visuell dargestellt sein, wo fahre ich wann, wohin und auch da muss klar sein, wann ich rechtzeitig, wenn ich sehe, die Baustelle fängt in 3 Wochen an, dann kann ich schon mal die Frage stellen, ist für die Baustelle alles bestellt. Wenn ich das aber nicht sehe, dass die in 3 Wochen beginnt, passiert das nicht.

Ja, Und ehrlich, mir tun die Leute leid, die versuchen das alles wirklich noch im Kopf abzuwickeln, anstatt es irgendwo schriftlich, grafisch einfach mal niederzulegen, weil dazu kommt ja dann noch, wenn ich alles nur im Kopf mache, dann werden landen die Krankmeldungen bei mir im Kopf, dann landen die getauschten Einsätze bei mir im Kopf, da werde ich ja bekloppt irgendwann, dass ich vor lauter Anfragen allein, Dass ich da immer On Air sein muss. Ja, das geht ja gar nicht mehr.

Ja, und dann sind wir bei dem Thema Unterbrechungen. Jede Kleinigkeit kommt zu dir und du kommst eigentlich gar nicht zu den Themen, wo du eigentlich abarbeiten möchtest. Und du kommst erst zu den Themen, wo du abarbeiten möchtest nach Feierabend, wenn jemand niemand mehr dich nervt und dann kommen plötzlich die 7080 Stunden wieder zustande, weil dann hockst du bis 21:00 Uhr im Betrieb.

Ja, O. K., also das ist, Der von uns skizzierte Idealzustand. Ja, alles in der Software sauber hinterlegt, so wie wir gerne Prozesse hätten. Aber was mache ich jetzt, wenn ich an eine Übergabe denke? Meine Software ist schlecht eingerichtet.

Ja, bleiben wir bei dem Thema Plantafel. Mhm, ich als Nachfolge möchte jetzt, dass man das im Endeffekt digital in 'ne Branchensoftware löst, hat ja auch Vorteile.

Nicht zum sagen, hey, die Plantafel ist scheiße, das ist nicht mehr zeitgemäß, sondern hey, Leute, mit der Planung, mit deiner Erfahrung haben wir, haben wir den Betrieb aufgebaut, wir haben es geschafft, dass jede Baustelle pünktlich ihre Materialien hat.

Aber heute ist das einfach, wird alles noch immer, heutzutage wird das alles noch komplexer, alles noch schneller und wir brauchen noch eine bessere Übersicht und Auswertbarkeit auch bezüglich Kosten und Nachkalkulation. Mhm, deshalb möchte ich, dass in den nächsten 3 Monate eine, möchte ich eine digitale Planung testen. Mhm, die können wir auch noch zusammen parallel mal führen und gegenseitig dann auch besprechen, wie man von der Plantafel ins Digitale kommt. Wir planen das zusammen an der Plantafel und übertragen es dann ins Digitale und dann gucken, ob das uns über die Zeit, über die nächsten 3 Monate, gucken wir mal, wie das Ganze dann läuft.

Mhm, nicht zum sagen, alles was früher war, scheiße. Dann geht man gleich in Blockadehaltung.

Ja, ja, jetzt sind wir auf einem anderen Feld der Betriebsübergabe, nämlich die Psychologie. Da lassen wir aber lieber erstmal die Finger davon, wir reden über Prozesse.

Ach, kommen wir aber auch noch dazu in den nächsten Folgen.

O. K., aber nicht heute. Ja, so, also das ist die Plantafel.

Was jetzt haben wir ganz schön viel geredet, was geben wir denn als Hausaufgabe mit?

Na ja, schaut, macht mal wirklich mal 'ne ganz einfache Liste. Ich mach, ich schick euch 'ne Checkliste mit. Mhm, die werden 3 Spalten haben. Mhm, einmal es ist im Kopf, einmal es ist analog und einmal ist es in der Branchensoftware. Mhm, und dann würden die klassischen Themen Themen drinstehen: Angebotserstellung, wo läuft es, wo läuft die Ressourcenplanung ab, läuft es im Kopf eines Mitarbeiters und da findet oder findet es auf einer Plantage analog statt oder findet es in der Branchensoftware statt?

Und, Und macht einfach mal Kreuze, um einen Ist-Zustand zu definieren, wo ihr gerade steht. Mhm, und dann überlegt euch mal vielleicht ein Kreuz, wo ihr von analog zum Beispiel zu halt aus dem Kopf nach analog bekommt oder von analog in die Branchensoftware und geht das dann in nächster Zeit mal an.

Mhm, dann hätte ich ja sogar schon 'nen kleinen Plan, der meinen Betriebszustand 'n bisschen spiegelt, ne?

Genau, und auch dann zu sehen, wo Entwicklung da wäre. Mhm, mhm, gut, ja, lieber Dennis,

Ich lade die mir auch mal runter.

Bis zum nächsten Mal.

Ciao.

Das war der Podcast Das Handwerk macht kurze Prozesse. Mehr Infos über uns unter www.sbz-online.de oder unter.

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