#6 Prozesse: Was macht wer, wann, wie und warum?
Shownotes
In dieser Folge sprechen Dennis Jäger und Martin Sommer darüber, warum klar definierte W-Fragen (Wer, Was, Wann, Wie, Warum) die Grundlage für funktionierende Prozesse sind – und weshalb gerade unangenehme Abläufe wie der Mahnprozess sonst immer beim Chef hängen bleiben.
Du erfährst unter anderem:
- Warum fehlende Klarheit bei Aufgaben dazu führt, dass Prozesse „verschlimmbessert“ werden oder ganz liegen bleiben.
- Weshalb der Mahnprozess Chefsache ist – auch wenn einzelne Schritte delegiert werden können.
- Warum „Prinzip Hoffnung“ (Das Geld kommt schon noch) keine Strategie ist, sondern Liquidität gefährdet.
- Wie feste Zeiten (z. B. täglich um 8:15 Uhr) Mahnungen planbar und kontrollierbar machen.
- Warum Standardvorlagen (E-Mails, Texte, Abläufe) der größte Hebel für Geschwindigkeit und Sicherheit sind.
- Wie du unangenehme Aufgaben durch Gamification & Wertschätzung besser im Team verankerst.
- Weshalb du Prozesse erst sauber definieren solltest, bevor du sie digitalisierst oder automatisierst.
**Praxisbeispiel aus der Folge: Der Mahnprozess ** Als konkretes Beispiel nehmen die beiden einen Prozess, den fast niemand gerne macht, der aber überlebenswichtig ist: Zahlungserinnerungen & Mahnungen.
Beispiel-Struktur: Prozess: „Mahnprozess“
- Schritt 1: Rechnung verschicken
- Schritt 2: Zahlungserinnerung per E-Mail (standardisiert)
- Schritt 3: Telefonische Nachfrage (nicht hinter E-Mails verstecken)
- Schritt 4: Letzte Mahnung (per Einschreiben)
- Schritt 5: Übergabe an Anwalt oder Inkasso
W-Fragen als Standard für jeden Prozess:
- Wer ist verantwortlich?
- Was genau ist zu tun?
- Wann passiert es (fester Zeitpunkt, kein „irgendwann“)?
- Wie wird es gemacht (Vorlagen, Standards, Eskalationsstufen)?
- Warum ist dieser Schritt wichtig?
Hausaufgabe (aus der Folge) Im WhatsApp-Channel gibt’s wieder konkrete Vorlagen, damit ihr nicht bei Null anfangen müsst:
- Kompletter Mahnprozess mit klaren Schritten und Eskalationsstufen
- E-Mail- & Textvorlagen für Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Gesprächsleitfäden für Telefonate mit säumigen Kunden
Link zum WhatsApp-Kanal: https://whatsapp.com/channel/0029Vb6bPkLG8l5FwomcC61Q
Mehr Infos: SBZ – Schulungs- und Prozesszentrum: www.spz-online.de eLearningPlus/digi professionals GmbH: www.e-learning-plus.de
Transkript anzeigen
00:00:01: Ja, lieber Dennis, du als lange Reporter, was sind eigentlich die Wehfragen?
00:00:28: Oh,
00:00:29: das lernt man, glaub ich, in der ersten Stunde auf der Journalistenschule.
00:00:33: Wenn ich mich recht erinnere, war's wer wie was, wieso, weshalb, warum?
00:00:37: Nee, im Moment, jetzt bin ich bei sechs.
00:00:39: Ach, das war ja die Titelerkennungsmelodie der Sesamstraße.
00:00:43: Okay, zurück.
00:00:44: Also, eigentlich ist es wichtig zu wissen, wer macht, was, wann, wie und vor allem, warum.
00:00:51: Aber wieso fragst du?
00:00:52: Genau, weil das genau heute, unser Titel und... der Podcast-Folk ist.
00:00:57: Wer macht was, wann, wie und warum?
00:01:02: Ist das nicht eigentlich klar und für jede Aufgabe oder für jede Aktivität definiert?
00:01:08: In der Realität, wie ich es jetzt bei viele Betriebe erlebt habe, leider nicht.
00:01:12: Und falls es nicht definiert ist, bleibt es in der Regel immer beim Chef-Hängen.
00:01:18: Deswegen schauen wir heute mal die Weh-Fragen einfach mal genauer an.
00:01:22: Im Endeffekt, das war's.
00:01:25: Also was machen wir beim Prozess?
00:01:29: Und
00:01:30: wer macht das?
00:01:31: Das muss im Endeffekt schon mal klar definiert sein.
00:01:34: Wir reden jetzt sehr theoretisch.
00:01:35: Es geht um Aufgaben, um kleine Aufgaben, wie auch um große Aufgaben im Handwerksbetrieb.
00:01:41: Und wenn es da nicht klare Definitionen gibt, dann macht jeder, was er will.
00:01:48: Da hätten wir noch ein W. Aber das will keiner haben.
00:01:52: Genau.
00:01:53: Deswegen muss man jede Aufgabe genau definiert haben, weil sonst wird auch, wenn die Kundin mal ganz gut das formuliert hat, die die Leute verschlimmen bei so einem Prozesse und auch Aufgaben.
00:02:03: Wir definieren mal das was und wer es machen muss und dann schauen wir wann er es machen muss und da fängt oft das Problem schon an.
00:02:14: Und das warum erst tun soll.
00:02:18: Können wir das irgendwie an einem Beispiel machen?
00:02:20: Ich glaube, das wird mir sehr helfen.
00:02:21: Ja, schauen wir einmal ein Lieblingsprozess an, den eigentlich jeder nicht ungern macht, nämlich den Mahnungsprozess.
00:02:26: Ach komm, das geht doch automatisiert oder nicht?
00:02:29: Leider nicht so, wie man immer denkt.
00:02:30: Vor allem auch, da spielt ab und zu doch der Mensch noch eine Rolle im Prozess.
00:02:34: Das heißt, wir haben hier Schnittstellen und einen Prozess aus mehreren Schritten, Aktivitäten oder kleine Aufgaben.
00:02:41: Der erste Schritt macht Person A, der nächste Schritt macht Person B. Wir müssen Daten extrahieren.
00:02:47: Und wichtig, man muss halt das Wehr genau definieren, wer was tut.
00:02:52: Mhm.
00:02:53: Aber schauen wir doch uns mal die Wehrfragen beim Prozess, beim Mahnungsprozess, beim Mahnprozess genauer an.
00:02:59: Und wichtig, beim Mahnprozess ist auch so, der Prozess ist so unangenehm.
00:03:03: Mhm.
00:03:04: Da denkt das Chef sich, ach ja, so unangenehme Prozesse, die tue ich sehr ungern, die gebe ich dann einfach weiter an die Bürokraft.
00:03:11: Mhm.
00:03:13: Also es ist unangenehm?
00:03:15: Weil man ja über ein Thema spricht, was eigentlich funktionieren sollte.
00:03:19: Man redet oder dahinter steckt ja was.
00:03:22: Vielleicht haben die Leute Geldprobleme oder wie auch immer.
00:03:25: Und es hilft jedenfalls nichts, die Verantwortung einfach nur abzuwälzen.
00:03:28: Genau.
00:03:29: Das heißt, die Verantwortung wälzen wir in der Regel auf obene Mitarbeiter ab.
00:03:34: Aber wir müssen täglich kontrollieren, Also ob der Mahnprozess da wirklich durchläuft und wo er gerade hängt.
00:03:41: Es braucht also ein Monitoring, wenn
00:03:43: man
00:03:44: im Fachjargon sagt.
00:03:45: Aber kommen wir nochmal zurück auf die Wehfragen.
00:03:48: Bleiben wir bei den Wehfragen.
00:03:51: Das Wehr oft sind Ausreden beteiligt.
00:03:55: Im Wehr, Ausrede.
00:03:57: ach ich mach das ungern, das macht meine Mitarbeiterin.
00:04:00: Nein, die Bemanungsprozess muss auf der richtige Ebene erfolgen.
00:04:04: Was dann meistens der Chef ist oder die Führungskraft?
00:04:06: Ja.
00:04:08: Beim Wann erfolgt die Ausrede, dann ist schon die nächste Ausrede.
00:04:12: Ja, das Geld wird schon nächste Woche kommen.
00:04:15: Der hat schon ein paar Tage drüber, aber das Geld übers Wochenende, im nächsten Zahlungslauf oder Eingangslauf, kommt es dann.
00:04:22: Prinzip Hoffnung.
00:04:23: Hoffnung, Hoffnungsmarketing, Hoffnungskundendienstaufträge.
00:04:28: Und wichtig beim Mahnprozess ist es, warum.
00:04:31: Warum ist eigentlich ganz einfach.
00:04:32: Ich habe Arbeit erbracht.
00:04:33: Für Arbeit bekomme ich einen bestimmten Lohn.
00:04:36: ... oder bestimmten Wert gegen Wert.
00:04:38: Und das Wichtige ist, wenn das Geld nicht eingetrieben wird, ... ... dann habe ich früher oder später ein Problem, ... ... meine Mitarbeiter zu bezahlen.
00:04:47: Das Schöne ist, ... ... für den kompletten Mannprozess, ... ... wer den nicht sauber abgebildet hat ... ... und welche Skripte oder ... ... welche Gesprächsleitfeld man hat, ... ... haben wir natürlich wieder eine kleine Hausaufgabe ... ... im WhatsApp-Kanal, ... ... wo wir den kompletten Prozess auch mit Texte ... ... alles abgebildet haben ... ... und auch Vorlagen, E-Mails, wie wir den Mannprozess ... ... genau hart bei unsere Kunden verfolgen.
00:05:08: Aber erst den Podcast zu Ende hören.
00:05:10: Genau.
00:05:10: Diese Folge.
00:05:12: Also wir haben jetzt schon drei W. Ja, wer, wann, warum ... ... dann müssten wir uns noch anschauen, das
00:05:17: Wie ... ... und das
00:05:20: was.
00:05:21: Genau.
00:05:22: Das Wie ist eigentlich relativ einfach.
00:05:24: Es ist erst mal eine kleine E-Mail.
00:05:27: Wenn es weitergeht ... ... wird der Mahnprozess immer ... ... sag mal so ... Rittischer.
00:05:32: Der nächste Schritt ist, dass der Projektleiter oder Chef im Endeffekt hinterher telefoniert.
00:05:35: Wie sieht's denn aus?
00:05:37: Wann kommt das Geld?
00:05:38: Gibt's gerade Probleme?
00:05:39: Seid ihr unzufrieden?
00:05:40: Vielleicht auch mit unserer Arbeit?
00:05:41: Das kann ja auch sein.
00:05:42: Dann kann man vielleicht nur einen kleinen Aufschub gewähren.
00:05:46: Aber der nächste Schritt ist dann wirklich Mahnungsstufe, Anwalt.
00:05:51: Also klingelig bei Moskau in Kassau mal durch.
00:05:55: Ja, das ist jetzt ein bisschen noch übertrieben, aber wir müssen halt den Prozess wirklich genauer durchziehen und wir haben verschiedene Eskulationenstufen, von Anfang kleine E-Mail bis hoch spätestens Anwalt und Inkasso.
00:06:09: Also habe ich hier auch wieder einen Ablauf, den ich in kleine Einzelschritte zerlege und dann plane wie und wann diese Einzelschritte umgesetzt werden.
00:06:16: Hundert Punkte.
00:06:18: Und vor allem, für jeden Schritt muss klar sein, wer es macht.
00:06:22: Die Zahlungserinnerung, die erste E-Mail.
00:06:25: Die kann natürlich mit Bürokraft oder vielleicht, wenn es sogar gut läuft, das System automatisch verschicken.
00:06:30: An dieser Stelle ein kurzer Einschub.
00:06:32: Wenn wir Bürokraft sagen, ist es nicht abwertend gemeint.
00:06:34: Das sind wichtige Leute im Unternehmen.
00:06:37: Uns fällt nur spontan im Gespräch nicht immer ein besserer Begriff ein.
00:06:41: Die Mitarbeitenden, wie auch immer was nennen will.
00:06:43: Die halt dafür zuständig sind.
00:06:45: Ja.
00:06:45: Formulieren wir es doch so, die die Aufgabe bekommen haben oder in ihren Aufgabenportfolio stehen haben.
00:06:54: Sind wir noch kurz beim wie?
00:06:56: Egal, in welchem Status man sind.
00:06:57: Nimm bitte Vorlagen.
00:06:59: Wenn ihr eine Mahnungserinnerung per E-Mail schreibt, die soll immer gleich aussehen.
00:07:04: Kopiert die Vorlage in Outlook hinein.
00:07:08: Es gibt die Signatur oben, wo ihr eure eigene Signatur schon drinstehen habt.
00:07:12: Da könnt ihr über die Signatur auch noch eine E-Mail hinschreiben.
00:07:15: Dann klickt einfach auf Signatur minus Mahnung.
00:07:18: ... oder Zahlungserinnerung, ... ... da müsst du die E-Mail auch nicht mehr mehr vortexten.
00:07:22: Das heißt, ... ... es ist ein Standard-Prozess, ... ... die E-Mail wird versandt, ... ... man trägt noch vielleicht noch kurz ... ... der Vor-Nachname ein, ... ... und dann geht das Ganze heraus.
00:07:30: Im nächsten Schritt, ... ... falls immer noch keine Zahlungseingang da ist, ... ... ist der nächste Schritt, ... ... man telefoniert mit dieser Person.
00:07:36: Versteckt euch nicht hinter E-Mails.
00:07:42: Wenn ihr was klären möchtet, ... ... ihr möchtet was mit der anderen Person klären, ... ... ruft an.
00:07:48: Die E-Mail ist ja schnell gelöscht, aber ein Telefonat ist nicht so schnell weggedrückt.
00:07:53: Genau.
00:07:54: Man kann auch mal mit nur unterdrückten Nummern zu Worten
00:07:56: anrufen.
00:07:58: Manche haben das blockiert, aber man kann mit Rote, einunddreißig Rote und dann die Telefonnummer dahinter mit unbekannten Nummern anrufen.
00:08:07: Aber manchmal ist auch ein klärendes Gespräch gut, falls zum Beispiel die Person wirklich unzufrieden war mit der Leistung.
00:08:12: Also das ist jetzt schon fast wieder, wie sagt man, ein neudeutschen, kleiner Live-Hack.
00:08:15: Also ich schreibe Raute einunddreißig vor die eigentliche Nummer, die ich anrufe.
00:08:19: Raute, einunddreißig, Raute, dann plus vier neun und dann geht's los.
00:08:23: Okay, nehmen wir das mit in die Hausaufgaben?
00:08:25: Das steht nicht in der Hausaufgabe drin.
00:08:27: Okay, dann merkt euch das jetzt bitte so.
00:08:29: Das habe ich ja noch nie gehört, dass das einfach so geht.
00:08:31: Ja,
00:08:32: ist nicht so schwer.
00:08:34: Man muss nur wissen, wie.
00:08:37: Wir haben einen Ablaufplan, wir haben einen Stundenplan für jeden Mitarbeiter, Mitarbeiter der.
00:08:42: Die die Mahnungen, der Mahnungslauf sollte dann immer stattfinden.
00:08:48: Immer dann, wenn ich in den Effekt Zahlungen von der Bank wiederhole und das ganze Ding und mein ganzes Branche Software updatee.
00:08:56: Es ist nicht so, dass man das nur einmal in pro Woche macht.
00:08:59: Mahnen ist eine Tagesaufgabe, ist eine Zahlen, Datenfaktenaufgabe.
00:09:04: Das muss immer tagesaktuell verfolgt werden.
00:09:08: Wenn ihr das eine Woche liegen lasst und dann plötzlich die Person oder ich dann im Urlaub keine Vertretungsregelung habt, wenn ich einen kleinen Betrieb bin, dann bleibt es über die zwei Wochen liegen.
00:09:17: Oder drei Wochen oder vier.
00:09:19: Und dann kommt ihr schon immer noch im Urlaub.
00:09:22: Das heißt, alle Zahlungsgeschichten täglich bitte abrufen beziehungsweise, wenn man jeden zweiten Tag Zahlungslauf hat, dann dort.
00:09:31: Aber nicht schieben.
00:09:32: Das heißt, das Wann ist eigentlich jeden Morgen um acht Uhr fünfzehn.
00:09:37: Jeden Morgen.
00:09:39: Aber nicht irgendwann am Tag, sondern es ist ein fixer Zeitpunkt, wo das ganze Ding läuft.
00:09:45: Und weil das so wichtig ist, nehme ich mir die Zeit dafür.
00:09:47: Ja.
00:09:49: Und ich muss es natürlich dann auch, wenn ich es delegiert habe, die ersten Schritte, die erste Aktivität, die erste Aufgabe im Prozess, dann muss ich aber auch als Chef ab und zu mal schauen oder kontrollieren, ob dieser Prozess auch wirklich durchgeführt wurde.
00:10:07: Also das klingt für mich jetzt danach, als sollte ich einfach einen separaten Mahnkalender aufstellen.
00:10:13: Ein separaten Mahnkalender oder ein Aufgabenbord, wo dann wiederholend immer bestimmten Aufgaben aufbloppen.
00:10:19: Das heißt, in dem jetzt gehen wir vom Kalender aus, Schritt zwei oder halt nächste Eskalationsstufe, zwei überprüfen und abtelefonieren.
00:10:46: Und ich muss halt immer die Aufgaben in einem Kalender oder in einem Aufgabentool, wo ich alles schön überwachen kann und beziehungsweise überprüfen kann, alles darstellen.
00:10:56: Dann hat mein Mitarbeiter also diese Aufgabe vor sich.
00:10:59: Deswegen ist er aber trotzdem noch unangenehm.
00:11:02: Wie schaffe ich denn da irgendwie eine Motivation reinzubringen, dass er es trotzdem tut?
00:11:07: Die erste Motivation ist, Gamification Elemente reinzubringen.
00:11:11: Oh, ist schon wieder so ein Begriff.
00:11:13: Ja, Gamification, ein schöner Begriff, was Spielerisches mit reinzubringen.
00:11:16: Das Beispiel weiß, es gibt Buchhaltungsprogramme, die z.B.
00:11:20: dir wie so ein Ranking geben.
00:11:22: Du bist hundertprozent toll, fünfundneinzig Prozent ist deine Quote in der Buchhaltung perfekt.
00:11:29: Das ist so eine Motivation, den Prozentsatz möglich hochzukriegen.
00:11:33: Natürlich habe ich auch gleichzeitig wieder als Chef.
00:11:36: eine mögliche Kontrolle oder beziehungsweise Feedbackorgan durch ein Gamification Element.
00:11:43: Der andere Punkt ist zum Beispiel, wenn ich aber jetzt Freitag morgens auch eine Mahnung die Zahlungserinnerung verschicken möchte.
00:11:51: Schickt die nicht morgens direkt um acht Uhr dreizig raus, sondern plant den E-Mailversand auf Mittags.
00:11:58: Wenn die zum Beispiel jetzt eine blöde E-Mail theoretisch auf die Zahlungserinnerung zurückkommt, kann das die Mitarbeiter das ganze Wochenende... ... vielleicht negativ die Motivation kaputt machen.
00:12:08: Das heißt, ... ... macht einfach, ... ... schreibt die E-Mail, ... ... dann könnt ihr drauf klicken, ... ... bitte um fünfzehn Uhr ... ... dreiunddreißig, ... ... wenn ihr nicht mehr im Büro ist, ... ... den ... ... Zahlungsordnung verschicken.
00:12:18: Also ich terminiere den Mailversand.
00:12:20: Genau.
00:12:22: Aber natürlich morgens abarbeiten, ... ... mittag senden.
00:12:26: Und das ist komplett automatisiert.
00:12:27: Das ist ... ... beim Outlook, links oben, ... ... kann man senden oder ... geplante Sinten einstellen.
00:12:32: Vielleicht
00:12:33: sollten wir mal eine Folge machen, wie man Outlook besser nutzen kann.
00:12:37: Oder das ganze Microsoft-Drei-Sechs-Fünf-Universum.
00:12:40: Wir reden hier nicht über Outlook, wir reden über Kalender, wir reden über Tudus, wir reden über so viele tolle Möglichkeiten, wie man das Tool richtig einsetzt.
00:12:49: So viel Kaffee können wir zwei gar nicht trinken und so viele Stunden hier stehen und reden.
00:12:52: Ich plane es aber schon.
00:12:53: Okay, gut.
00:12:55: Aber zurück.
00:12:56: Das ist dann das Thema, so kann ich versuchen, meine Mitarbeiter eben über einen Art Motivationspegel oder Score zu motivieren.
00:13:04: Was kriegt der dann am Ende?
00:13:05: Meine Hundert Prozent sind schön und gut, aber...
00:13:08: Anerkennung Wertschätzung.
00:13:09: Das ist einfach mal vorbei gehen und sagen, hey, das machst du gut.
00:13:13: Wertschätzung muss nicht immer finanziell sein oder ein Obschkorb, sondern einfach sagen, cool, danke, dass du das machst.
00:13:21: Der Prozess ist so wichtig.
00:13:22: Das ist eigentlich der wichtigsten Prozesse eigentlich bei uns im Unternehmen.
00:13:25: Und es ist toll, dass du den so super durchführst und im Endeffekt immer dranbleibst.
00:13:29: Diese Worte sind viel wertvoller, wie ich jetzt sehe, im Endeffekt nur einen Fünfzig Euro DM-Gutscheinungler.
00:13:35: Also wenn ich mahne, mahne, mahne und die Leute zahlen halt einfach nicht.
00:13:39: Irgendwann setze ich die doch mal auf eine schwarze Liste oder auf eine rote Liste.
00:13:43: Sperrlisten sollte man möglichst einfach machen.
00:13:46: Natürlich könnt ihr jetzt in der Branche Software viel eintragen, viel im Endeffekt Text neue vergeben oder CRM-Feld erstellen.
00:13:53: Keep it simple.
00:13:55: Schreibt einfach in den Nachnamen ganz groß rein.
00:13:58: Vom Kunden, der nicht bezahlt.
00:14:02: Roter Kunde.
00:14:04: Er
00:14:05: hat von mir einen Kunde so umgesetzt.
00:14:08: Wenn dieser Kontakt aufgerufen wird, der hat es im Großbuchstaben drin.
00:14:12: Roter Kunde.
00:14:13: ... steht ganz groß im Nachnamen drin.
00:14:16: Das fällt einem sofort im Blick, ... ... weil man sucht ja immer nach der passenden Person.
00:14:22: Und dann sieht man schon, ... ... oh, Rotokunde.
00:14:24: Und das sieht man direkt im Nachnamen.
00:14:26: Hat auch Vorteile.
00:14:28: Weil wenn ich theoretisch ... ... meinen ganzen Datenstamm ... ... für Marketing-Aktionen ... ... oder Automatisierungen extrahiere, ... ... kann ich immer sagen, ... ... alle Leute, die im Namen Rotokunde drin stehen haben, ... ... kriegen keine Informationen dazu geschickt.
00:14:40: Ja, clever.
00:14:41: Ja.
00:14:41: ...
00:14:41: ohne dass ihr irgendwie großen Aufwand habt, sondern ... ... alle, wo das im Nachnamen rote Kunde drin steht, ... ... weiß jeder, dass der Kunde hat ein ... ... Problem.
00:14:50: Ja, entweder ist er SPD-Wähler ... ... oder amerikanischer Ureinwohner.
00:14:56: Zurück zum eigentlichen Thema.
00:14:59: Lass uns noch mal kurz zusammenfassen, ... ... wie die Abläufe sind, ... ... welche Elemente da alle eine Rolle spielen ... ... und tatsächlich ... ... wie weit wir gehen, bevor wir das Ganze ... ... an einen Inkasseunternehmen rausgehen.
00:15:11: Der genaue Ablauf, seht ihr ja nochmal, wie gesagt, nochmal Hinweis im WhatsApp-Kanal, aber zur Zusammenfassung, die Rechnung wird verschickt.
00:15:20: Sieben Tage, vierzehn Tage danach kommt die erste Zahlungserinnerung, paar E-Mail, standardisiert, über Outlook, einfach Signatur, einen Glick, zehn Sekunden.
00:15:32: Und dann verschickt die bitte auch ein paar Posten noch mit.
00:15:35: Kann ja sein, dass das E-Mail-Postfach voll ist, schickt die auch noch... ... druckt sie einmal aus, ... ... Ausstandardthema, raus damit ... ... und einfach in die Post.
00:15:45: Und dann natürlich ... ... geht es dann immer weiter ... ... und die letzte Mahnung, ... ... die wird mit Einwurf ... ... Einschreibung gesendet.
00:15:52: Und dann wird es natürlich ... ... übergeben in Weter, ... ... man macht es direkt ... ... über den Rechtsanwalt, ... ... bei größere Beträge, ... ... bei kleiner Beträge, ... ... sollte man es eigentlich auch abgeben, ... ... weil das sumiert sich dann, ... ... das macht zu viel Aufwand für mich ... ... als Schöpfer.
00:16:05: Wir haben eben schon mal kurz ... ... über Vereinfachungen ... ... und Digitalisierung gesprochen.
00:16:10: Jetzt haben wir gesagt, es ist gar nicht so einfach, das in der einen oder anderen Branchen Software abzubilden.
00:16:15: Aber jetzt sind wir ja im KI-Zeitalter.
00:16:17: Wie sieht es denn aus mit Bots?
00:16:19: Kann ich die mir so bauen, dass die das irgendwann automatisiert schaffen?
00:16:24: Ja, es gibt eigentlich zwei Lösungen für das Ganze.
00:16:27: In weder hat meine Branchen Software automatisch schon eine Schnittstelle, wo ich das abgreifen kann.
00:16:32: Wenn nicht, gibt es eine Möglichkeit über RPA-Bots, das sind Clickbots.
00:16:36: ... über Computerwischen KI gesteuert, ... ... die dann Schritt für Schritt bestimmte ... ... Eingaben, was der Mensch macht, ... ... komplett selbstständig machen ... ... und dann diese E-Mails ... ... automatisch versenden.
00:16:47: Und ihr zum Beispiel dann auch sagen ... ... jetzt Chef jetzt musst du anrufen, ... ... es kam immer noch nichts.
00:16:51: Das heißt wir können dort die ... ... Eskalationsstufen Schritt für Schritt auch nachbauen.
00:16:54: Die armen einen Menschen nach.
00:16:56: kommt der KI gesteuert mit Automatisierungen.
00:16:58: Das kann man verwenden, wenn die Porsche Software keine direkte Schnittstelle hat.
00:17:02: Ein bisschen aufwendiger, aber wenn der einmal läuft, dann macht das genau so wie du mensch.
00:17:07: Der macht immer dasselbe und läuft einfach durch und sagt dann genau, was man tun muss.
00:17:12: Natürlich muss dann der Prozess systematisiert sein.
00:17:15: Das heißt, wenn ich einen Aufschiebenmodus habe, das zum Beispiel gesagt wird, ja dem gebe ich noch eine Woche.
00:17:22: Das muss man dann natürlich irgendwie den Bot... mitgeben.
00:17:25: Sonst, der Mann hat den Prozess durch, wie er halt im Prozess ist.
00:17:29: Das andere, alles was dann zwischenmenschlich läuft, macht zum Bord nicht so
00:17:33: gut.
00:17:33: Ja, also spätestens beim Anruf wird es wahrscheinlich sehr schwierig.
00:17:36: Genau.
00:17:37: Den Anruf muss er selber machen.
00:17:40: Oder der Chef.
00:17:42: Aber das ist der zweite, der dritte oder der vierte Schritt, das Ganze irgendwann voll automatisiert zu haben.
00:17:46: Am wichtigsten ist erstmal, sich über die eigenen Abläufe im Klaren werden.
00:17:50: Wer macht was, wann, wie und warum?
00:17:54: Beim Thema Mahnung.
00:17:55: Aber eigentlich geht es um alle Abläufe, die wir haben.
00:17:58: Das kann das Bestücken der Kaffeemaschine sein bis hin zu Abwicklung einer Baustelle.
00:18:04: Erst mal analog den Prozess gut zum Laufen zum Kriegen und damit digitale Tools unterstützen und dann mit KI komplett automatisieren.
00:18:11: Lieber Martin, ich finde das reicht für heute.
00:18:13: Ja, herzlichen Dank Dennis.
00:18:16: Das war der Podcast.
00:18:17: Das Handwerk macht kurze Prozesse.
00:18:20: Mehr Infos über uns unter www.spz-online.de
00:18:24: oder unter www.e-learning-plus.de oder in unserem WhatsApp-Channel, der Link findet ihr direkt in der Beschreibung.
00:18:36: Vielen Dank fürs Zuhören.
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