#5 Prozesse: Dokumentation - Der erste Schritt zu deiner Freiheit

Herzlich willkommen zum Podcast Das Handwerk macht kurze Prozesse. Ich bin Dennis Jäger. Und ich Martin Sommer. Wir reden darüber, wie Betriebe besser werden. Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe. Lieber Dennis, was ist für dich eigentlich Freiheit? Boah, das ist 'ne große Frage für 'n Podcast, der höchstens 10 bis 15 Minuten dauern soll. Aber 'ne spannende Frage. Ja, ich kann nur ganz salomonisch antworten. Für mich ist Freiheit, dass ich nicht bei Daimler am Band stehe und in siebeneinhalb Stunden 50 Mal die gleiche Schraube ansetzen muss.

Ich kann es aber auch ein bisschen anders formulieren. Eine Seitenstraße an der Reeperbahn nennt sich die große Freiheit. Und wenn man die entlang geht, am Ende der Straße findet man ein Gebäude, das heißt Grünspan. das ist 'n Veranstaltungszentrum. Also nach der großen Freiheit kommt halt doch irgendwann der Grünspan, sowas, sowas Heruntergekommenes wie wie Grünspan. Deshalb, ich glaube, wir könnten den Rahmen sprengen, würden wir jetzt nur noch über das Thema Freiheit sprechen. Aber wir wollen ja eine andere Richtung.

Ja, wir wollen ja eigentlich zum Thema Freiheit für Unternehmer, für Handwerksunternehmer und da bist du auch gut zu Hause. Ja, dann formulier ich mal, nämlich das Wort Freiheit im Unternehmenskontext. Ohne Grünspan. Ich habe mir da viele Gedanken drüber gemacht und wichtig, die Prozesse müssen ohne mich laufen. Das nimmt mir sehr viel Last von den Schultern ab. Heißt, wenn ich das richtig verstehe, für dich bedeutet Freiheit schon, wenn du weißt, dass dein Laden läuft, weil alle Abläufe strukturiert sind und du eben die Freiheit hast, nicht.

immer an allem beteiligt und eingebunden zu sein. Hast du schön formuliert. Danke. Ich bin Herr meiner Aufgaben und meine Mitarbeiter sind Herr ihrer Aufgaben. Und das ist auch das Schöne, meine Aufgaben sind so gut dokumentiert, falls sie mal ausfallen sollte, hoffe wäre wenn, es passiert nichts, weiß ich, dass es weitergeht. Noch mal weniger Gewicht auf meine Schultern. Stellt euch mal jetzt, die wir gerade zuhören, vor, Firma geht eins zu eins so weiter, oder reden wir von 80, 90 Prozent, mit bzw.

ohne euch. Wie fühlt ihr euch dann? Dennis, ich muss schon denken, die Artikel sind genau so gut mit dir oder ohne dich. Das ist unmöglich. Ja, jetzt tatsächlich, wo ziehe ich meinen eigenen Wert raus? Ist ja auch eine Frage. Die, die da eine Rolle mit mit rein spielt, also was, was tue ich, was bewege ich, was stoße ich an, aber nicht für alles verantwortlich zu sein, weil Dinge von alleine laufen.

Ich weiß, der Artikel wird von alleine gut, weil er nicht in meinem Hoheitsgebiet liegt, ja, das ist eine sehr, sehr große Freiheit. Ja, und das macht mir deine Standards und Standards sind eigentlich nichts anderes wie Struktur und Struktur macht macht mich oder euch freier. Wir haben jetzt in der letzten Folge über Stundenpläne geredet, ich weiß genau, dass die Pflichtaufgaben erledigt sind. Wenn ich mal ausfalle, kann ich meinen Stundenplan mit Aufgaben, die dokumentiert sind, einfach jemand anders geben. Der wird das nicht perfekt machen, aber ist alles gut.

Und das Coole ist, in meiner Freizeit, wenn ich das alles hier sehe, kann ich relativ schnell Aufgaben abgeben und ich hab Freizeit, am Unternehmen zu arbeiten, anstatt im. Setzt voraus, man hat wirklich kurze, knackige Prozesse, einfache Abläufe. Einfache Abläufe, das Fundament mit Dokumentation, muss da sein. Habt ihr bei der S.P.Z. was dokumentiert? Ich möchte da den Mantel des Schweigens drüber legen. Na ja, ich hab dir ja schon mal erklärt, wie das Programm dafür ganz gut wäre.

Bloom, wichtig, keine Provision für die Nennung dieses Programmes. Und um ein gutes Lernvideo selbst zu produzieren oder einfach aufzunehmen, ja, fangt an bei eurem Kaffeeautomaten. Erklärt mal, wie der Kaffeeautomat bedient wird und vor allem, wie er gereinigt und instand gehalten wird. So, und jetzt sind wir beim Thema, wie bereite ich so einen Long-Context, der Kaffeevollautomat, auf? Und wenn ich weiß, wie das geht und das gut mache, habe ich deutlich höheren Anteil an Freiheit.

Ja. Okay, dann los. Wenn ein neuer Mitarbeiter kommt, ist bei uns das zweite Video, was Sie gucken. funktioniert die Kaffeemaschine, das dritte ist, wo ist die Toilette und das erste ist herzlich willkommen. Aber wie strukturiert man sowas? Wir haben ja unsere Grobprozesse, die haben wir mit den Prozessablaufdiagrammen BPMN oder Flussdiagramme gemalt, vielleicht jetzt auch schon digitalisiert, da haben wir jetzt keinen Podcast dazu gemacht, wie man die schön setzt, aber vielleicht haben wir schon irgendwie ein Tool rausgefunden.

Über Diagramme haben wir ja in Folge 1 schon gesprochen und über Abläufe. Ja und, jetzt gehe ich wieder davon aus, der Mitarbeiter weiß nichts. Der weiß nicht, wie er den Kaffeevollautomat bedient. Also das Vorwissen, hatten wir auch schon in der Folge davor, ist null. Und jetzt gehen wir mal, erstmal gehen wir noch nicht in die klassische Softwareanwendungen rein, sondern wir gehen mal jetzt vor beim Kaffeevollautomaten. Ich mache jetzt einen Kurs "Mein Kaffeevollautomat", so heißt dieser Kurs.

Der Der Kurs hat für mich eine Nummer, der nennt sich 1. Wir werden sehr viele Videos erstellen über die Dokumentation über die Jahre und ich brauche eine ganz genaue Benennung, wo welches Video hingehört, weil sonst wird es wieder Chaos. Struktur, Struktur, Struktur. Also der Kurs heißt Kaffeevollautomat. Das Kapitel ist Bedienung des Automates. So, das wäre dann zum Beispiel 1.1 Bedienung. 1. immer der Kaffee, mein Kaffeevollautomat.

Das erste Video 1.1.1, das heißt eine Ebene tiefer. Wichtig ist, die Struktur müsst ihr jetzt nicht komplett auswendig merken, die schicken wir euch als Hausaufgabe in den WhatsApp Channel. Da könnt ihr schon bisschen abkupfern. Wir haben kriegt auch noch bisschen mehr zum Thema Onboarding, kriegt ihr auch 'n kompletten Lehrplan, könnt mal reingucken, was alles zum Thema Onboarding eigentlich Feinziele schon alle da sein müssten oder was eigentlich jedes Unternehmen, ich sag so ab, 34 Mitarbeiter irgendwie dokumentiert haben soll. Also wir reden jetzt hier einfach ein bisschen über Kaffeevollautomaten, aber eigentlich meinen wir so ziemlich alle Abläufe, die in einem Handwerksbetrieb mit einer schönen kleinen Videodokumentation erfasst werden können, dass alle neuen Mitarbeiter oder auch die Bestandsmitarbeiter immer mal wieder reinschauen können, wie funktioniert was?

Perfekt, Kurs 1 mein Vollautomat, mein Kaffeevollautomat, Kapitel 1 Bedienung, So, und jetzt gehen wir davon aus, der Mitarbeiter weiß gar nichts. Der geht hin. Was muss ihm ein Mitarbeiter erst mal erklären. Na, wie geht die Maschine an? Genau, das heißt, hallo zusammen, in dem Video erkläre ich euch, wie man die Kaffeemaschine anschaltet. Im ersten Schritt muss der Hauptschalter, die Steckdosenleiste beispielsweise, muss das Licht leuchten und dann fangt hier an, diese Taste am Kaffeevollautomat zu drücken.

Die fängt dann erstmal zu blinken an, 20 Sekunden und dann, wird der Kaffee auf Vollautomat aufgeheizt. Das ist das Video 1.1.1. Dann eine Verabschiedung dazu und fertig. Das nächste Video ist dann 1.1.2 Produktauswahl. In dem Video erkläre ich euch, wie ihr auswählt zwischen Kaffee, Cappuccino, Espresso oder ihr stellt sogar noch die Stärke vom Kaffee ein. Dann erklärt man das Schritt vor Schritt, dann ist das Video auch erledigt.

Dann kommt das nächste Video. Wasserbehälter ist das 1.1.3 Wasserbehälter und Bohnen auffüllen. Erklär ich in dem Video, in dem Video erkläre ich eigentlich, ich glaub, das wiederholt sich langsam und dann wird es erklärt. Ja, schöne Verabschiedung, ich hoff, der Kaffee schmeckt. Vielleicht erklärt man auch noch die Bohnen, welche tolle man hat. Vielleicht hat man 'ne Special Bohne, was von anderen Leuten abhebt, wie der, wie der Obstkorb. Ja, so ungefähr. Also für die, die uns schon ein bisschen länger zuhören, ihr merkt, Martin denkt sehr strukturiert.

Ja, und ich brauche immer Kaffee. Ja, und jetzt gehen wir mal vom Kaffee weg. Wie sieht das denn aus im Betriebsalltag? Ja, das ist eigentlich genau analog. Gehen wir mal in die Branchensoftware rein. Nee, nehmen wir jetzt mal auch kleine Produkte, wir machen keine Werbung dafür, PDS, Branchensoftware aus dem Handwerk, Heizung, Elektro, dem Bereich. Der Kurs heißt P.D.S. Wichtig, also Kurs mit Kurs muss man einfach der Video lernen.

Ja, der Bereich, die Lernvideos, wo die Videos dann schön strukturiert drunter kommen. Kurs 1 war ja schon belegt mit mein Kaffeevollautomat, deswegen hat man im zweiten Kurs jetzt P.D.S. Das erste Kapitel, wo dann die Videos drunter kommen, ist zum Beispiel Kunden. Unter diesen Kapitel kommen die einzelnen Videos, dann wäre 2.1.1. Kunde anlegen. Das erklärt man das Ganze. Das nächste Video wäre 2.1.2.

Wie finde ich heraus, ob der Kunde schon vorhanden ist? Zum Beispiel? Der nächste wäre 1.2.3. Wie bearbeite ich einen Kunden? Und dann geht es immer Schritt für Schritt, Schritt, ganz kleinschrittig weiter, alles zum Thema Kunde. Kurze Videos, Informationen auf den Punkt gebracht und ich kann sie alle selber machen als Chef. Ja, und Loom sei Dank. Und hier dieses, was ich gerade gesagt hab, 3 Minuten, 4 Minuten, dann hätten wir die Videos schon alle fertig.

Aber im ersten Schritt sich erstmal hinter hinsetzen, wir haben ja schon die Grobstruktur, wie man vielleicht 'n ganzes Projekt abwickelt und dann kommen ja die Feinstruktur, Kunde anlegen und und hier vorgehen, dass man sich wirklich für die fürs E. D. V. System ganz kleine Lerneinheiten definiert und das ist immer die Einrückung. Die einzelne Nummer ist der Kurs, um was es geht, die doppelte Einrichtung, 2 Zahlen, ist dann das Kapitel und die dritte Einrückung ist dann nachher das Video.

Das heißt, ich muss aber lernen, sehr einfach und strukturiert zu denken. Ja, und halt sehr in kleinen Schritten. und das Schöne ist halt auch in kleinen Videoschritten, wenn sie da mal eine Änderung im in der Branchensoftware passiert, zum Beispiel jetzt bei P.D.S., gab es mal oben, der Startbildschirm hat sich vielleicht bisschen verändert, dann kann, muss ich nur ein Video austauschen. Aber das werden 'n Haufen Videos, wenn ich jede Funktion, jeden Klick, alles einmal erklären möchte.

Wir reden bei so einer um das das Basiswissen bei einer Branchensoftware, was in der Regel reicht. muss nicht bis zu 100% gehen, Paretroprinzip erstmal bis zu 80% reicht im ersten Schritt. Bis zu 80% nutzen und verstehen. Genau, das wären dann so 6070 Videos klein, aber das dauert mal 23 Stunden, um alle zu produzieren und jetzt müsst müsst ihr euch mal überlegen, wie lange ihr braucht, eure Mitarbeiter das immer wieder zu erklären und ganz einfach Nutzen Faktor.

Ich bin der Meinung, dass es sich mal 23 Stunden lohnt hinzusetzen, die Videos zu machen. Schafft Lumen denn auch oder hat Lumen 'ne Art Suchfunktion, dass ich nach bestimmten Themen suchen kann? Weil je mehr Videos das werden, desto unübersichtlicher bin ich. Ja, aber dann kommen wir im nächsten Schritt, nach der Dokumentation gibt es ja Lernmanagementsysteme oder auch, wie nennt sich es, oder auch Wissens K. I., wo ich die Sachen integrieren kann und mit wenig Aufwand die Sachen dann durchsuchbar mache. So. Und um noch mal auf unsere Eingangsfrage zurückzubekommen, zurückzukommen, was bedeutet Freiheit?

Ja, im Sinne eines Handwerksunternehmers. Also in dem Fall bedeutet Freiheit dann, meine Leute können sich ihr Wissen selbst aneignen und zwar auf die Art, wie ich es vorgegeben habe. Ja, und das Schöne ist, wenn jetzt neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag kommt, ich weiß, dass der sicher gut abgeholt wird. Wenn ich auch noch, hab ich auch noch die, hab ich noch mal 'n Freiheitspunkt. Ich kann hinstehen und sagen: 'Leute, der sitzt hin, der arbeitet sich Schritt für Schritt ein.

Ich hab die Freiheit, nicht ihm alles in 1 zu 1 Situationen erklären zu müssen. Ich hab die Freiheit, keinen Zeitdruck zu haben, weil ich ja eigentlich keine Zeit für ihn hab und auch meinen Alltag regeln muss. Aber so kriege ich noch mehr Freiheit in meinem Betrieb. Das heißt, ich entkopple die Unternehmensabläufe von meiner Zeit und das gibt mir Freizeit. und Freiheit. Mhm, also dann hab ich 'n Haufen Videos, sie sind strukturiert, ich kann sie immer wiederfinden. Aber wie schaffe ich es denn dann, dass sich die Leute das auch selbständig angucken?

Sonst muss ich ja doch wieder hinterher sein und drängeln und dann ist mein Zeitgewinn auch wieder hinüber. Wir haben ja zufällig 'n Lernmanagementsystem, wo man halt alles dokumentiert sauber ablegen kann und man kann in den Videos Kontrollfragen integrieren, damit ich auch weiß, ob die Person sich ja wirklich mit den ganzen Videos richtig beschäftigt hat. Und dann hab ich noch eine, noch mal eine Kennzahl für mein, für meine ersten 30 Minuten am Morgen, hat mein Mitarbeiter am vorigen Tag wirklich das Onboarding richtig verstanden, weil sonst kann er sagen, er hat die Videos geguckt, aber dann kommt ein Lernmanagement mit ins Spiel.

Wenn ich sehe, er hat das Video geguckt, ist das eine, aber dann heißt es ja noch lange nicht, er hat es kapiert oder verstanden. Ja, genau, Aber da kommt ja nochmal das Üben mit zusammen. Das heißt, wir sagen so, jetzt legen wir, wir wissen ja noch unsere Übephase, muss ich ja auch mit neuen Mitarbeitern machen. Das heißt, er stellt, man setzt sich mit ihm vielleicht 10 Minuten hin und sagt, so jetzt legst du mir mal 'n neuen Kunde an und 'ne Projektakte. Max, musst du mal 1, 2, 3, 4, bla, dann klickt er sich durch, dann kann er mir das zeigen lassen, ob er es auch wirklich beschäftigt hat. Also, Kontrolle muss schon noch sein. Ja, aber diesmal, statt 8 Stunden Einarbeitung, wo ich eigentlich investieren müsste, hab ich halt nur 10 Minuten.

auf einem ganz anderen Lernniveau. Und wenn er es dann immer noch nicht verstanden hat, sag ich, guck noch mal. Ja, und wenn er es dann immer noch nicht verstanden hat, kann er selber so oft gucken, bis er es verstanden hat und ich muss nicht immer dabei sein. Genau, was machen wir denn da jetzt für Hausaufgaben in unseren WhatsApp Channel? Ja, erstmal bekommt ihr Lehrpläne fürs klassische Onboarding oder wie so 'n E. D. V. System schon mal strukturiert aussieht, dass ihr nicht das Rad nicht zweimal finden müsst. und wir geben euch noch was Kleines dazu, wie euer I.

T. System aufgebaut werden sollte. Das ist 'ne kleine Grafik, wie man schön Office 365, mit welche Rechte, wie man das teilt, ohne einen großen Server im Keller zu haben. Das heißt, wenn ich also meine Abläufe, Prozesse, Strukturen im Betrieb kenne, sauber dokumentiert habe, sie mit Loom, den Lernvideos erfasst habe, die meine Mitarbeiter regelmäßig anschauen, um das gesamte Wissen sich anzueignen, damit der Betrieb sauber funktioniert, kann ich um 14:00 Uhr aufs Fahrrad steigen, fröhlich pfeifend Feierabend machen und an Westernhagen und Freiheit denken.

Theoretisch schon, wirst du aber nie machen. Aber es gibt immer noch genug andere Themen, die im Betrieb und am Betrieb zu erledigen sind. Wie geht es denn eigentlich weiter, Dennis? Ach, lieber Martin, ich hab gedacht, wir sollten uns mal um das Wichtigste unterhalten, nämlich über das Thema Marketing. So, wie und welche Abläufe kann ich im Betrieb einfacher gestalten, damit ich, damit mein Marketing trotzdem oder gerade deshalb effektiv funktioniert?

Ja, da freue ich mich schon drauf, wenn wir darüber noch mal 6 neue Folgen zum Thema Marketingprozesse aufnehmen können. und natürlich machen sie wir kurz und knackig. Handwerk macht kurzen Prozess. Vielen Dank Martin. Danke. Das war der Podcast Das Handwerk macht kurze Prozesse. Mehr Infos über uns unter www.sbz-online.de. Oder unter www.e-learning-plus.de oder in unserem WhatsApp Channel.

Link findet ihr direkt in der Beschreibung. Vielen Dank fürs Zuhören!