#5 Prozesse: Dokumentation - Der erste Schritt zu deiner Freiheit

00:00:01: Und am Ende bekommt ihr immer eine Hausaufgabe.

00:00:24: Lieber Dennis, was ist für dich eigentlich Freiheit?

00:00:29: Boah, das ist eine große Frage für ein Podcast, der höchstens zehn bis fifteen Minuten dauern soll.

00:00:33: Aber eine spannende Frage.

00:00:35: Ja, ich kann nur ganz alarmonisch antworten.

00:00:37: Für mich ist Freiheit, dass ich nicht bei Daimler am Bann stehe und den siebeneinhalb Stunden fünfzigmal die gleiche Schrauber ansetzen muss.

00:00:45: Ich kann es aber auch ein bisschen anders formulieren.

00:00:48: Eine Seitenstraße in der Reperbahn nennt sich die große Freiheit.

00:00:53: Und wenn man die entlang geht, am Ende der Straße findet man ein Gebäude, das heißt Grünspan.

00:00:58: Das ist ein Veranstaltungszentrum.

00:01:00: Also nach der großen Freiheit kommt halt doch irgendwann so was heruntergekommenes wie Grünspan.

00:01:08: Deshalb, ich glaube, wir könnten den Rahmen sprengen, würden wir jetzt nur noch über das Thema Freiheit sprechen.

00:01:15: Aber wir wollen ja eine andere Richtung.

00:01:17: Wir wollen ja eigentlich zum Thema Freiheit für Unternehmer, für Handwerksunternehmer.

00:01:21: Und da bist du auch gut zu Hause.

00:01:25: Ja, dann formuliere ich mal.

00:01:27: für mich das Wort Freiheit im Unternehmenskontext.

00:01:31: Ohne Grünspan.

00:01:32: Ohne Grünspan.

00:01:33: Ich habe mir da viele Gedanken drüber gemacht.

00:01:35: und wichtig, die Prozesse müssen ohne mich laufen.

00:01:39: Das nimmt mir sehr viel Lasch von den Schultern

00:01:41: ab.

00:01:43: Heißt, wenn ich das richtig verstehe, für dich bedeutet Freiheit schon, wenn du weißt, dass dein Laden läuft, weil alle Abläufe strukturiert sind und du eben die Freiheit hast.

00:01:55: Nicht!

00:01:57: immer an Alben beteiligt und eingebunden zu sein.

00:02:00: Hast du schön formuliert.

00:02:01: Danke.

00:02:02: Ich bin Herr, meine Aufgaben und meine Mitarbeiter sind Herr, ihre Aufgaben.

00:02:08: Und das ist auch der Schöne.

00:02:10: Meine Aufgaben sind so gut dokumentiert, falls sie mal ausfallen sollte.

00:02:14: Ich hoffe, wäre wenn es passiert nichts, weiß ich, dass es weitergeht.

00:02:19: Noch mal weniger Gewicht auf meine Schultern.

00:02:22: Stellt euch mal jetzt die Vokazuhirren vor.

00:02:25: Euer Firma geht eins zu eins so weiter, oder reden wir von achtzig, neunzig Prozent, mit beziehungsweise ohne euch.

00:02:34: Wie fühlte euch dann?

00:02:36: Dennis, ich muss schon denken, die Artikel sind genau noch so gut mit dir oder ohne dich.

00:02:42: Das

00:02:42: ist unmöglich.

00:02:45: Ja, jetzt tatsächlich, wo ziehe ich meinen eigenen Wert raus?

00:02:50: Ist ja auch eine Frage.

00:02:52: die dann eine Rolle mit rein spielt.

00:02:54: Also was tue ich, was bewege ich, was stoße ich an.

00:02:59: Aber nicht für alles verantwortlich zu sein, weil Dinge von alleine laufen.

00:03:03: Ich weiß, der Artikel wird von alleine gut, weil er nicht in meinem Hoheitsgebiet liegt.

00:03:06: Das ist eine sehr, sehr große Freiheit.

00:03:09: Ja, und desnach mit deinem Standards.

00:03:11: Und Standards sind eigentlich nichts anderes, wie Struktur.

00:03:14: Und Struktur macht mich oder euch freier.

00:03:18: Wir haben jetzt in der letzten Folge über Stunden gleich eine geredete.

00:03:20: Ich weiß genau, dass die Pflichtaufgaben erledigt sind.

00:03:25: Wenn ich mal ausfalle, kann ich meinen Stundenblatt mit Aufgaben, die dokumentiert sind, einfach jemand anders geben.

00:03:31: Der wird das nicht perfekt machen, aber ist alles gut.

00:03:34: Und es cool ist, in meiner Freizeit, wenn ich das alles hier sehe, kann ich relativ schnell Aufgaben abgeben.

00:03:40: Und ich habe Freizeit am Unternehmen zu arbeiten, anstatt dem im.

00:03:44: Setzt voraus, man hat wirklich kurze, knackige Prozesse.

00:03:47: Einfache Abläufe.

00:03:48: Einfache Abläufe.

00:03:49: Das Fundament mit der Dokumentation muss da sein.

00:03:53: Habt ihr der SPZ etwas dokumentierte?

00:03:56: Ich möchte da den Mantel des Schweigens drüberlegen.

00:04:00: Naja, ich habe dir ja schon mal erklärt, wie das Programm dafür ganz gut wäre.

00:04:04: Blumen.

00:04:06: Wichtig.

00:04:07: Keine Provision für die Nennung dieses Programmes.

00:04:09: Und um ein gutes Lernvideo selbst zu produzieren oder einfach aufzunehmen, fangt an bei eurem Kaffeeautomaten.

00:04:17: Erklärt mal, wie der Kaffeeautomat bedient wird und vor allem, wie er gereinigt und in Stand gehalten wird.

00:04:22: So, und jetzt sind wir beim Thema, wie bereite ich so einen Long-Context der Kaffeevollautomat auf?

00:04:32: Und wenn ich das, wenn ich weiß, wie das geht und das gut mache, habe ich deutlich höheren Anteil an Freiheit.

00:04:38: Ja.

00:04:38: Okay,

00:04:39: dann los.

00:04:39: Wenn ein neuer Mitarbeiter kommt, ist bei uns das zweite Video, was Sie gucken.

00:04:46: Wie funktioniert die Kaffeemaschine?

00:04:47: Das dritte ist wohl die Toilette.

00:04:50: Und das erste ist herzlich willkommen.

00:04:53: Aber wie strukturiert man so was?

00:04:56: Wir haben ja unsere GroBrozesse.

00:04:57: Die haben wir mit der Prozessablaufdiagramme BPMN oder Flussdiagramme gemalt.

00:05:03: Vielleicht jetzt auch schon digitalisiert.

00:05:04: Da haben wir jetzt noch kein Podcast dazu gemacht, wie immer, die schön setzt.

00:05:08: Aber vielleicht haben wir schon irgendwie ein paar ein Tool rausgefunden.

00:05:12: Über Diagramme haben wir in Folge eins schon gesprochen und über Abläufe.

00:05:15: Ja.

00:05:15: Und jetzt gehe ich wieder davon aus.

00:05:17: ... der Mitarbeiter weiß nichts, ... ... der weiß nicht, wie er den Kaffeevoll Automat bedient.

00:05:22: Also das Vorwissen, ... ... hatten wir auch schon in der Folge davor, ... ... ist Null.

00:05:27: Und jetzt gehen wir mal, ... ... erst mal gehen wir noch nicht in die ... ... klassische ... ... Software-Anwendungen rein, ... ... sondern wir gehen mal jetzt vor ... ... beim Kaffeevoll Automat.

00:05:37: Ich mache jetzt einen Kurs, ... ... mein Kaffeevoll Automat.

00:05:43: So heißt dieser Kurs.

00:05:45: Der Kurs hat für mich eine Nummer, ... ... der nennt sich eins.

00:05:48: Wir werden sehr viele Videos erstellen über die Dokumentation, über die Jahre und ich brauche eine ganz genaue Benennung, wo welches Video hingehört.

00:05:56: Sonst wird es wieder Chaos.

00:05:57: Struktur,

00:05:58: Struktur, Struktur.

00:06:00: Also der Kurs heißt Kaffeevoll Automat.

00:06:04: Das Kapitel ist Bedienung des

00:06:07: Automates.

00:06:08: So, das wäre dann zum Beispiel eins Punkt eins, Bedienung.

00:06:13: Eins war der Kaffeevoll, mein Kaffeevoll Automat.

00:06:16: Das erste Video, eins.eins.eins, das heißt eine eben eine Tiefe.

00:06:21: Wichtig ist, die Struktur müsst ihr jetzt nicht komplett auswendig merken.

00:06:24: Die schicken wir euch als Hausaufgabe in den WhatsApp-Channel.

00:06:28: Da könnt ihr schon ein bisschen abkupfen.

00:06:30: Wir haben auch, kriegt ihr auch noch ein bisschen mehr zum Thema Onboarding, kriegt ihr auch einen kompletten Lehrplan, könnt mal reingucken, was alles zum Thema Onboarding eigentlich Feinziele schon alle da sein müssten oder was eigentlich jedes Unternehmen, ich sag so ab, drei, vier Mitarbeiter, irgendwie dokumentiert haben.

00:06:44: Also wir reden jetzt hier einfach ein bisschen über Kaffee, Vollautomaten, aber eigentlich meinen wir so ziemlich alle Abläufe, die in einem Handwerksbetrieb mit einer schönen kleinen Videodokumentation erfasst werden können.

00:06:57: dass alle neuen Mitarbeiter oder auch die Bestandsmitarbeiter immer mal wieder reinschauen können, wie funktioniert was.

00:07:03: Perfekt.

00:07:04: Kurs eins, mein Vollautomat, mein Kaffee Vollautomat, Kapitel eins, Spedienung.

00:07:10: So, und jetzt gehen wir davon aus, der Mitarbeiter weiß gar nichts.

00:07:13: Der geht hin.

00:07:15: Was muss ich dem Mitarbeiter erst mal erklären?

00:07:18: Ja, wie geht die Maschine an?

00:07:20: Genau, das heißt, Hallo zusammen, in dem Video erkläre ich euch, wie man die Kaffeemaschine angeschaltet.

00:07:26: Im ersten Schritt muss der Hauptschalter, die steckdosen Leiche beispielsweise, das Licht leuchten.

00:07:32: Und dann fängt hier an, diese Taste am Kaffeefoloromat zum Drücken, die fängt dann erstmal zu blinken an, zwanzig Sekunden.

00:07:39: Und dann wird der Kaffeefoloromat aufgeheizt.

00:07:43: Das ist das Video, eins, Punkt, eins, Punkt, eins.

00:07:45: Dann eine Verabschiedung dazu und fertig.

00:07:49: Das nächste Video ist dann eins, Punkt, eins, Punkt, zwei.

00:07:54: Produktauswahl.

00:07:56: In dem Video erkläre ich euch, wie ihr ausfällt zwischen Kaffee, Cappuccino, Espresso, oder ihr stellt sogar noch die Stärke vom Kaffee ein.

00:08:04: Dann erklärt man das Schritt vor Schritt.

00:08:06: Da ist das Video auch erledigt.

00:08:08: Dann kommt das nächste Video.

00:08:11: Wasserbehälter ist das eins Punkt eins Punkt drei.

00:08:13: Wasserbehälter und Bohnenaufe.

00:08:17: Erklär ich in dem Video.

00:08:18: In dem Video erkläre ich euch.

00:08:19: Ich glaube, das wiederholt sie langsam und dann wird es erklärt.

00:08:21: Ja.

00:08:22: Schöne Verabschiedung.

00:08:23: Ich hoffe, der Kaffee schmeckt.

00:08:25: Vielleicht erklärt man auch noch die Bohnen, welche hier toll immer hat.

00:08:28: Vielleicht haben wir eine Special-Bone, was von anderen Leute abhebt.

00:08:32: Wie der Obstkorber.

00:08:33: Ja, so ungefähr.

00:08:35: Also für die, die uns schon ein bisschen länger zuhören, ihr merkt, Martin denkt sehr strukturiert.

00:08:40: Ja, und ich brauche immer Kaffee.

00:08:41: Ja, und jetzt gehen wir mal vom Kaffee weg.

00:08:44: Wie sieht das denn aus im Betriebsalltag?

00:08:47: Ja, das ist eigentlich genau analog.

00:08:50: Gehen wir mal in die Forschungssoftware rein.

00:08:53: Nehmen wir jetzt mal... Kleine Produkte, wir machen keine Warnung dafür.

00:08:57: PDS.

00:08:58: Branche Software aus dem Handwerk, Heizung, Elektro, dem Bereich.

00:09:04: Der Kurs heißt PDS.

00:09:07: Wichtig?

00:09:08: Also Kurs mit Kurs war immer einfach der Videolernen.

00:09:11: Ja, der Bereich,

00:09:12: wo

00:09:12: die Videos dann schön strukturiert runterkommen.

00:09:15: Kurs eins war ja schon belegt mit, mein Kaffee Vollautomat.

00:09:19: Deswegen hat man zweiten Kurs jetzt PDS.

00:09:22: Das erste Kapitel, wo dann die Videos drunter kommen, ist zum Beispiel... Kunden.

00:09:28: Unter diesem Kapitel kommen die einzelnen Videos, dann wäre es zwei Punkt eins, Punkt eins.

00:09:34: Neue Kunde anlegen.

00:09:37: Da erklärt man das ganze.

00:09:38: Das nächste Video wäre zwei Punkt eins, Punkt zwei.

00:09:44: Wie finde ich einen Bestand, wie finde ich heraus, ob der Kunde schon vorhanden

00:09:47: ist?

00:09:48: Zum Beispiel.

00:09:49: Der nächste Kunde wäre eins, Punkt zwei, Punkt drei.

00:09:54: Wie bearbeite ich einen Kunde?

00:09:59: Und dann geht es immer Schritt für Schritt, ganz klein schrittlich weiter, alles zum Thema Kunde.

00:10:02: Kurze Videos.

00:10:05: Informationen auf den Punkt gebracht und ich kann sie alle selber machen als Chef.

00:10:09: Ja.

00:10:10: LUM sei Dank.

00:10:12: Und hier diese, was ich gerade gesagt habe, drei Minuten, vier Minuten, dann hätten wir die Videos schon alle fertig.

00:10:17: Aber im ersten Schritt, sich erstmal wieder hinsetzen.

00:10:20: Wir haben ja schon die Grobstruktur, wie man vielleicht ein ganzes Projekt abwickelt.

00:10:24: Und dann kommen ja die Feinstruktur Kunde anlegen.

00:10:28: Und hier vorgehen, dass man sich wirklich für das EDV-System ganz kleine Lernteinheiten definiert.

00:10:35: Und das ist immer die Einrückung.

00:10:37: Die einzelne Nummer ist der Kurs, um was es geht.

00:10:40: Die doppelte Einrichtung, zwei Zahlen, Bestandskapitel.

00:10:43: Und die dritte Einrückung ist dann nachher das Video.

00:10:47: Das heißt, ich muss aber lernen, sehr einfach und strukturiert zu denken.

00:10:54: Ja.

00:10:56: Und halt sehr im Kleinen zu schritten.

00:10:57: Ja.

00:10:58: Und das Schöne ist halt auch im Kleinen Video schritten, wenn Sie dann mal eine Änderung im Unterbrauchensofte... passiert.

00:11:04: zum Beispiel bei PDF gab es mal oben das Stadtbildschirm hat sich vielleicht ein bisschen verändert.

00:11:09: Dann muss ich nur ein Video austauschen.

00:11:12: Aber das werden Haufen Videos, wenn ich jede Funktion, jeden Klick, alles einmal erklären möchte.

00:11:18: Wir reden bei so einer, um das Basiswissen bei einer Branchensoftware.

00:11:22: Was in der Regel reicht.

00:11:24: Es muss nicht bis zu hundert Prozent gehen.

00:11:26: Pareto-Prinzip erst mal bis zu achtzig Prozent reicht im ersten Schritt.

00:11:30: Bis

00:11:30: zu achtzig Prozent nutzen und verstehen.

00:11:32: Genau.

00:11:34: Das wären dann zu sechzig-siebzig-Videos klein.

00:11:37: Aber das dauert mal zwei, drei Stunden, um alle zu produzieren.

00:11:40: Und jetzt müssen die euch mal überlegen, wie lang ihr braucht, eure Mitarbeiter immer wieder zu erklären.

00:11:45: Und ganz einfach nutzen.

00:11:49: Faktor, ich bin der Meinung, dass es sich mal zwei, drei Stunden lohnt, hinzusetzen, die Videos

00:11:53: zu machen.

00:11:54: Schafft Luhm denn auch, oder hat Luhm eine Art Suchfunktion, dass ich nach bestimmten Themen suchen kann?

00:11:59: Ja, auch.

00:12:00: Weil je mehr Videos das werden, desto unübersichtlicher bin ich.

00:12:03: Ja, aber dann kommen wir im nächsten Schritt.

00:12:05: Nach der Dokumentation gibt es Alarm Management Systeme

00:12:08: oder

00:12:08: auch WissensKI, wo ich die Sachen integrieren kann und mit wenig Aufwand die Sachen dann durchsuchbar mache.

00:12:17: Und nochmal auf unsere Eingangsfrage

00:12:20: zurückzukommen.

00:12:21: Was bedeutet Freiheit im Sinne eines Handwerksunternehmers?

00:12:26: Also in dem Fall bedeutet Freiheit dann, meine Leute können sich ihr Wissen selbst aneignen und zwar auf die Art, wie ich es vorgegeben

00:12:34: habe.

00:12:35: Ja, und das Schöne ist, wenn jetzt ein neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag kommt.

00:12:40: Ich weiß, dass der sicher gut abgeholt wird.

00:12:44: Habe ich noch mal einen Freiheitspunkt?

00:12:47: Ich kann hinstellen und sagen, Leute, der sitzt hin, der arbeitet sich Schritt für Schritt ein.

00:12:56: Ich habe die Freiheit, nicht ihm alles in eins, zwei Situationen erklären zu müssen.

00:13:01: Ich habe die Freiheit, keinen Zeitdruck zum haben, weil ich ja eigentlich keine Zeit für ihn habe und noch meinen Alltag regeln muss.

00:13:07: Aber so kriege ich noch mehr Freiheit in meinem Betrieb.

00:13:10: Das heißt, ich entkoppel die Unternehmensabläufe von meiner Zeit.

00:13:15: Und das gibt mir Freizeit und Freiheit.

00:13:20: Also, dann habe ich ein Haufen Videos.

00:13:21: Sie sind strukturiert.

00:13:22: Ich kann sie immer wiederfinden.

00:13:25: Aber wie schaffe ich es denn dann, dass sich die Leute das auch selbstständig angucken?

00:13:28: ... sonst muss ich ja doch wieder hinterher sein ... ... und drängeln ... ... und dann ist mein Zeitgewinn auch wieder hinüber.

00:13:33: Dafür haben wir ja zufällig ... ... ein Long-Management-System ... ... wo man halt alles dokumentiert ... ... so auch ablegen kann ... ... und ... ... man kann in den Videos ... ... Kontrollfragen integrieren ... ... damit ich auch weiß, ... ... ob die Person sich ja wirklich ... ... mit den ganzen Videos ... ... richtig beschäftigt hat.

00:13:48: Und dann habe ich noch eine ... ... noch mal eine Kennzahl ... ... für meine ersten ... ... dreizehn Minuten am Morgen ... ... hat mein Mitarbeiter am vorigen Tag ... ... wirklich das Onboarding ... ... richtig ... verstanden.

00:14:00: Weil sonst kann er sagen, er hat die Videos geguckt.

00:14:03: Aber dann kommt ein Learnmanagement mit ins Spiel.

00:14:05: Wenn ich sehe, er hat das Video geguckt, ist das eine.

00:14:08: Aber dann heißt es ja noch lange nicht, er hat es kapiert oder verstanden.

00:14:11: Ja, genau.

00:14:12: Aber da kommt ja noch mal das Üben mit zusammen.

00:14:14: Das heißt, wir sagen so, jetzt legen wir, wir wissen ja nach unserer Übephase, muss ja mit neuen Mitarbeitern machen.

00:14:20: Das heißt, man sitzt mit ihm vielleicht zehn Minuten hin und sagt so, jetzt legst du mir mal neue Kunde an und eine Projektakte.

00:14:26: Max musst du mal eins, zwei, drei, vier, bla bla bla.

00:14:29: Dann klickt er sich durch, dann kann mir das zeigen lassen, ob es auch wirklich beschäftigt hat.

00:14:33: Also Kontrolle muss schon noch sein.

00:14:34: Ja, aber diesmal statt acht Stunden Einarbeitung, wo ich eigentlich investieren müsste, habe ich halt nur zehn Minuten auf einem ganz anderen Lernniveau.

00:14:43: Und wenn das dann immer noch nicht verstanden haben, sage ich, guck normal.

00:14:47: Ja.

00:14:48: Und wenn das dann immer noch nicht verstanden hat, kann er selber so oft gucken, bis er es verstanden

00:14:52: hat.

00:14:52: Und ich

00:14:53: muss nicht immer dabei sein.

00:14:54: Genau.

00:14:55: Was machen wir denn da jetzt für Hausaufgaben in unseren WhatsApp-Channel?

00:14:59: Ja, erst mal bekommt ihr Lehrpläne für das klassische Onboarding oder wie so ein EDV-System schon mal strukturiert aussieht, dass ihr das Rad nicht zweimal finden müsst.

00:15:11: Und wir geben euch noch was Kleines dazu, wie euer IT-System aufgebaut werden sollte.

00:15:16: Das ist eine kleine Grafik, wie man schön Office-Six-Six-Fünf mit Wehrechte, wie man das teilt, ohne einen großen Server im Keller zu haben.

00:15:24: Das heißt?

00:15:25: Wenn ich also meine Abläufe, Prozesse, Strukturen im Betriebkenne sauber dokumentiert habe, sie mit Loom in Lernvideos erfasst habe, die meine Mitarbeiter regelmäßig anschauen, um das gesamte Wissen sich anzueignen, damit der Betrieb sauber funktioniert, kann ich um vierzehn Uhr aufs Fahrrad steigen, fröhlich-heifend Feierabend machen und an Westernhagen und Freiheit denken.

00:15:51: Theoretisch schon.

00:15:52: Würdest du Abonnie machen?

00:15:54: Es gibt immer noch genug andere Themen, die im Betrieb und am Betrieb zu erledigen sind.

00:16:01: Wie geht es denn eigentlich weiter, Dennis?

00:16:03: Lieber Martin, ich habe gedacht, wir sollten uns mal um das Wichtigste unterhalten, nämlich über das Thema Marketing.

00:16:11: Wie und welche Abläufe kann ich im Betrieb einfacher gestalten, damit mein Marketing trotzdem oder gerade deshalb effektiv funktioniert?

00:16:24: Ja, da freue ich mich schon drauf, wenn wir darüber nochmal sechs neue Folgen zum Thema Marketingprozesse aufnehmen können.

00:16:30: Und natürlich machen sie wir kurz und knackig.

00:16:34: Handwerk macht kurz ein Prozess.

00:16:36: Vielen Dank Martin.

00:16:37: Danke.

00:16:39: Das war der Podcast.

00:16:40: Das Handwerk macht kurze Prozesse.

00:16:42: Mehr Infos über uns unter www.spz-online.de

00:16:47: oder unter www.e-learning-plus.de oder in unserem WhatsApp-Channel.

00:16:56: Der Link findet ihr direkt in der Beschreibung.

00:16:58: Vielen Dank fürs Zuhören.