#46 Nachfolge: Papa, was mache ich jetzt?!

Wir müssen schnell Wissen sichern.

Herzlich willkommen zum Podcast Das Handwerk macht kurze Prozesse. Ich bin Dennis Jäger.

Und ich Martin Sommer.

Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden. Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe. Lieber Martin, wir sind immer noch beim Thema Betriebsübergabe und Prozesse. Stell dir vor, der Seniorchef hat den Laden 40 Jahre richtig gut geführt. Freitag ist sein letzter Arbeitstag und Montag, Montag geht der Betrieb unter,

Der Weltuntergang eines Betriebes.

Ja, aber stellen wir uns mal vor, hier der Chef, Seniorchef, 7080 Stunden in der Woche, 06:00 Uhr morgens schon da, das noch ist noch niemand da von den anderen ganzen Kollegen. Die kommen dann um 07:15 Uhr rein oder um 7:30 Uhr, aber um 07:15 Uhr ruft der Spezialkunde auch schon an und will unbedingt den Seniorchef sprechen. Mhm, Um 7:30 Uhr kommt der Lieferant B. Und fragt, wo ist denn der Schlüssel für das Lager, fürs Lager oder wie funktioniert damals das Kommissionsregal?

Mhm, später, oh, Inventur sollte man vielleicht auch mal machen. Oh, Scheiße, wie hat man denn die Inventur die letzten Jahre gemacht? Mhm, dann kriegt man 'ne komische Mail von irgendeinem Sportverein und frägt, ey, kann ich mal 500€ für 'ne für 'ne Werbung in meinem Jubiläumszeitschrift, Haben.

Und irgendwann nimmt der Nachfolger das Handy in die Hand: 'Papa, was mach ich jetzt?' Ja,

Und ruft an und ruft an.

Kannst du dir das vorstellen?

Ich befürchte, das passiert viel öfters, als wir beide uns das vorstellen können.

Ja, Welt, es ist ein einziges Riesenproblem. Das waren die 40 Jahre.

Ja, also die waren kein Problem.

Ja, jetzt, jetzt in dem Moment ist ein Problem von dem Nachfolger.

Wie man unterschätzt oft das Wissen, es wird aber zum Teil auch überschätzt, was sich über die Jahrzehnte angesammelt hat.

Ja, Es geht nicht nur um Kalkulation, um die Branchensoftware, um die Technik, es geht um die Kleingeschichten,

Das Drumherum.

Wo Bestell ich jetzt bei uns, jetzt auf meinem Betrieb zu zu sehen, wo bestellen wir unsere Corny Riegel, keine Produktwerbung, Welchen Kaffee kaufen wir? Es gibt nichts Schlimmeres, wenn man eine andere Kaffeesorte hat, weil dann gibt es relativ schnell Unternehmensprobleme.

Das ist 'n Kündigungsgrund.

Wo kommt eigentlich die Kartonage hin? Mhm, gibt es irgendeinen, wie entsorgt man denn das?

Aber ich hab doch Mitarbeiter, die wissen das.

Wenn der Betrieb gut organisiert war und alles schön dokumentiert war, kann egal sein, auf Papier, auf.

Und mit Sprachnachrichten, in Videos, digital, Hauptsache es muss irgendwo dokumentiert sein. Ja, es gibt auch, wenn das das Handy vom Chef, vielleicht Privathandy lange, wird mitgenommen, wer war jetzt große Ansprechpartner beim Großhandel? Ja, wer war mein Außendienstler dort?

Also, das ist auch noch so 'n Thema, die rufen wahrscheinlich alle noch die alten Nummern an und der Chef sitzt mit der Angel irgendwo am Weiher.

Genau, Und sagt, der der Ex-Chef, da ist jetzt der Junior zuständig, ruft den an und dann und dann kommt plötzlich nach einer Woche doch wieder der Senior Chauffeur zurück in den Betrieb. Das Problem,

Das klingt alles erstmal banal,

Ja genau, aber das sind die Kleinigkeiten, die dokumentiert werden müssen im Betrieb, weil jede Kleinigkeit, die nicht beantwortet werden kann, muss ich das Telefon in die Hand nehmen und den Wissenskönig der letzten 40 Jahre wieder anrufen.

Und das macht Arbeit auf beiden Seiten.

Ja, Und das ist ja eigentlich das Ziel, weil sonst sagt er, kommt, kommt er nach 2 Wochen wieder zurück, sagt er, ja, ohne mich läuft es nicht.

Aber wo pack ich das ganze Wissen denn rein? Ich kann ja jetzt kein Word-Dokument runterschreiben, wo alles drin steht und jeder soll sich raussuchen, was er braucht.

Ja, wir hatten ja schon mal in der letzten Folge einen Teil von der Wissenssicherung, eigentlich schon besprochen. Der große Teil, 50% vom Wissen, findet in der Branchensoftware statt, Geburtstagsgeschenke, Kundendokumentation, Ja, Stati,

Da steht aber nicht, wo ich die herkriege.

Ja, da steht auch Corny Regel, die sind Gott sei Dank gerade noch voll. Ich kann es dir aber sagen, wir bestellen uns ja bei Amazon und wir haben den Link auch schon hinterlegt. Und willst du jeder sagen, wo? Ja, in unserer eigenen K. I. O. K. Und frag Martin A. I., was ich ja schon mal besprochen hatte.

Das war auch eine der früheren Folgen und ich weiß auch in mehreren früheren Folgen habe ich dich immer gerügt dafür, dass du bei Amazon bestellst und den, Groß, diese große Krake unterstützt, aber da reden wir 'n anderes Mal. Also, was mache ich mit diesem ganzen, ich nenne es mal B. Wissen, was der Chef hatte, was ich nicht unbedingt brauche für den Betriebserfolg, was aber wichtig ist, damit der Laden läuft.

Wir Haben es ganz einfach jetzt gemacht, bleiben wir bei unserer Calling Riegel, bei der Box, die du übrigens auch den einen und anderen manchmal hier genießt. Wir haben eine Word-Datei gemacht, 'ne ganz klassische Word-Datei. Wir haben oben als Überschrift einfach reingeschrieben, Wir bestellen die Corny Riegel bei Amazon, hier ist der Link, haben dieses Word-Dokument mit Drag and Drop in unsere Wissens K. I. Hochgeladen und wenn jetzt jemand wieder fragt, wie, wo bestellen wir die oder Corny Riegel bestellen, kann man in Teams, in WhatsApp, in Telegram einfach fragen, dann antwortet der mit dem Wissen aus dieser, aus diesem Word-Dokument.

Und das über die Wissens K. I.

Genau, Das ist nur noch eine Frage, wo bestellt ihr die Corny Riegel? Das heißt, Es ist egal, ob es mein Samuel, mein Andi, mein Tim, meine Fleur, die müssen nur eine Frage stellen und der Link kommt sofort, die müssen nicht mehr anfangen zu suchen, sondern die fragen einfach, wo bestell ich den Corny Riegel.

So, wenn das für irgendjemanden jetzt 7 Siegel sind, über die wir gerade gesprochen haben, es gab 'ne eigene Folge dazu, es ging um die Frag Martin A. I. Oder K. I., wenn man es auf Deutsch übersetzen will und ganz wichtig in dem Zusammenhang, Das ist eine Anwendung, die eigentlich in jedem Handwerksbetrieb funktionieren kann. Sucht euch einfach die alte Folge raus. Jetzt gehen wir aber zurück zu unserem Senior, der in Ruhe angeln soll und eben nicht mehr 1020 30er Mal am Tag angerufen werden will.

Genau, Bei der Übergabe in den letzten Monate ist das Ziel, dass der Seniorchef einfach sein ganzes Wissen auf dem ganz einfachen Kanal in die K. I. Überführt. Das heißt, Wir gehen davon aus, WhatsApp kann er gut dienen oder ein Telegram. Er hockt sich hin und spricht einfach alles mal ein, was er so in seinem Leben gemacht hat. Das heißt, wie faltet man die Kartonage, sagt er, die Kartonage mach ich so und so und so, einfach nur mit Sprachnachrichten.

Es soll einfach alles sein, Unternehmensgeist, was er einfach gelernt hat, alle jede Kleinigkeiten. Wo ist das Klopapier, hatten wir ja auch schon mal. Und alles läuft in FragMartin A.I. Rein. Genau, und die K.I. Nimmt das Wissen, speichert es dann unternehmensintern ab, es kommen auch keine Externe drauf. Und ich kann es wie mein firmeneigenes Google, D.S.G.V.O. Konform, WhatsApp ist E.U. Act, aber der, das die Speicherung dahinter ist D.S.G. Von D.S.G.V.O. Konform. Ich kann einfach 'ne Frage an die FragMartin A.I.

Stellen und FragMartin I. A.I. Antwortet. Am besten ist es so, dass der, dass der Senior eigentlich während der Übergabe schon jede Frage, die an ihn kommt, in das System reinspricht. Wenn ein Problem aufkam, zum Beispiel der Pufferspeicher ist zu groß, passt nicht durch Tür, musst du die Lösung in die K.I. Einsprechen, weil nächstes Mal, wenn jetzt die Pufferspeicher zu groß war, was haben wir gemacht, die Jahre dahinter, stell ich 'ne Frage, dann bekommen wir die Antwort und dann kann der Junior.

Immer noch 'ne Anpassung oder 'ne Entscheidung treffen, aber er hat schon mal die Erfahrung von den letzten 40 Jahre im System.

Ich schaffe mir einen externen Wissensspeicher, genau,

Und Erfahrung hab ich in der letzten oder vorletzten Folge, weiß gar nicht, schon mal gesagt, ist nichts anderes wie ein Entscheidungsbaum, ein Erfahrungsbaum. Ich komme Montag um 07:15 Uhr rein, das ist mein Start, dann kann ich links abbiegen und rechts abbiegen und je nachdem, wie das Problem gerade auftaucht, das ist die Erfahrung, kann ich abbiegen und, Und diese Erfahrung, warum ich nach links oder nach rechts gehe, dieses muss ich in das System hinzufügen und das heutzutage einfach so, so einfach wie möglich, weil wir müssen schnell Wissen sichern, Underfly, nicht irgendwie mit viel Aufwand, sondern Sprachnachricht, los geht es weg damit.

Ja, also ich muss nichts mehr runter schreiben, ich muss kein 'Wie funktioniert mein Betrieb' Handbuch aufsetzen als Chef, damit nach mir alles trotzdem weiter funktioniert.

Sind Dinge, die kann ich reinsprechen. Natürlich kann man auch Textnotizen machen, wenn man das möchte. Das läuft alles in einer sogenannte interne K.I. Blase, so möchte ich es mal nennen, des Betriebs rein. Und über eine einfache Suchfunktion kann ich mir alle Antworten daraus ziehen, vorausgesetzt es gibt sie. Genau, und wenn sie es nicht gibt, dann wird sie jemand beantworten und danach gibt es sie.

Genau, Und aus 'Frag Papa' wird dann eigentlich dann 'Frag Martin'.

Oder wie auch immer die K.I. Heißt.

Genau, aber wichtig,

Anfangen, ganz wichtig, das Wissen vom Unternehmen zu dokumentieren. Ja, und wenn ich dann die beiden Themen habe, das Wissen in der Branchensoftware dokumentiert und vielleicht sogar, ich kann die Branchensoftware an die K.I. Sogar andocken, geht immer mehr. Schöne Grüße gehen raus an P.D.S. Wir haben sie vergessen in der letzten Folge zu erwähnen.

Ja, gut, dann haben wir jetzt wieder Gleichheit geschafft. Ja, alles gut.

Ich kann die die Branchensoftware einfach an die K.I. Andocken, geht auch mit anderen und dann kann ich im Endeffekt auch noch über die Unternehmens K.I. Auch noch das Wissen von der Branchensoftware rausholen. So, wenn ihr halt schnell den Lieferanten möchte wissen möchte von Viessmann, Weiland oder Bosch, sag ich eigentlich, wer ist da die Ansprechpartner für Warmepumpe bei Viessmann und dann krieg ich meinen Regionalleiter direkt.

Und dafür sind 2 Sachen wichtig, da muss ich als Chef so diszipliniert sein. Alle Fragen, die Monate oder vielleicht schon Jahre vor der Betriebsübergabe auflaufen, eben zu dokumentieren, sei es über die erwähnten Sprachnachrichten, wie auch immer, und ins System reinfüttern. Und das zweite ist noch mal, alle müssen jetzt verstehen, wir reden hier nicht über eine 0815 KI, sondern wir reden über eine KI, die speziell für den Handwerksbetrieb ist und die auch nur Daten des Handwerksbetriebs verarbeitet.

Also, Da kommt nichts rein von anderen Handwerksbetrieben, da kommt auch nichts rein von allgemeinen K.I.s, wie sie über die Weltkugel geistern. Es geht nur um die Daten, die euren Betrieb betreffen, damit das, weil K.I. Und K.I. Sind in dem Fall 2 Sachen.

Ja, und jetzt schließt sich der Kreis zur 1. Folge, wenn ich mein Unternehmen übergeben möchte, oder ich will es vielleicht auch verkaufen,

Zur 1. Folge in diesem Zyklus,

Zyklus, ja genau, aber auch zur 1. Folge über von unserem Podcast, warst du schon unser dein Unternehmen wert,

Den Bogen will ich sehen.

Ja, Wenn ich oben 'n Zettel an bei der Handwerkskammer hinhänge, Unternehmen zu übergeben und schreib drunter, es ist strukturiert, das ganze Wissen ist gesichert, meine die Branchensoftware läuft, kostet für Interessenten, bitte melden. Ihr bekommt ein perfekt strukturiertes, dokumentiertes Unternehmen.

Und daneben hängt 'n gelber Zettel, wo drauf steht, schlampig geführter Laden in in sichere Hände abzugeben.

Auf das Unternehmen 1 werden sich Jungmeister sicher melden, die setzen sich ins gemachte Nest, die zahlen dann auch vielleicht 'n bisschen mehr Geld, gibt es dann genügend Forderungen dafür für Unternehmen B, das endet im Chaos und es wird die Übergabe scheitern. Und Jetzt schließt sich der Kreis, Wissen sichern, Branchensoftware sauber führen, Und Aufgaben verteilen während der Übergabe. Dann haben wir eigentlich schon mal die wichtigsten Schritte im Betrieb gemacht und falls man dann noch keinen Nachfolger hat, also nicht aus unserer eigenen Familie kommt, findet man den auch relativ einfach.

Und danach geht der Chef in Ruhe angeln, der Ex-Chef,

Der Ex-Chef. Als Hausaufgabe, ich geb euch noch mal die kleine Onboardingliste mit. Oh ja, Das sind schon mal die Standard 150 Fragen, die jeder beantwortet haben muss. Mhm, aber da kommen noch viel mehr Kleinigkeiten dazu.

Mhm, Und meine Lieblingsfrage ist ja immer noch, oh ist das Klopapier im Kallax Regal im Kundendienstraum. Ja, und im Grunde kann man diese Antworten ja eigentlich schon in die Wissens K. I. Einspeisen, wenn man sie hat und damit schon mal einen kleinen Teil der Betriebsfragen erschlagen.

Genau, einfach 'ne Sprachnachricht und fertig.

Auf dem Klo sogar. Ja, wenn es sein muss,

Dann weiß ich ja, wo das Klopapier ist. Na dann, lieber Dennis,

Lieber Martin, bis später. Ciao.

Das war der Podcast Das Handwerk macht kurze Prozesse. Mehr Infos über uns unter www.sbz-online.de oder unter.

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